Comment copier des boîtes aux lettres existantes d'un autre fournisseur vers KapsuleHost, boîte par boîte, sans perdre de messages ni interrompre votre messagerie.
La migration e-mail est un assistant en libre-service dans KPanel. Il se connecte à votre fournisseur actuel via IMAP, copie chaque dossier et chaque message dans une boîte aux lettres KapsuleHost, et continue de fonctionner jusqu'à ce que vous soyez prêt à basculer votre courrier entrant. Elle est gratuite avec toutes les offres. Votre messagerie existante continue de fonctionner pendant toute la durée de l'opération.
Les contacts sont également transférés, lorsque votre fournisseur actuel exploite un serveur de contacts (CardDAV) qui accepte le même mot de passe de boîte aux lettres. L'assistant trouve votre carnet d'adresses, copie chaque contact dans le carnet d'adresses de votre nouvelle boîte aux lettres KapsuleHost et vous indique, pour chaque boîte, ce qu'il a trouvé. Gmail et Microsoft 365 protègent les contacts derrière une connexion Google ou Microsoft plutôt que derrière le mot de passe de votre boîte aux lettres : les contacts de ces deux fournisseurs ne sont donc pas encore transférés, et le moniteur de migration le signale sur la boîte concernée au lieu de vous laisser le découvrir vous-même. Les calendriers ne font pas partie d'une migration IMAP et ne sont pas transférés.
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
- Le domaine sur votre compte KapsuleHost. Consultez Ajouter et connecter votre domaine.
- La liste des boîtes aux lettres que vous transférez, et l'adresse sur laquelle chacune doit arriver ici.
- Les identifiants de connexion de chaque boîte aux lettres source. La plupart des fournisseurs exigent désormais un mot de passe spécifique à l'application plutôt que le mot de passe du compte, et l'assistant vous indique les étapes exactes pour le vôtre.
- De la place dans votre offre. L'assistant compare le nombre de boîtes aux lettres que vous ajoutez à la capacité de votre offre et vous prévient si vous la dépassez.
Étape 1 : votre domaine
Allez dans Migrations, choisissez l'option e-mail et saisissez votre domaine de messagerie. L'assistant consulte vos enregistrements MX actuels et détermine le fournisseur que vous quittez, si bien que vous n'avez généralement pas à le lui indiquer. Il affiche le fournisseur détecté et son degré de certitude.
Étape 2 : connexion à votre hébergeur actuel
Choisissez votre fournisseur dans la liste. Google Workspace, Microsoft 365, iCloud, Yahoo, Zoho et Fastmail sont tous reconnus, ainsi qu'une option cPanel générique et une option IMAP simple pour tout le reste.
Le choix d'un fournisseur connu remplit pour vous l'hôte IMAP, le port et le chiffrement, et vous indique si ce fournisseur exige un mot de passe d'application. Si c'est le cas, l'assistant vous donne les étapes et un lien direct vers la bonne page de paramètres. Pour une source IMAP générique, vous indiquez vous-même l'hôte, normalement le port 993 avec TLS implicite.
Générez les mots de passe d'application avant de lancer l'assistant, pas pendant. Plusieurs fournisseurs vous obligent à vous reconnecter et à confirmer un second facteur pour en créer un, ce qui est fastidieux au milieu d'un formulaire.
Étape 3 : lister les boîtes aux lettres
Une ligne par boîte aux lettres. Chaque ligne comporte trois champs :
- Adresse source, l'adresse telle qu'elle existe chez votre ancien hébergeur.
- Destination sur KapsuleHost, l'endroit où elle doit arriver ici. La partie locale n'a pas besoin d'être identique, ce qui vous permet de mettre de l'ordre dans les noms lors du transfert.
- Mot de passe source / mot de passe d'application, pour cette boîte aux lettres précise.
Testez ensuite chaque ligne. Le test établit une véritable connexion IMAP et indique combien de dossiers et combien de messages il a trouvés. C'est l'élément le plus utile de tout l'assistant : il prouve que les identifiants fonctionnent avant que vous ne vous engagiez, et le nombre de messages vous donne une idée approximative de la durée de la copie.
Vous ne pouvez pas continuer tant que chaque ligne n'a pas été testée avec succès. Un test en échec en indique la raison, et les causes habituelles sont un mot de passe ordinaire utilisé là où un mot de passe d'application est exigé, IMAP désactivé sur le compte source, ou un hôte erroné.
Les mots de passe que vous saisissez sont chiffrés au repos et conservés uniquement tant que la migration en a besoin : pour la copie, et pendant les 24 heures qui suivent le basculement de votre messagerie, pendant lesquelles nous continuons de relever votre ancienne boîte aux lettres. Ils sont effacés dès que la migration est terminée, échoue ou est annulée. Malgré cela, révoquez ou changez les mots de passe d'application chez votre ancien fournisseur une fois la migration terminée.
