Une boîte de réception partagée est une adresse comme support@ ou info@ que plusieurs membres de votre équipe lisent et auxquelles ils répondent ensemble, chacun se connectant avec ses propres identifiants de boîte de réception plutôt que de partager un seul mot de passe.
La plupart des petites équipes commencent par faire de support@ un redirecteur, découvrent que personne ne sait quels messages ont reçu une réponse, puis en font une boîte de réception avec un mot de passe partagé. Une boîte de réception partagée résout les deux problèmes : le courrier se trouve dans un seul endroit avec un état unique lu/non lu, et chaque personne qui l'ouvre le fait en tant que elle-même.
Ce qu'est réellement une boîte de réception partagée
Lorsque vous créez une boîte de réception partagée, KapsuleHost crée un vrai lieu de stockage sur notre plateforme de messagerie avec sa propre adresse et son propre magasin de messages, puis accorde à chaque membre un accès à la boîte de réception. Le courrier envoyé à l'adresse arrive une seule fois, dans un seul endroit. Lorsqu'un membre l'ouvre, il voit le même état de dossier que tous les autres, donc un message marqué comme lu est lu pour toute l'équipe.
C'est la différence importante par rapport aux autres fonctionnalités de distribution dans la console Email :
| Fonctionnalité | Le courrier arrive | Idéal pour |
|---|---|---|
| Boîte de réception partagée | Une seule fois, dans un magasin partagé que tous ouvrent | Une adresse sur laquelle travaille l'équipe, comme support@ ou accounts@ |
| Redirecteur | Une copie dans chaque boîte de réception de destination | Envoyer une adresse à une ou deux personnes qui en sont chacune responsables |
| Groupe de distribution | Une copie à chaque membre interne | Les annonces à un groupe interne fixe |
| Liste de diffusion | Une copie à chaque membre | Une liste à laquelle les gens peuvent s'abonner et se désabonner |
Si deux personnes doivent voir un message mais qu'une seule agira dessus, un redirecteur convient. Si deux personnes doivent gérer la même file d'attente sans se gêner mutuellement, utilisez une boîte de réception partagée.
Avant de créer une boîte de réception partagée
Vous avez besoin d'au moins une boîte de réception sur le domaine en premier. Si le compte n'a aucune boîte de réception, le panneau de création vous le dit directement : « Vous avez besoin d'au moins une boîte de réception avant de créer une boîte de réception partagée. Ajoutez d'abord une boîte de réception. » Les membres sont choisis parmi les boîtes de réception existantes, donc il n'y a rien à ajouter tant que vous n'en avez pas une.
Vous avez également besoin du rôle approprié. La création, la suppression et la modification de l'adhésion d'une boîte de réception partagée nécessitent tous le rôle Owner ou Admin sur le compte. Si vous avez un rôle inférieur, les boutons s'affichent avec une icône de cadenas et une info-bulle expliquant quelle permission manque. Consultez Account Security si vous avez besoin de changer le rôle de quelqu'un.
Création d'une boîte de réception partagée
- Connectez-vous à KPanel et cliquez sur Email dans la barre latérale gauche.
- Ouvrez l'onglet Shared Inboxes.
- Cliquez sur Create shared inbox.
- Dans Address, tapez la partie avant le @, par exemple
support. Le champ force les minuscules au fur et à mesure que vous tapez. - Choisissez le domaine dans la liste déroulante à côté.
- Définissez éventuellement un Display name, par exemple « Support Team ». C'est ce que les destinataires voient à côté de l'adresse.
- Cochez éventuellement certains Initial members. Le sélecteur liste les boîtes de réception déjà sur votre compte.
- Cliquez sur Create shared inbox.
L'adresse doit comporter entre 1 et 64 caractères et peut contenir des lettres, des chiffres, des points, des tirets bas et des tirets, commençant et se terminant par une lettre ou un chiffre. Le domaine doit en être un sur lequel vous avez déjà une boîte de réception, et l'adresse ne peut pas entrer en collision avec une boîte de réception existante ou une autre boîte de réception partagée.
Ajout et suppression de membres
Chaque carte de boîte de réception partagée a un contrôle Members qui développe la liste des membres. À partir de là :
- Pour ajouter quelqu'un, choisissez sa boîte de réception dans la liste déroulante Add a mailbox as member... et cliquez sur Add.
- Pour supprimer quelqu'un, utilisez le contrôle de suppression sur sa ligne.
