共有受信箱はsupport@やinfo@のようなアドレスで、チームの複数の人が読み返信を行う機能です。各自が自分のメールボックス認証情報でサインインするため、パスワードを共有する必要がありません。
ほとんどの小規模チームはまずsupport@をフォワーダーにしていますが、どのメッセージに返信済みかが分からなくなり、やがて共有パスワード付きのメールボックスに変更します。共有受信箱はこの両方の問題を解決します。メールは1つの場所に保存され、読み込み/未読の状態が共有されるため、メッセージを開いた人が自分自身として作業できます。
共有受信箱の実際の仕組み
共有受信箱を作成すると、KapsuleHostはメールプラットフォーム上に独自のアドレスと独自のメッセージストアを持つ実際のストレージロケーションを作成してから、各メンバーのメールボックスにそれへのアクセス権を付与します。そのアドレスに送信されたメールは1度だけ、1つの場所に着信します。メンバーがそれを開くと、他のチームメンバーと同じフォルダの状態が表示されるため、あるメッセージが既読としてマークされると、チーム全体にとって既読になります。
これがEmailコンソールの他のファンアウト機能との重要な違いです。
| 機能 | メール着信 | 最適な用途 |
|---|---|---|
| 共有受信箱 | 1度、全員が開く共有ストアに着信 | support@やaccounts@のようなチームが対応するアドレス |
| フォワーダー | 各宛先受信箱にコピーが着信 | 1人か2人が対応する1つか2つのアドレスに転送する場合 |
| 配布グループ | 各内部メンバーにコピーが着信 | 固定された内部グループへのお知らせ |
| メーリングリスト | 全メンバーにコピーが着信 | 購読・退出が可能なリスト |
2人がメッセージを見る必要があるが、対応するのは1人だけの場合、フォワーダーで十分です。2人が同じキューで作業する必要があり、互いに邪魔しないようにしたい場合は、共有受信箱を使用してください。
作成前に必要なこと
ドメイン上に最低1つのメールボックスが必要です。アカウントにメールボックスがない場合、作成パネルに直接「共有受信箱を作成する前に、最低1つのメールボックスが必要です。先にメールボックスを追加してください」と表示されます。メンバーは既存のメールボックスから選択するため、メールボックスを1つ作成するまでは追加する対象がありません。
また、適切なロールが必要です。共有受信箱の作成、削除、メンバーシップの変更にはすべてアカウントに対するOwnerまたはAdminロールが必要です。より低いロールを持っている場合、ボタンにはロックアイコンが表示され、不足している権限が説明されたツールチップが表示されます。ロールの変更が必要な場合はアカウントセキュリティをご覧ください。
共有受信箱の作成
- KPanelにサインインして、左のサイドバーでEmailをクリックしてください。
- 共有受信箱タブを開きます。
- 共有受信箱を作成をクリックしてください。
- アドレスに@の前の部分を入力します。例えば
supportのようにします。このフィールドは入力時に自動的に小文字に変換されます。 - その横のドロップダウンからドメインを選択します。
- 必要に応じて表示名を設定します。例えば「サポートチーム」のようにします。これは受信者がアドレスの横に見るものです。
- 必要に応じて初期メンバーをいくつか選択します。ピッカーに既存のメールボックスが表示されます。
- 共有受信箱を作成をクリックしてください。
アドレスは1～64文字で、文字、数字、ドット、アンダースコア、ハイフンを含めることができます。文字または数字で始まり、文字または数字で終わる必要があります。ドメインは既にメールボックスを持っているドメインである必要があり、そのアドレスは既存のメールボックスまたは別の共有受信箱と重複することはできません。
メンバーの追加と削除
各共有受信箱カードにはメンバーコントロールがあり、メンバーリストを展開できます。そこから：
- 誰かを追加するには、メールボックスをメンバーとして追加...ドロップダウンからそのメールボックスを選択して、追加をクリックしてください。
- 誰かを削除するには、その行の削除コントロールを使用してください。