Étape 4 : basculement
Le basculement consiste à modifier les enregistrements MX de votre domaine pour que le nouveau courrier arrive chez KapsuleHost et non plus chez votre ancien hébergeur. C'est une décision distincte de la copie, et c'est bien ainsi.
Vous avez deux possibilités :
- Je change moi-même le réglage de messagerie de mon domaine. L'assistant la recommande, et c'est l'option qui vous laisse maître du calendrier. Vous effectuez d'abord la copie, vérifiez que les messages sont bien arrivés, et ce n'est qu'ensuite que vous modifiez le MX.
- Faites-le pour moi. Proposée lorsque le domaine se trouve sur votre compte KapsuleHost et utilise Kapsule DNS. Dès que la copie initiale est terminée, nous faisons pointer le MX vers KapsuleHost et supprimons les enregistrements qui pointent vers votre ancien fournisseur. Votre SPF est complété plutôt que remplacé, votre DMARC reste tel quel, et les enregistrements de votre site web ne sont pas modifiés. Si l'assistant ne peut pas confirmer que votre domaine remplit les conditions, il vous en indique la raison et vous choisissez plutôt la première option.
Étape 5 : vérifier et lancer
Confirmez le récapitulatif et lancez la migration. Vous arrivez sur une page de suivi et la synchronisation démarre immédiatement.
Suivre la progression
Le moniteur s'actualise automatiquement toutes les quelques secondes et affiche :
- Le nombre de boîtes aux lettres terminées sur le total.
- Les messages copiés.
- Les données transférées.
- L'heure de début de l'exécution.
- Une ligne de progression par boîte aux lettres, avec les dossiers, messages et octets traités jusqu'ici.
Ce qu'il est utile de savoir sur le fonctionnement de la copie :
- Elle n'écrit jamais sur votre source. Rien n'est supprimé, déplacé ou marqué comme lu chez votre ancien hébergeur.
- Les états lu et signalé sont conservés, ainsi que la date d'origine de chaque message, pour que votre nouvelle boîte ressemble à l'ancienne plutôt qu'à une pile de messages non lus datés d'aujourd'hui.
- Elle peut reprendre. Elle enregistre des points de reprise au fur et à mesure, si bien qu'une interruption reprend là où elle s'est arrêtée au lieu de recommencer le dossier.
- Un dossier en échec ne fait pas échouer la boîte aux lettres. Il est consigné et le reste continue.
- Les grandes boîtes aux lettres prennent des heures, pas des minutes. Des dizaines de milliers de messages représentent une longue copie, quel que soit celui qui la réalise.
Pendant la copie de votre courrier, le moniteur affiche l'un de trois états : « En attente de votre connexion » (uniquement quand une boîte se connecte avec Microsoft), « Démarrage, la copie commence dans quelques minutes », puis « Copie de messages en cours ». Chaque boîte affiche son propre statut : « En attente de connexion », « Démarrage », « Copie en cours », « Rattrapage », « Terminé », « Partiel », « Échec » ou « Ignoré ».
Basculer votre messagerie
Lorsque la copie initiale est terminée, l'exécution passe à En attente du basculement.
Si vous avez choisi Faites-le pour moi, nous modifions le MX immédiatement et l'exécution se poursuit d'elle-même. Si nous n'avons pas pu le faire (par exemple parce que le domaine n'utilise plus Kapsule DNS depuis le lancement), le moniteur vous en indique la raison, rien n'a changé pour votre messagerie, et vous pouvez nous demander de réessayer ou modifier l'enregistrement vous-même comme indiqué ci-dessous.
Si vous modifiez l'enregistrement vous-même, le moniteur vous affiche l'enregistrement MX exact à publier, avec un bouton de copie.
- Publiez cet enregistrement MX pour votre domaine et supprimez tous les autres enregistrements MX. Si votre DNS est chez KapsuleHost, faites-le dans l'onglet DNS du domaine. Si votre DNS est ailleurs, faites-le là-bas. Consultez Enregistrements MX. Si votre fournisseur DNS prend en charge notre configuration e-mail en un clic, le moniteur propose aussi un bouton qui effectue la modification chez lui une fois que vous l'avez approuvée.
- Surveillez le panneau Ce que dit votre DNS en ce moment sur le moniteur. Il demande aux propres serveurs de noms de votre domaine quels enregistrements MX ils publient, indique pour chacun s'il s'agit de KapsuleHost ou non, et vous dit ce qui ne va pas encore. Cliquez sur Vérifier à nouveau après chaque modification.
- Cliquez sur J'ai modifié mon enregistrement MX, terminer la migration.
