Jede Belastung durch KapsuleHost erzeugt zwei Datensätze, die denselben Vorgang aus unterschiedlichen Blickwinkeln beschreiben: eine Bestellung, also das, was Sie gekauft haben, und eine Rechnung, also das Dokument, das Ihre Buchhaltung haben möchte.
Wenn Sie wissen, was was ist, finden Sie sich auf der Seite Abrechnung viel leichter zurecht.
Bestellnummern und Rechnungsnummern
| Datensatz | Format | Was es ist |
|---|---|---|
| Bestellung | KH- gefolgt von Ziffern | Der Kauf: was Sie gekauft haben, der Bereitstellungsstatus und die Erstattungsfunktionen |
| Rechnung | KHI- gefolgt von Ziffern | Das Steuerdokument: Positionen, GST, Summen und das PDF |
Die Rechnungsfolge ist durchgehend und beginnt nie neu oder verwendet eine Nummer wieder, sodass eine Rechnungsnummer für alle Zeit eindeutig ist, nicht nur innerhalb eines Jahres.
Weil eine Bestellung und eine Rechnung meist denselben Vorgang beschreiben, führt Sie das Öffnen einer Rechnung, die zu einer Bestellung gehört, stattdessen zur Bestellseite. Das ist kein Fehler. Die Bestellseite hat eine Schaltfläche Steuerrechnung anzeigen, die Ihnen dasselbe Dokument liefert. Es gibt keine separate Rechnungsübersicht: Alle Rechnungen in der Abrechnungsübersicht führt Sie zur Registerkarte Bestellungen.
Eine Rechnung finden
- Gehen Sie zu Abrechnung.
- Öffnen Sie die Registerkarte Bestellungen.
- Suchen Sie die Zeile nach Datum, Beschreibung oder Betrag.
- Klicken Sie auf Anzeigen.
- Verwenden Sie in der Karte Verwalten die Option Steuerrechnung anzeigen oder PDF herunterladen.
Die fünf neuesten Rechnungen stehen außerdem in der rechten Spalte der Registerkarte Pläne, wenn Sie nur die letzte brauchen.
Was auf der Rechnung steht
Das Dokument ist in fünf Blöcke gegliedert.
Der Kopf
Oben links auf der Rechnung stehen unsere Angaben: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015 und unsere GST-Nummer, sofern GST berechnet wurde.
Rechts stehen die Dokumentart, die Rechnungsnummer in Festbreitenschrift, eine Statusmarke, das Ausstellungsdatum und, nach der Zahlung, das Zahlungsdatum.
Das Dokument trägt die Überschrift Steuerrechnung, wenn neuseeländische GST berechnet wurde, und einfach Rechnung, wenn keine berechnet wurde. Siehe GST und Steuerrechnungen.
Rechnungsempfänger
Dieser Block enthält Ihre Angaben, wie sie zum Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung waren: Kontoname, Abrechnungs-E-Mail und Adresse.
Wenn Sie im Panel Ihre eigene NZBN und GST-Nummer eingetragen haben, erscheinen sie hier ebenfalls. Sie werden nur auf Rechnungen gedruckt, die nach dem Speichern ausgestellt wurden. Deshalb lohnt es sich, sie früh einzutragen.
Die Positionen
Die Tabelle hat vier Spalten: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Betrag. Unter jeder Zeile steht außerdem ein Leistungszeitraum mit den genauen Daten, die die Belastung abdeckt.
Die Beschreibungen setzen sich aus Produkt, Plan, Abrechnungszeitraum und der Art des Ereignisses zusammen, das die Belastung ausgelöst hat. Sie sehen Formulierungen wie:
- „Web Hosting Pro, monthly subscription“ (monatliches Abonnement) für die erste Belastung eines neuen Abonnements.
- „Web Hosting Start, monthly renewal“ (monatliche Verlängerung) für jede weitere Belastung danach.
- „Upgrade to Web Hosting Pro (monthly)“ (Upgrade auf Web Hosting Pro, monatlich) für ein Upgrade mitten im Zeitraum.
Die Unterscheidung zwischen subscription (Abonnement) und renewal (Verlängerung) ist der schnellste Weg, einen Neukauf von einem wiederkehrenden Kauf zu unterscheiden, wenn Sie die Rechnungen eines Jahres durchsehen.
Die Summen
Wenn GST berechnet wurde, erscheinen drei Zeilen:
- Zwischensumme (ohne GST), die Summe der Positionen vor Steuern.
- GST (15 %), der Steueranteil.
- Der Gesamtbetrag, also die Zahl, die Ihre Karte belastet hat.
Wenn keine GST berechnet wurde, entfällt die GST-Zeile vollständig, und die Zeile der Zwischensumme heißt einfach Zwischensumme.
Der Gesamtbetrag ist die einzige Zahl im gesamten Abrechnungsbereich, die mit Ihrem Kontoauszug übereinstimmt. Planpreise, die Zahl der monatlichen Rechnung in der Abrechnungsübersicht und die wiederkehrenden Beträge in der Plantabelle verstehen sich alle ohne GST.
