Een distributiegroep is één adres op je domein dat uitwaaiert naar meerdere mensen, zodat mail naar een adres zoals team@ of billing@ iedereen op de lijst bereikt zonder dat iemand hoeft te onthouden wie erbij hoort.
Distributiegroepen zitten tussen een alias, die in één postvak terechtkomt, en een gedeeld postvak, waar het team samen aan werkt. Gebruik een groep als je een adres wilt dat uitzendt: iedereen op de lijst krijgt een eigen kopie in zijn of haar eigen postvak, en ieder persoon behandelt het onafhankelijk.
Wanneer een groep gebruiken
De Email-console heeft vier uitwaaier-functies en zij lossen verschillende problemen op. Het kiezen van de verkeerde is de meest voorkomende oorzaak van "het adres werkt maar de verkeerde mensen krijgen mail".
| Gebruiken | Wanneer |
|---|---|
| Distributiegroep | Een vaste groep interne mensen moet elk een kopie krijgen, bijvoorbeeld iedereen@ of directeuren@ |
| Gedeeld postvak | Het team werkt samen één wachtrij af en heeft gedeelde leesstatus nodig |
| Doorstuurder | Je moet een adres naar één of twee bestemmingen routeren, inclusief externe |
| Mailinglijst | Mensen moeten zich zelf kunnen aanmelden en afmelden |
Distributiegroepen bezorgen mail in postvakken op je eigen domeinen en naar adressen overal elders. Een lid buiten je account is gemarkeerd met een externe badge, wat een vaststelling van feiten is in plaats van een waarschuwing: mail naar de groep wordt aan hen doorgegeven zoals aan elk ander lid. Een persoonlijk adres, een accountant of een collega bij een ander bedrijf kunnen dus allemaal leden zijn.
Er is één adres dat we niet toevoegen: een adres dat toebehoort aan een ander KapsuleHost-klant. Mail naar zo'n adres wordt rechtstreeks in hun postvak bezorgd, dus het accepteren zou een manier zijn om mail in iemand anders postvak te duwen. Vraag die persoon hun mail naar een adres dat je beheert door te sturen, en voeg dat in plaats daarvan toe.
Een groep maken
Het maken van een groep is een drieledige wizard: Domein, Adres, dan Maken.
- Meld je aan bij KPanel en klik op Email in de linkernavigatie.
- Open het tabblad Distributiegroepen.
- Klik op de knop voor maken om de wizard te starten.
Stap 1: Domein
Kies het domein waarop het groepnadres zal staan. De lijst bevat de domeinen op je account. Als deze leeg is, zie je "Nog geen domeinen op dit account" en een link Naar domeinen: registreer of transfer eerst een domein.
Je hebt ook minstens één postvak op dat domein nodig. Als je er geen hebt, wordt het maken van de groep geweigerd met "Je hebt geen postvakken op dat domein".
Stap 2: Adres
Typ het deel voor de @, bijvoorbeeld team. Drie live-controles lopen terwijl je typt en elk ervan moet groen worden:
- Alleen letters, getallen en
._%+-tekens - Tussen 1 en 64 tekens
- Niet al gebruikt door een van je groepen
Die laatste controle vergelijkt alleen met je bestaande groepen. Het controleert niet of een postvak, alias of doorstuurder hetzelfde adres al gebruikt. Als mail vreemd gedraagt na het maken van een groep, controleer de tabbladen Postvakken en Doorstuurders op een botsing op hetzelfde adres.
Stap 3: Maken
Controleer het adres en klik op Groep maken.
Leden beheren
Elke groepkaart toont een statuspill, het adres en een lidaantal. Vouw de kaart uit om de ledenlijst en de rij voor toevoegen te zien.
Typ het adres van het lid in het veld om een lid toe te voegen (de placeholder toont de twee vormen, member@yourdomain.com of external@gmail.com) en klik op Lid toevoegen. Leden buiten je account krijgen een externe badge in de lijst. Ze ontvangen groepsmail net als interne leden.
Klik op de verwijderingsknop op hun rij om iemand te verwijderen.
Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht wanneer ze worden opgeslagen. Er is geen publicatiestap en geen voortplantingsvertraging om op onze kant op te wachten.
Rollen en machtigingen
Het maken van een groep, het verwijderen van een groep, en het toevoegen of verwijderen van leden vereisen allemaal de rol Eigenaar of Beheerder op het account. Leden van het account met lagere rollen kunnen de groepen zien maar de besturingselementen zijn vergrendeld, met een tooltip die de vereiste toestemming noemt.
Het lid zijn van een distributiegroep geeft geen machtigingen. Het betekent alleen dat mail die naar het groepnadres is verzonden, naar dat postvak wordt bezorgd.
Abonnementsrechten
Distributiegroepen maken deel uit van de plannen Email Team en Email Business. Email Solo, wat een plan met één postvak is, bevat ze niet. Het paneel retourneert het recht voor je plan naast de groeplijst, dus als je op een plan zonder groepen bent en de maakwizard niet beschikbaar is, is dat de reden. Zie Je abonnement upgraden om omhoog te gaan.
Groepen zijn goedkoop om te maken en gratis om te wijzigen, dus weersta de verleiding om één gigantische everyone@ te bouwen en alles erdoorheen te routeren. Kleine, specifieke groepen (accounts@, dispatch@, oncall@) zijn veel gemakkelijker nauwkeurig te houden, en ze voorkomen dat mensen mail negeren die meestal niet voor hen is.
Een groep verwijderen
Vouw de groepkaart uit en gebruik Groep verwijderen. De bevestiging luidt "Groep team@example.com en alle leden ervan verwijderen?" en de actie verwijdert de groep en de leden ervan.
Na verwijdering wordt mail die naar het adres is verzonden niet meer uitgewaaied. Stel een doorstuurder op hetzelfde adres in als mensen waarschijnlijk er nog naar zullen schrijven, of laat het stuiteren zodat verzenders het nieuwe adres leren gebruiken.
Probleemoplossing
Een lid ontvangt geen groepsmail en hun adres is extern. Externe leden krijgen bezorging, dus dit is een normale bezorgbaarheidsvraag in plaats van een beperking. Controleer hun spammap eerst. Mail naar de groep wordt doorgestuurd met de envelop-afzender ingesteld op het groepnadres, dus bounces komen terug naar de groep in plaats van naar degene die het bericht schreef: als hun provider het afwijst, landt die afwijzing op het groepnadres.
Mail naar de groep bereikt slechts enkele leden. Vouw de groep uit en bevestig dat de ledenlijst is wat je verwacht, controleer dan dat het postvak van elk lid Actief is op het tabblad Postvakken. Een postvak dat onderbroken, gepauzeerd of over quota is, accepteert geen nieuwe mail. Zie Mijn postvak is vol.
Het adres dat ik wil is geweigerd. De drie live-controles vertellen je welke regel je hebt overtreden. De meest voorkomende oorzaak is een hoofdletter of een spatie: adressen zijn in kleine letters en kunnen geen spaties bevatten.
Groepsmail landt in het spammap van leden. Uitwaaier-mail wordt op dezelfde manier geverifieerd als andere mail op je domein, dus dit is een domeinverificatiekwestie. Voer de controle op bezorgbaarheid uit op een postvak op dat domein en lees Waarom gaan mijn e-mails naar spam?.
Antwoorden van leden gaan naar de oorspronkelijke afzender, niet naar de groep. Dat is normaal uitwaaier-gedrag: elk lid ontving een kopie gericht aan hem of haar, dus Antwoorden gaat naar de afzender en Allemaal beantwoorden bevat het groepnadres. Als je wilt dat elk antwoord zichtbaar blijft voor het hele team, gebruik in plaats daarvan een gedeeld postvak.
Ik wil dat het groepnadres ook een kopie behoudt. Maak een postvak op het adres en voeg dat postvak toe als lid van een anders genoemde groep, of gebruik een gedeeld postvak, dat de mail opzettelijk opslaat.
Gerelateerde informatie: Gedeelde postvakken, Mailinglijsten, E-mail doorsturen en E-mail verzendlimieten.