Paylaşılan Gelen Kutular, bir destek@ veya bilgi@ gibi takımınızdaki birkaç kişinin birlikte okuyup yanıt verdiği bir adrestir. Her kişi kendi posta kutusu kimlik bilgileriyle oturum açar, tek bir parolayı etrafta dolaştırmak yerine.
Çoğu küçük takım destek@'yi bir yönlendirici yaparak başlar, kimsenin hangi mesajların yanıtlandığını bilmediğini keşfeder ve sonra bunu paylaşılan bir parolayla bir posta kutusu yapar. Paylaşılan gelen kutu her iki sorunu da çözer: posta bir yerde tek bir okunmuş/okunmamış durumu ile yaşar ve onu açan her kişi kendisi olarak yapar.
Paylaşılan Gelen Kutu Gerçekte Ne Anlama Gelir
Paylaşılan gelen kutu oluşturduğunuzda, KapsuleHost posta platformumuzda kendi adresi ve kendi mesaj deposu olan gerçek bir depolama konumu oluşturur, sonra her üye posta kutusuna buna erişim izni verir. Adrese gönderilen posta bir kez, bir yerde inmektedir. Bir üye bunu açtığında, başka herkesin gördüğü aynı klasör durumunu görür, bu nedenle okunmuş olarak işaretlenmiş bir mesaj bütün takım için okunmuştur.
Bu, E-posta konsolundaki diğer fan-out özelliklerinden önemli farktır:
| Özellik | Posta ulaşır | En iyi kullanım |
|---|---|---|
| Paylaşılan gelen kutu | Bir kez, herkesin açtığı paylaşılan depoda | Takımın çalıştığı bir adres, destek@ veya muhasebe@ gibi |
| Yönlendirici | Her hedef gelen kutusuna bir kopya | Bir adresi onu işleyecek bir veya iki kişiye gönderme |
| Dağıtım grubu | Her iç üyeye bir kopya | Sabit bir iç gruba duyurular |
| Posta listesi | Her üyeye bir kopya | İnsanların abone olabileceği ve ayrılabileceği bir liste |
İki kişinin bir mesajı görmesi gerekiyorsa ama sadece bir tanesi bunu işleyecekse, yönlendirici iyi olur. İki kişinin aynı sırayı birbirlerine basmadan çalışması gerekiyorsa, paylaşılan gelen kutu kullanın.
Bir Tane Oluşturmadan Önce
Önce alanda en az bir posta kutusu gereklidir. Hesap hiç posta kutusuna sahip değilse, oluştur paneli bunu doğrudan söyler: "Paylaşılan gelen kutu oluşturmadan önce en az bir posta kutusuna ihtiyacınız var. Önce bir posta kutusu ekleyin." Üyeler mevcut posta kutularından seçilir, bu nedenle bir tane olana kadar eklenecek hiçbir şey yoktur.
Ayrıca doğru role ihtiyacınız var. Paylaşılan gelen kutu oluşturma, silme ve üyeliğini değiştirme, hesapta Owner (Sahip) veya Admin (Yönetici) rolü gerektirir. Daha düşük bir role sahipseniz, düğmeler kilit simgesi ve eksik izni açıklayan bir araç ipucu ile görünür. Birinin rolünü değiştirtmeniz gerekiyorsa Hesap Güvenliği konusuna bakın.
Paylaşılan Gelen Kutu Oluşturma
- KPanel'e oturum açın ve sol kenar çubuğunda E-posta'ya tıklayın.
- Paylaşılan Gelen Kutular sekmesini açın.
- Paylaşılan gelen kutu oluştur'a tıklayın.
- Adres'te @ işaretinden önceki kısmı yazın, örneğin
support. Alan yazarken küçük harfleri zorunlu kılar. - Yanındaki açılır menüden alanı seçin.
- İsteğe bağlı olarak bir Görüntüleme adı ayarlayın, örneğin "Destek Takımı". Bu, alıcıların adres yanında gördüğü şeydir.
- İsteğe bağlı olarak bazı İlk üyeleri işaretleyin. Seçici, hesabınızda zaten olan posta kutularını listeler.
- Paylaşılan gelen kutu oluştur'a tıklayın.
Adres 1 ile 64 karakter arasında olmalı ve harf, sayı, nokta, alt çizgi ve tire içerebilir, bir harf veya sayı ile başlayıp bitmelidir. Alanın zaten posta kutusu olan biri olması gerekir ve adres mevcut bir posta kutusu veya başka bir paylaşılan gelen kutu ile çakışamaz.
Üyeleri Ekleme ve Çıkarma
Her paylaşılan gelen kutu kartında Üyeler kontrolü vardır ve bu üye listesini genişletir. Oradan:
- Birini eklemek için, Üye olarak bir posta kutusu ekle... açılır menüsünden posta kutusunu seçin ve Ekle'ye tıklayın.
- Birini çıkarmak için, satırlarındaki çıkar kontrolünü kullanın.
