Eine Verteilergruppe ist eine Adresse in Ihrer Domain, die an mehrere Personen verteilt wird, sodass E-Mails an eine Adresse wie team@ oder billing@ alle auf der Liste erreichen, ohne dass jemand sich merken muss, wer darauf ist.
Verteilergruppen liegen zwischen einem Alias, der in einem Postfach landet, und einem gemeinsamen Postfach, an dem das Team zusammenarbeitet. Verwenden Sie eine Gruppe, wenn Sie eine Adresse möchten, die sendet: Jeder auf der Liste erhält seine eigene Kopie in seinem eigenen Postfach, und jede Person behandelt sie unabhängig.
Wann sollte man eine Gruppe verwenden
Die E-Mail-Konsole hat vier Verteilungsfunktionen und sie lösen unterschiedliche Probleme. Die falsche zu wählen ist die häufigste Ursache dafür, dass "die Adresse funktioniert, aber die falschen Personen bekommen E-Mails".
| Verwenden Sie | Wenn |
|---|---|
| Verteilergruppe | Eine feste Gruppe von internen Personen sollte jeweils eine Kopie erhalten, zum Beispiel everyone@ oder directors@ |
| Gemeinsames Postfach | Das Team arbeitet zusammen an einer Warteschlange und benötigt gemeinsamen Lesestatus |
| Weiterleitungsregel | Sie müssen eine Adresse an ein oder zwei Ziele weiterleiten, einschließlich externer |
| Mailingliste | Personen müssen sich selbst an- und abmelden können |
Verteilergruppen liefern an Postfächer in Ihren eigenen Domains und an Adressen überall sonst. Ein Mitglied außerhalb Ihres Kontos ist mit einem Badge external gekennzeichnet, was eher eine Sachaussage als eine Warnung ist: E-Mails an die Gruppe werden an es wie an jedes andere Mitglied weitergeleitet. Eine persönliche Adresse, ein Buchhalter oder ein Kollege in einem anderen Unternehmen können also alle Mitglieder sein.
Es gibt eine Adresse, die wir nicht hinzufügen: eine, die zu einem anderen KapsuleHost-Kunden gehört. E-Mails an eine solche Adresse werden direkt in sein Postfach zugestellt, daher wäre das Akzeptieren eine Möglichkeit, E-Mails in das Postfach von jemand anderem zu schieben. Bitten Sie diese Person, ihre E-Mail an eine Adresse weiterzuleiten, die Sie kontrollieren, und fügen Sie diese stattdessen hinzu.
Eine Gruppe erstellen
Die Gruppenerstellung ist ein dreistufiger Assistent: Domain, Adresse, dann Erstellen.
- Melden Sie sich bei KPanel an und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf E-Mail.
- Öffnen Sie die Registerkarte Verteilergruppen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen", um den Assistenten zu starten.
Schritt 1: Domain
Wählen Sie die Domain aus, in der die Gruppenadresse ansässig sein soll. Die Liste enthält die Domains in Ihrem Konto. Wenn sie leer ist, sehen Sie "Noch keine Domains in diesem Konto" und einen Link Zu Domains: Registrieren oder übertragen Sie zunächst eine Domain.
Sie benötigen auch mindestens ein Postfach auf dieser Domain. Wenn Sie keines haben, wird die Gruppenerstellung mit "Sie haben keine Postfächer auf dieser Domain" abgelehnt.
Schritt 2: Adresse
Geben Sie den Teil vor dem @ ein, zum Beispiel team. Drei Live-Prüfungen werden ausgeführt, während Sie eingeben, und jede muss grün werden:
- Nur Buchstaben, Zahlen und
._%+-Zeichen - Zwischen 1 und 64 Zeichen
- Nicht bereits von einer Ihrer Gruppen verwendet
Diese letzte Prüfung vergleicht nur mit Ihren bestehenden Gruppen. Sie prüft nicht, ob ein Postfach, Alias oder eine Weiterleitungsregel bereits die gleiche Adresse verwendet. Wenn sich die E-Mail nach der Erstellung einer Gruppe seltsam verhält, überprüfen Sie die Registerkarten Postfächer und Weiterleitungsregeln auf einen Konflikt bei der gleichen Adresse.
Schritt 3: Erstellen
Überprüfen Sie die Adresse und klicken Sie auf Gruppe erstellen.
Mitglieder verwalten
Jede Gruppenkarte zeigt ein Statussymbol, die Adresse und eine Mitgliederzahl. Erweitern Sie die Karte, um die Mitgliederliste und die Hinzufügungszeile zu sehen.
Um ein Mitglied hinzuzufügen, geben Sie seine Adresse in das Feld ein (der Platzhalter zeigt die zwei Formen, member@yourdomain.com oder external@gmail.com) und klicken Sie auf Mitglied hinzufügen. Mitglieder außerhalb Ihres Kontos erhalten ein Badge external in der Liste. Sie erhalten Gruppen-E-Mails genau wie interne Mitglieder.
Um jemanden zu entfernen, verwenden Sie das Entfernungs-Steuerelement in seiner Zeile.