Les membres doivent être des boîtes de réception existantes sur le même compte. Vous ne pouvez pas ajouter une adresse externe telle qu'un compte Gmail personnel en tant que membre : si vous essayez, le panneau vous indique que l'adresse « is not a mailbox on this account ». Si quelqu'un en dehors de votre compte a vraiment besoin d'une copie du courrier, ajoutez-le plutôt en tant que destination sur un redirecteur séparé.
Chaque membre a le même niveau d'accès. Il n'y a pas de distinction propriétaire, agent ou lecteur au sein d'une boîte de réception partagée, et la carte affiche simplement un badge Shared access. Si vous avez besoin qu'une personne voie le courrier mais ne puisse pas envoyer depuis l'adresse, une boîte de réception partagée n'est pas le bon outil.
Stockage et limites
Une boîte de réception partagée est créée avec 10 Go de stockage. Ce chiffre est défini par la plateforme lors de la création de la boîte de réception et n'est pas ajustable à partir du panneau, donc une file d'attente de support occupée avec de grandes pièces jointes nécessite un nettoyage occasionnel plutôt qu'une mise à niveau. La mise à niveau Email Premium 50 Go s'applique aux boîtes de réception individuelles, pas aux boîtes de réception partagées.
Il n'y a pas de limite au nombre de boîtes de réception partagées qu'un compte peut créer, et pas de limite au nombre de membres que chacune peut avoir. La seule véritable contrainte est que chaque membre doit être une boîte de réception pour laquelle vous payez déjà.
Donnez un nom d'affichage à une boîte de réception partagée dès le départ. Les réponses de support@ qui s'affichent sous une adresse nue ressemblent à du courrier automatisé, et les destinataires sont notablement moins susceptibles de répondre. « Acme Support » ressemble à une personne de l'autre côté.
Lecture et réponse
Les membres accèdent à la boîte de réception partagée par le biais de leur propre boîte de réception. Connectez-vous au webmail en tant que vous-même, et la boîte de réception partagée s'affiche à côté de votre propre courrier. Consultez Accessing Your Email via Webmail pour savoir comment ouvrir le webmail à partir du panneau en un seul clic, et Setting Up an Email Client si vous préférez travailler dans un client de bureau ou mobile.
Parce que le magasin de courrier est partagé, l'étiquette habituelle s'applique : marquez ou déplacez un message lorsque vous le saisissez afin qu'un collègue ne lui réponde pas deux fois, et utilisez des dossiers plutôt que de supprimer, car une suppression supprime le message pour tout le monde.
Suppression d'une boîte de réception partagée
Ouvrez la carte de boîte de réception partagée et cliquez sur Delete. La confirmation indique explicitement ce qui se passe :
« La boîte de réception partagée et tous ses courriers stockés sont supprimés définitivement. Les membres perdent l'accès. Cela ne peut pas être annulé. » Contrairement à une boîte de réception, qui passe par une période de grâce de suppression de sept jours, une boîte de réception partagée et son historique de messages sont supprimés immédiatement. Exportez ou transférez d'abord tout ce que vous devez conserver.
Après la suppression, le courrier envoyé à l'adresse rebondit, car l'adresse n'existe plus sur la plateforme.
Dépannage
« Créée, mais certains membres n'ont pas pu être ajoutés. » La boîte de réception elle-même a été créée avec succès et l'échec concernait uniquement l'étape d'adhésion. Ouvrez la carte, développez Members, et ajoutez manuellement les personnes manquantes. Rien n'a été perdu.
Le bouton de création est grisé avec une icône de cadenas. Votre rôle n'inclut pas l'accès en écriture à la boîte de réception. Seul Owner et Admin peuvent gérer les boîtes de réception partagées.
Le domaine que je veux n'est pas dans la liste déroulante. La liste des domaines est construite à partir des domaines sur lesquels votre compte a déjà une boîte de réception. Créez d'abord une boîte de réception sur ce domaine, puis revenez.
Un membre ne peut pas voir la boîte de réception partagée dans son client de messagerie. Certains clients doivent être invités à s'abonner aux dossiers partagés explicitement. Demandez-leur de d'abord vérifier le webmail : s'il y apparaît, le compte est correct et le problème vient de l'abonnement aux dossiers du client.
Le courrier adressé à l'adresse va au spam du côté du destinataire. C'est un problème d'authentification, pas un problème de boîte de réception partagée. Travaillez à travers Why Are My Emails Going to Spam? et l'onglet Deliverability sur n'importe quelle boîte de réception de ce domaine.
Lectures associées : Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists et Email Aliases.