Cada cargo que hace KapsuleHost genera dos registros que describen la misma transacción desde ángulos distintos: un pedido, que es lo que usted compró, y una factura, que es el documento que quiere su contable.
Saber cuál es cuál hace que la página de Facturación sea mucho más fácil de recorrer.
Números de pedido y números de factura
| Registro | Formato | Qué es |
|---|---|---|
| Pedido | KH- seguido de dígitos | La compra: lo que usted compró, el estado del aprovisionamiento y los controles de reembolso |
| Factura | KHI- seguido de dígitos | El documento fiscal: líneas, GST, totales y el PDF |
La secuencia de facturas es continua y nunca se reinicia ni reutiliza un número, así que un número de factura es único para siempre, no solo dentro de un año.
Como un pedido y una factura suelen describir la misma transacción, al abrir una factura que pertenece a un pedido se le lleva a la página del pedido. No es un error. La página del pedido tiene un botón Ver factura fiscal que le da el mismo documento. No hay una página índice de facturas aparte: Todas las Facturas en la vista general de Facturación le lleva a la pestaña Pedidos.
Encontrar una factura
- Vaya a Facturación.
- Abra la pestaña Pedidos.
- Busque la fila por fecha, descripción o importe.
- Haga clic en Ver.
- En la tarjeta Gestionar, use Ver factura fiscal o Descargar PDF.
Las cinco facturas más recientes también aparecen en la columna derecha de la pestaña Planes si solo quiere la última.
Qué contiene la factura
El documento se organiza en cinco bloques.
El encabezado
En la parte superior izquierda de la factura figuran nuestros datos: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015 y nuestro número de GST cuando se cobró GST.
A la derecha están el tipo de documento, el número de factura en fuente monoespaciada, una etiqueta de estado, la fecha de emisión y, una vez pagada, la fecha de pago.
El documento se titula Factura fiscal cuando se cobró GST de Nueva Zelanda, y simplemente Factura cuando no se cobró. Consulta GST y facturas fiscales.
Facturado a
Este bloque contiene sus datos tal como estaban cuando se emitió la factura: nombre de la cuenta, correo de facturación y dirección.
Si ha introducido su propio NZBN y número de GST en el panel, también aparecen aquí. Solo se imprimen en las facturas emitidas después de guardarlos, por eso conviene rellenarlos pronto.
Las líneas
La tabla tiene cuatro columnas: Descripción, Cant., Precio unitario e Importe. Debajo de cada línea figura además un período de servicio, con las fechas exactas que cubre el cargo.
Las descripciones se forman a partir del producto, el plan, el ciclo de facturación y el tipo de evento que causó el cargo. Verá textos como:
- "Web Hosting Pro, monthly subscription" (suscripción mensual) para el primer cargo de una suscripción nueva.
- "Web Hosting Start, monthly renewal" (renovación mensual) para cada cargo posterior.
- "Upgrade to Web Hosting Pro (monthly)" (mejora a Web Hosting Pro, mensual) para una mejora a mitad de período.
Esa distinción entre subscription (suscripción) y renewal (renovación) es la forma más rápida de distinguir una compra nueva de una recurrente cuando repasa un año de facturas.
Los totales
Cuando se cobró GST, aparecen tres filas:
- Subtotal (sin GST), la suma de las líneas antes de impuestos.
- GST (15%), el componente del impuesto.
- El total, que es la cifra que se cargó en su tarjeta.
Cuando no se cobró GST, la fila de GST se omite por completo y la fila del subtotal se llama simplemente Subtotal.
El total es la única cifra de toda el área de Facturación que coincide con su extracto bancario. Los precios de los planes, la cifra de la factura mensual en la vista general de Facturación y los importes recurrentes de la tabla de planes no incluyen el GST.
Pago y estado
Un panel Pago al lado muestra qué tarjeta se usó, con la marca y los cuatro últimos dígitos, y si la factura está pagada, pendiente de pago o fallida.
La etiqueta de estado puede indicar Pagada, Pendiente, Fallida, Borrador, Anulada, Incobrable, Reembolsada o Reembolsada parcialmente.
La factura se emite antes de intentar el cargo, así que un pago fallido o rechazado también deja un documento. Es intencionado: así un cargo fallido queda visible y rastreable en lugar de pasar desapercibido. Una factura fallida muestra un aviso con el texto "We could not process this invoice. Update your payment method and we will retry automatically" (No pudimos procesar esta factura. Actualice su método de pago y lo reintentaremos automáticamente), con un botón Actualizar tarjeta. Consulta Cuando falla un pago.
Descargar el PDF
La tarjeta Gestionar de un pedido o factura ofrece tres acciones:
- Ver factura abre el PDF en una pestaña nueva.
- Descargar PDF lo guarda con el número de factura como nombre.
- Contactar con soporte abre un ticket si algo parece incorrecto.
Al abrir la factura en una ventana modal también tiene la opción Imprimir.
El PDF se genera bajo demanda y tiene control de acceso, así que el enlace solo funciona para alguien que haya iniciado sesión en su cuenta. Puede enviar el archivo a su contable por correo sin problema, pero un enlace no le funcionará a menos que tenga acceso.
Cuadrar un año de facturas
Si está preparando una declaración anual:
- Abra la pestaña Pedidos y retroceda por las páginas del año.
- Descargue cada PDF. El nombre del archivo es el número de factura, así que se ordenan cronológicamente una vez añadido el prefijo del año.
- Compruebe que su NZBN y su número de GST aparecen en las facturas que va a deducir. Si faltan, no estaban guardados en ese momento y no se pueden añadir con carácter retroactivo.
- Tenga en cuenta que los registros y renovaciones de dominios son cargos separados del alojamiento, así que un solo mes puede generar varios documentos.
La estadística Pagado este año de la vista general de Facturación le permite comprobar rápidamente el total y el número de facturas.
Solución de problemas
El enlace de la factura me llevó a la página de un pedido. Es lo esperado. Use Ver factura fiscal en esa página para obtener el documento.
Mi factura dice Factura, no Factura fiscal. No se cobró GST, lo que significa que la moneda de su cuenta no es NZD. Un documento sin GST, correctamente, no es una factura fiscal.
El PDF no se abre para mi contable. No ha iniciado sesión en su cuenta. Envíele el archivo descargado en lugar del enlace, o invítele con el rol de Facturación. Consulta Invitar a miembros del equipo y asignar roles.
Los datos de mi empresa están mal en una factura antigua. Las facturas emitidas son inmutables por diseño. Corrija los datos en el panel y aparecerán en las facturas futuras. Si una factura es sustancialmente incorrecta, abra un ticket de soporte.
No encuentro la factura de un cargo de mi extracto. Revise la pestaña Pedidos en torno a esa fecha, incluidas las renovaciones automáticas. Si nada coincide, indique en un ticket de soporte la fecha del extracto, el importe y los cuatro últimos dígitos de la tarjeta.
La factura aparece como Reembolsada. El dinero se ha devuelto al método de pago original. Consulta Reembolsos y qué es reembolsable.