Änderungen werden sofort nach dem Speichern wirksam. Es gibt keinen Veröffentlichungsschritt und keine Ausbreitungsverzögerung, auf die Sie auf unserer Seite warten müssen.
Rollen und Berechtigungen
Das Erstellen einer Gruppe, das Löschen einer Gruppe sowie das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern erfordern die Rolle Owner oder Admin im Konto. Kontomitglieder mit niedrigeren Rollen können die Gruppen sehen, aber die Steuerelemente sind gesperrt, mit einem Tooltip, das die erforderliche Berechtigung angibt.
Ein Mitglied einer Verteilergruppe zu sein, gewährt überhaupt keine Berechtigungen. Es bedeutet einfach, dass E-Mails an die Gruppenadresse an dieses Postfach zugestellt werden.
Planberechtigungen
Verteilergruppen sind Teil der Pläne Email Team und Email Business. Email Solo, ein Plan mit einem einzelnen Postfach, enthält sie nicht. Das Panel gibt die Berechtigung für Ihren Plan zusammen mit der Gruppenliste zurück, also wenn Sie einen Plan ohne Gruppen haben und der Erstellungsassistent nicht verfügbar ist, liegt es daran. Siehe Upgrading Your Plan, um hochzustufen.
Gruppen sind billig zu erstellen und kostenlos zu ändern, also widerstehen Sie der Versuchung, eine riesige everyone@ zu erstellen und alles dadurch zu leiten. Kleine, spezifische Gruppen (accounts@, dispatch@, oncall@) sind viel leichter korrekt zu halten, und sie verhindern, dass Personen E-Mails abstellen, die normalerweise nicht für sie sind.
Eine Gruppe löschen
Erweitern Sie die Gruppenkarte und verwenden Sie Gruppe löschen. Die Bestätigung lautet "Gruppe team@example.com und alle ihre Mitglieder löschen?" und die Aktion entfernt die Gruppe und ihre Mitgliedsdatensätze.
Nach dem Löschen wird E-Mail an die Adresse nicht mehr verteilt. Richten Sie eine Weiterleitungsregel auf der gleichen Adresse ein, wenn Personen wahrscheinlich weiterhin daran schreiben, oder lassen Sie sie abprallen, damit Absender lernen, die neue Adresse zu verwenden.
Troubleshooting
Ein Mitglied erhält keine Gruppen-E-Mails und seine Adresse ist external. Externe Mitglieder werden zugestellt, daher handelt es sich um eine gewöhnliche Zustellbarkeitsfrage und nicht um eine Einschränkung. Überprüfen Sie zunächst ihren Spam-Ordner. E-Mail an die Gruppe wird mit dem Absender auf die Gruppenadresse gesetzt weitergeleitet, daher kommen Absprünge an die Gruppe zurück statt an denjenigen, der die Nachricht geschrieben hat: Wenn ihr Anbieter sie ablehnt, landet diese Ablehnung an der Gruppenadresse.
E-Mail an die Gruppe erreicht nur einige Mitglieder. Erweitern Sie die Gruppe und bestätigen Sie, dass die Mitgliederliste dem entspricht, was Sie erwarten, überprüfen Sie dann, dass jedes Postfach des Mitglieds auf der Registerkarte Postfächer Aktiv ist. Ein Postfach, das Suspended, Paused oder über Kontingent ist, akzeptiert keine neuen E-Mails. Siehe My Mailbox Is Full.
Die gewünschte Adresse wird abgelehnt. Die drei Live-Prüfungen sagen Ihnen, welche Regel Sie verletzt haben. Die häufigste Ursache ist ein Großbuchstabe oder ein Leerzeichen: Adressen sind Kleinbuchstaben und dürfen keine Leerzeichen enthalten.
Gruppen-E-Mail landet in den Spam-Ordnern der Mitglieder. Fan-Out-E-Mail wird auf die gleiche Weise authentifiziert wie jede andere E-Mail in Ihrer Domain, daher handelt es sich um ein Domain-Authentifizierungsproblem. Führen Sie die Zustellbarkeitsprüfung an einem beliebigen Postfach in dieser Domain aus und lesen Sie Why Are My Emails Going to Spam?.
Antworten von Mitgliedern gehen an den ursprünglichen Absender, nicht an die Gruppe. Das ist normales Fan-Out-Verhalten: Jedes Mitglied erhielt eine Kopie, die an es adressiert war, also geht Antwort an den Absender und Antwort an alle beinhaltet die Gruppenadresse. Wenn Sie möchten, dass jede Antwort für das ganze Team sichtbar bleibt, verwenden Sie stattdessen ein gemeinsames Postfach.
Ich möchte, dass die Gruppenadresse auch eine Kopie behält. Erstellen Sie ein Postfach auf der Adresse und fügen Sie dieses Postfach als Mitglied einer anders benannten Gruppe hinzu, oder verwenden Sie ein gemeinsames Postfach, das die E-Mail absichtlich speichert.
Verwandte Themen: Gemeinsame Postfächer, Mailinglisten, E-Mail-Weiterleitung und E-Mail-Sendlimits.