Nous vérifions votre DNS avant de terminer
Un clic sur le bouton n'est pas considéré comme une preuve. Nous interrogeons d'abord les serveurs de noms de votre domaine, et nous ne poursuivons que si chaque enregistrement MX qu'ils publient est le nôtre. Sinon, nous nous arrêtons et vous indiquons dans quel cas vous vous trouvez :
- D'autres enregistrements MX sont encore présents. Le nôtre est publié, mais au moins un autre l'est aussi. Les expéditeurs peuvent choisir n'importe lequel, donc une partie du nouveau courrier continuerait d'aller chez votre ancien fournisseur.
- Votre MX ne pointe pas encore vers KapsuleHost. Chaque enregistrement MX publié appartient à quelqu'un d'autre, donc le nouveau courrier continue d'aller chez votre ancien fournisseur.
- Il n'y a aucun enregistrement MX. Personne ne peut distribuer de courrier au domaine tant que vous n'en avez pas ajouté un.
- Nous n'avons pas obtenu de réponse. Il s'agit d'une requête échouée de notre côté, et non d'un signe que vos enregistrements sont incorrects. Réessayez dans une minute.
Chaque refus liste les enregistrements MX que nous avons vus. Corrigez-les et vérifiez à nouveau, ou choisissez Terminer quand même. Si vous terminez quand même, ce choix est consigné sur la migration, et tout courrier qui arrive encore chez votre ancien fournisseur après la fin de la migration y reste et n'est pas copié.
Après le basculement : 24 heures de relève
Un enregistrement MX modifié n'atteint pas tous les expéditeurs en même temps. Un serveur de messagerie qui a consulté votre domaine avant la modification peut continuer à distribuer chez votre ancien fournisseur pendant un certain temps, c'est pourquoi nous continuons de relever ce qu'il distribue :
- Pendant les 24 heures qui suivent le basculement, l'exécution affiche Copie des derniers nouveaux messages, et toutes les 30 minutes nous vérifions votre ancienne boîte aux lettres et copions tout ce qui y est arrivé de nouveau. Le moniteur indique l'heure à laquelle la relève s'arrête.
- À l'issue des 24 heures, un dernier passage s'exécute, la migration est marquée Terminée, et nous vous envoyons un e-mail.
- Les mots de passe de vos anciennes boîtes aux lettres sont conservés pendant ces 24 heures, car la relève en a besoin, et sont effacés dès que la migration est terminée. Si vous annulez pendant ces 24 heures, la relève s'arrête et les mots de passe sont effacés immédiatement.
- Si une boîte aux lettres a échoué, l'exécution n'attend pas la fin des 24 heures. Elle se termine immédiatement, afin que le moniteur puisse vous montrer quelle boîte aux lettres nécessite votre attention.
Vous n'avez rien à faire pendant cette période.
Ne modifiez pas le MX avant que les boîtes aux lettres existent et que la copie initiale ait été effectuée. Le courrier envoyé pendant une période où le domaine pointe vers une boîte aux lettres qui n'existe pas est rejeté, et il ne vous attend pas.
Après la migration
- Connectez-vous au webmail et vérifiez que l'arborescence des dossiers et le nombre de messages sont corrects. Consultez Webmail.
- Configurez la boîte aux lettres sur vos téléphones et ordinateurs. Utilisez IMAP, pas POP3. Consultez Configuration d'un client de messagerie, Configuration sur mobile et IMAP ou POP3.
- Consultez l'onglet Délivrabilité de la boîte aux lettres et publiez SPF, DKIM et DMARC, sinon vos messages sortants finiront dans les dossiers de spam. Consultez SPF, DKIM et DMARC.
- Recréez les redirections, les alias et les adresses partagées. Il s'agit de configuration, pas de courrier, ils ne sont donc pas copiés. Consultez Alias e-mail, Redirection e-mail, Groupes de diffusion et Boîtes de réception partagées.
- Conservez l'ancien compte ouvert pendant quelques semaines. Cela coûte peu et c'est l'assurance la moins chère qui soit.
En cas de problème
- Un test de connexion échoue. C'est presque toujours dû au type de mot de passe ou à IMAP désactivé à la source. Régénérez le mot de passe d'application et refaites le test.
- Une boîte aux lettres affiche Échec. Ouvrez l'exécution et lisez la raison consignée, puis lancez une nouvelle exécution pour cette seule boîte aux lettres.
- Le courrier n'arrive plus après le basculement. Vérifiez l'enregistrement MX réellement publié et que rien d'autre ne revendique encore le domaine. Consultez Réception des e-mails impossible et Enregistrements MX.
- Tout fonctionne mais arrive dans le spam. C'est une question d'authentification, pas de migration. Consultez SPF, DKIM et DMARC.
Indiquez l'identifiant de suivi de votre migration lorsque vous ouvrez un ticket, et le support pourra consulter la même exécution que vous. Consultez Ouvrir un ticket d'assistance.