メンバーは同じアカウント上の既存のメールボックスである必要があります。個人用Gmailアカウントのような外部アドレスをメンバーとして追加することはできません。試みた場合、パネルがそのアドレスは「このアカウントのメールボックスではありません」と表示します。アカウント外の誰かが本当にメールのコピーを必要とする場合は、代わりに別のフォワーダーの送信先として追加してください。
すべてのメンバーは同じレベルのアクセス権を持ちます。共有受信箱の内部にはオーナー、エージェント、またはビューアーの区別はなく、カードには共有アクセスピルが表示されるだけです。1人にメールを見させたいが、そのアドレスから送信させたくない場合は、共有受信箱は適切なツールではありません。
ストレージと制限
共有受信箱は10GBのストレージで作成されます。この数値はメールボックスが作成される時点でプラットフォームによって設定され、パネルから調整できないため、大きな添付ファイルのある busy なサポートキューはアップグレードではなく時々クリアアウトが必要です。Email Premium 50GBアップグレードは個別のメールボックスに適用され、共有受信箱には適用されません。
アカウントが作成できる共有受信箱の数に制限はなく、各メールボックスが持つメンバー数にも制限はありません。唯一の実際の制約は、すべてのメンバーが既に支払っているメールボックスであることです。
初めから共有受信箱に表示名を付けてください。support@からの返信が機械的なメールのように見える裸のアドレスで表示される場合、受信者の返信可能性は著しく低くなります。「Acme Support」は相手側の人として読まれます。
読み取りと返信
メンバーは自分のメールボックスを通じて共有受信箱にアクセスします。Webメールに自分としてサインインすると、共有受信箱が自分のメールの横に表示されます。パネルから1クリックでWebメールを開く方法についてはWebメール経由でメールにアクセスを、デスクトップまたはモバイルクライアントで作業する場合はメールクライアントのセットアップをご覧ください。
メールストアが共有されているため、通常のエチケットが適用されます。メッセージを選択するときにフラグを付けるか移動させてください。同僚が2回返信することのないようにしてください。削除するとすべてのユーザーに対してメッセージが削除されるため、フォルダの代わりを使用してください。
共有受信箱の削除
共有受信箱カードを開いて削除をクリックしてください。確認は何が起こるかについて明確です。
「共有受信箱とそのすべての保存メールは永久に削除されます。メンバーはアクセスを失います。これは取り消せません。」メールボックス（7日間の削除猶予期間を経過します）とは異なり、共有受信箱とそのメッセージ履歴は直ちに削除されます。保持する必要があるものはエクスポートまたは転送してください。
削除後、そのアドレスに送信されたメールは、アドレスがプラットフォーム上に存在しなくなるため、バウンスします。
トラブルシューティング
「作成されましたが、一部のメンバーを追加できませんでした。」 受信箱自体は正常に作成され、失敗はメンバーシップステップのみでした。カードを開き、メンバーを展開して、不足しているメンバーを手動で追加してください。何も失われていません。
作成ボタンがロックアイコン付きでグレーアウトしています。 あなたのロールにはメールボックスの書き込みアクセス権がありません。OwnerとAdminのみが共有受信箱を管理できます。
必要なドメインがドロップダウンに表示されていません。 ドメインリストは、アカウントが既にメールボックスを持っているドメインから構築されます。そのドメイン上にメールボックスを先に作成してから、ここに戻ってください。
メンバーが自分のメールクライアントで共有受信箱が見えません。 クライアントの中には、共有フォルダを明示的に購読するよう指示が必要なものもあります。まずWebメールで確認してもらってください。そこに表示されている場合、アカウントは正しく、問題はクライアント側のフォルダ購読です。
そのアドレスへのメールが受信者側でスパムになっています。 これは共有受信箱の問題ではなく、認証の問題です。メールがスパムに移動するのはなぜですか?を確認して、そのドメインの任意のメールボックスで配信可能性タブを確認してください。
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