Üyeler aynı hesapta mevcut posta kutusu olmalıdır. Kişisel Gmail hesabı gibi harici bir adresi üye olarak ekleyemezsiniz: bunu denerseniz, panel adresin "bu hesapta posta kutusu değildir" olduğunu söyler. Hesabınız dışındaki birinin gerçekten postaları kopyası gerekiyorsa, onları bunun yerine ayrı bir yönlendirici üzerinde hedef olarak ekleyin.
Her üye aynı erişim düzeyine sahiptir. Paylaşılan gelen kutu içinde sahip, temsilci veya görüntüleyici ayrımı yoktur ve kart sadece Paylaşılan erişim rozeti gösterir. Bir kişinin postaları görmesi gerekiyorsa ama adresinden gönderemiyorsa, paylaşılan gelen kutu doğru araç değildir.
Depolama ve Limitler
Paylaşılan gelen kutu 10 GB depolama ile oluşturulur. Bu rakam, gelen kutu oluşturulduğunda platform tarafından ayarlanır ve panel tarafından ayarlanamaz, bu nedenle büyük eklerle meşgul bir destek sırası periyodik bir temizlik yerine bir yükseltme gerektirir. E-posta Premium 50 GB yükseltmesi paylaşılan gelen kutulara değil, bireysel posta kutularına uygulanır.
Bir hesabın oluşturabileceği paylaşılan gelen kutu sayısında sınır yoktur ve her birinin kaç üyesi olabileceğinde sınır yoktur. Tek gerçek kısıt, her üyenin zaten ödediğiniz bir posta kutusu olması gerektiğidir.
Paylaşılan gelen kutuya başlangıçta bir görüntüleme adı verin. Destek@'den gelen yanıtlar çıplak bir adres olarak ortaya çıkarsa, otomatik posta gibi görünür ve alıcılar bunlara yanıt vermeyi dikkate değer daha az olurlar. "Acme Destek" karşı tarafta bir insanı oku olarak okunur.
Okuma ve Yanıt Verme
Üyeler kendi posta kutuları aracılığıyla paylaşılan gelen kutusuna ulaşır. Webmail'e kendiniz olarak oturum açın ve paylaşılan gelen kutu kendi postanızın yanında görünür. Panelten webmail'i tek tıkla nasıl açacağınızı öğrenmek için Webmail Aracılığıyla E-postanıza Erişme konusuna bakın ve masaüstü veya mobil istemcide çalışmayı tercih ediyorsanız E-posta İstemcisi Ayarlama konusuna bakın.
Posta deposu paylaşıldığından, olağan görgü kuralları geçerlidir: bir mesajı aldığınızda işaretleyin veya taşıyın, böylece bir meslektaş bunu iki kez yanıtlamaz ve silinir yerine klasörleri kullanın, çünkü bir silme mesajı herkes için kaldırır.
Paylaşılan Gelen Kutuyu Silme
Paylaşılan gelen kutu kartını açın ve Sil'e tıklayın. Onay, neler olduğu konusunda açıktır:
"Paylaşılan gelen kutu ve tüm depolanan postaları kalıcı olarak kaldırılır. Üyeler erişimi kaybeder. Bu geri alınamaz." Posta kutusundan farklı olarak, yedi günlük silme yetkisiz kullanım süresi vardır, paylaşılan gelen kutu ve mesaj geçmişi hemen kaldırılır. Saklamak için ihtiyacınız olan her şeyi önce dışa aktarın veya yönlendirin.
Silinmeden sonra, adrese gönderilen posta sıçrar, çünkü adres artık platformda mevcut değildir.
Sorun Giderme
"Oluşturuldu, ama bazı üyeler eklenemedi." Gelen kutu kendisi başarılı bir şekilde oluşturuldu ve hata sadece üyelik adımında idi. Kartı açın, Üyeleri genişletin ve eksik kişileri el ile ekleyin. Hiçbir şey kaybolmadı.
Oluştur düğmesi kilit simgesiyle gri çıkıyor. Rolünüz posta kutusu yazma erişimini içermiyor. Sadece Owner ve Admin paylaşılan gelen kutuları yönetebilir.
İstediğim alan açılır menüde değil. Alan listesi, hesabınızda zaten posta kutusu olan alanlardan oluşturulur. Önce bu alanda bir posta kutusu oluşturun, sonra geri dönün.
Bir üye paylaşılan gelen kutuyu posta istemcisinde göremez. Bazı istemcilerin paylaşılan klasörlere açıkça abone olmak söylenmeleri gerekir. Onları önce webmail'i kontrol etmelerini söyleyin: oraya görünürse, hesap doğru olur ve sorun istemci tarafı klasör aboneliğidir.
Adrese gönderilen posta alıcının ucunda istenmeyen posta klasörüne gidiyor. Bu paylaşılan gelen kutu sorunu değil, kimlik doğrulama sorunudur. E-postalarım Neden İstenmeyen Posta Klasörüne Gidiyor? konusunda çalışın ve bu alandan herhangi bir posta kutusundaki Teslimat Edilebilirlik sekmesi.
İlgili okuma: E-posta Yönlendirmesi, Dağıtım Grupları, Posta Listeleri ve E-posta Takma Adları.