Zahlung und Status
Ein Bereich Zahlung an der Seite zeigt, welche Karte verwendet wurde (Marke und die letzten vier Ziffern) und ob die Rechnung bezahlt ist, auf Zahlung wartet oder fehlgeschlagen ist.
Die Statusmarke kann Bezahlt, Fällig, Fehlgeschlagen, Entwurf, Storniert, Uneinbringlich, Erstattet oder Teilweise erstattet lauten.
Eine Rechnung wird vor dem Belastungsversuch erstellt, sodass auch eine fehlgeschlagene oder abgelehnte Zahlung ein Dokument hinterlässt. Das ist Absicht: So ist eine fehlgeschlagene Belastung sichtbar und nachvollziehbar statt stillschweigend. Eine fehlgeschlagene Rechnung zeigt ein Banner mit dem Text „We could not process this invoice. Update your payment method and we will retry automatically“ (Wir konnten diese Rechnung nicht verarbeiten. Aktualisieren Sie Ihre Zahlungsmethode, dann versuchen wir es automatisch erneut) und eine Schaltfläche Karte aktualisieren. Siehe Wenn eine Zahlung fehlschlägt.
Das PDF herunterladen
Die Karte Verwalten einer Bestellung oder Rechnung bietet drei Aktionen:
- Rechnung ansehen öffnet das PDF in einem neuen Tab.
- PDF herunterladen speichert es, benannt nach der Rechnungsnummer.
- Support kontaktieren eröffnet ein Ticket, wenn etwas nicht stimmt.
Wenn Sie die Rechnung in einem Dialogfenster öffnen, steht außerdem die Option Drucken zur Verfügung.
Das PDF wird bei Bedarf erzeugt und ist zugriffsgeschützt, sodass der Link nur für jemanden funktioniert, der in Ihrem Konto angemeldet ist. Sie können die Datei selbst bedenkenlos an Ihre Buchhaltung mailen, ein Link funktioniert für sie aber nur mit eigenem Login.
Die Rechnungen eines Jahres abgleichen
Wenn Sie eine Jahreserklärung vorbereiten:
- Öffnen Sie die Registerkarte Bestellungen und blättern Sie durch das Jahr zurück.
- Laden Sie jedes PDF herunter. Der Dateiname ist die Rechnungsnummer, sodass sie sich chronologisch sortieren lassen, sobald das Jahrespräfix vorangestellt ist.
- Prüfen Sie, ob Ihre NZBN und GST-Nummer auf den Rechnungen stehen, die Sie geltend machen möchten. Fehlen sie, waren sie zu dem Zeitpunkt nicht gespeichert und können nicht nachträglich hinzugefügt werden.
- Beachten Sie, dass Domainregistrierungen und -verlängerungen getrennt von Ihrem Hosting abgerechnet werden, sodass ein einzelner Monat mehrere Dokumente erzeugen kann.
Die Kennzahl Dieses Jahr bezahlt in der Abrechnungsübersicht bietet Ihnen einen schnellen Abgleich von Gesamtbetrag und Anzahl der Rechnungen.
Fehlerbehebung
Der Rechnungslink hat mich zu einer Bestellseite geführt. Das ist so vorgesehen. Verwenden Sie auf dieser Seite Steuerrechnung anzeigen, um das Dokument zu erhalten.
Auf meiner Rechnung steht Rechnung, nicht Steuerrechnung. Es wurde keine GST berechnet, das heißt, Ihre Kontowährung ist nicht NZD. Ein Dokument ohne GST ist zu Recht keine Steuerrechnung.
Das PDF lässt sich bei meiner Buchhaltung nicht öffnen. Sie sind nicht in Ihrem Konto angemeldet. Schicken Sie die heruntergeladene Datei statt des Links, oder laden Sie sie mit der Rolle Abrechnung ein. Siehe Teammitglieder einladen und Rollen festlegen.
Meine Firmendaten sind auf einer alten Rechnung falsch. Ausgestellte Rechnungen sind bewusst unveränderlich. Korrigieren Sie die Angaben im Panel, dann erscheinen sie auf künftigen Rechnungen. Wenn eine Rechnung wesentlich falsch ist, eröffnen Sie ein Support-Ticket.
Ich finde keine Rechnung zu einer Belastung auf meinem Kontoauszug. Prüfen Sie die Registerkarte Bestellungen rund um dieses Datum, einschließlich automatischer Verlängerungen. Wenn nichts passt, nennen Sie in einem Support-Ticket das Datum auf dem Auszug, den Betrag und die letzten vier Ziffern der Karte.
Die Rechnung ist als Erstattet markiert. Das Geld wurde an die ursprüngliche Zahlungsmethode zurückgeschickt. Siehe Erstattungen und was erstattungsfähig ist.