Een postvak dat zijn opslaglimiet bereikt, accepteert geen nieuwe berichten meer, dus de oplossing is ofwel ruimte vrijmaken ofwel het quotum verhogen, en KPanel laat je precies zien waar je tegenover de limiet staat op elk postvak.
Elk KapsuleHost-postvak wordt gemaakt met 10 GB opslag. Dat is veel correspondentie, maar een postvak dat jaren actief is, of een dat grote bijlagen ontvangt, zal daar uiteindelijk komen. Dit artikel behandelt hoe je je gebruik ziet, wat er eigenlijk gebeurt wanneer je de limiet nadert, hoe je ruimte terugwint, en hoe je het postvak naar een groter quotum verplaatst.
Je gebruik controleren
- Meld je aan bij KPanel en klik Email in de linkerzijbalk.
- Klik op het postvak dat je wilt controleren.
De kopbalk toont een quotapil en een opslagmeter die bijvoorbeeld "4,1 GB van 10 GB - 41% gebruikt" leest. De balk verandert van kleur naarmate deze volloopt, wordt amberkleurig voorbij driekwart en rood wanneer deze de limiet nadert, dus een blik op de postvakkenlijst vertelt je welke accounts aandacht nodig hebben.
Wat gebeurt er wanneer een postvak volloopt
KapsuleHost bewaakt het postvakgebruik en reageert op twee punten:
| Gebruik | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Onder 80% | Niets. Normale werking. |
| 80% tot 99% | Een waarschuwing wordt op het account geplaatst en je ontvangt eenmaal een e-mail met als onderwerp "Je postvak is bijna vol". |
| 100% en hoger | Een kritieke waarschuwing wordt geplaatst en je ontvangt een e-mail met als onderwerp "Je postvak is vol". |
De waarschuwingsmail is opzettelijk ondubbelzinnig over het gevolg: "Wanneer een postvak de limiet overschrijdt, kunnen inkomende berichten beginnen te worden teruggestuurd. Wis grote berichten uit of upgrade het postvak."
Een vol postvak plaatst mail niet in de wachtrij voor later. Zodra het postvak over de limiet gaat, begint de mailserver nieuwe berichten te weigeren, en de afzender ontvangt een terugstuurmelding dat het postvak van de ontvanger vol is. Niets wat je al hebt wordt verwijderd, maar mail die naar je wordt verzonden gedurende die periode wordt nergens opgeslagen en zal later niet aankomen. Reageer op de waarschuwing van 80% in plaats van te wachten op de waarschuwing van 100%.
Waarschuwingen worden eenmaal per niveau geactiveerd, niet herhaaldelijk, dus als je ruimte vrijmaakt en opnieuw volloopt, word je opnieuw op de hoogte gesteld.
Ruimte terugwinnen
Werk in deze volgorde. De eerste twee stappen geven meestal meer ruimte vrij dan mensen verwachten.
1. Leeg Junk en Trash
Verwijderde mail en in quarantaine geplaatste junk bezetten nog steeds het quotum totdat de mappen leeggemaakt zijn. Open webmail en leeg beide. Op een postvak dat al enkele jaren actief is, kan dit alleen al enkele gigabytes vrijmaken.
Het tabblad Spam filter in KPanel heeft ook een quarantaineweergave van de Junk-map, waar je alles dat legitiem is als Geen spam kunt markeren om het naar de Inbox te verplaatsen en de rest te verwijderen.
2. Vind de grote berichten
Bijna alle postvakopslag bestaat uit bijlagen. In webmail, sorteer een map op grootte en werk van boven naar beneden. Een handvol ontwerpbestanden, videobijlagen of PDF-proofs zullen meestal het grootste deel van het probleem uitmaken.
Sla de bijlage ergens anders op en verwijder vervolgens het bericht. Het verwijderen van de bijlage terwijl je de mail behoudt, is iets wat mailprotocollen niet ondersteunen: de bijlage maakt deel uit van het bericht.
3. Archiveer oude mail die je moet bewaren
Als je het niet kunt verwijderen en niet kunt passen, haal het van de server. Het tabblad Setup op het postvak heeft een controle Export Mailbox die je mail downloadt als een standaard .mbox-bestand, dat elke grote mailclient kan importeren en offline lezen.
Elke export is beperkt tot 5.000 berichten. Voor een groot postvak, exporteer in fasen in plaats van te verwachten dat één bestand alles bevat, en controleer of het bestand opent voordat je iets van de server verwijdert.
4. Controleer wat er in het postvak wordt afgeleverd
Een postvak dat onverwacht snel volloopt, ontvangt vaak meer dan de eigenaar beseft. Controleer of het:
- de bestemming is van een doorstuurder die het verkeer van een ander adres draagt
- lid is van een distributiegroep of een mailinglijst
- het doel van een catch-all, die elk verkeerd getypt en willekeurig geraden adres op je domein in één postvak aflevert
Een catch-all gericht op een persoonlijk postvak is de meest voorkomende oorzaak van een postvak dat vol loopt met spam.
Het quotum verhogen
Als het postvak echt meer ruimte nodig heeft, upgrade het naar Email Premium, wat dat postvak van 10 GB naar 50 GB verhoogt.
- Open het postvak in KPanel.
- Ga naar het tabblad Setup.
- Blader naar de sectie Plan.
- Klik op de upgradeknop en voltooi de afrekening.
Email Premium is US$15.00/maand per postvak en bevat 50 GB opslag in plaats van 10 GB, prioriteitsspamfiltering, een zevenjaararchief voor e-mail, en bezorging ondersteund door onze serviceovereenkomst. Dit is een upgrade per postvak, dus je kunt je drukste adres hierop plaatsen zonder iets voor iemand anders te veranderen.
Het nieuwe quotum wordt op het postvak toegepast zodra de bestelling voltooid is. Er is geen export, geen herinrichting en geen downtime.
Er is geen veld in het paneel om een willekeurig quotumnummer in te voeren. Standaardpostvakken zijn 10 GB en premiumpostvakken zijn 50 GB. Gedeelde inboxen worden gemaakt met hun eigen 10 GB-toewijzing en komen niet in aanmerking voor de premiumupgrade.
Opnieuw downgraden
Je kunt een postvak op elk moment terug van Premium downgraden vanuit dezelfde sectie Plan. Als het postvak op dit moment meer dan 10 GB gebruikt, waarschuwt KPanel je voordat het je toestaat door te gaan, en de waarschuwing is het waard om te lezen:
"Na het downgraden worden nieuwe inkomende berichten naar dit postvak geweigerd totdat je het opslaggebruik onder 10 GB hebt teruggebracht. Je bestaande e-mails worden niet verwijderd." Zorg eerst dat het postvak onder de 10 GB komt, downgrade daarna. Dit andersom doen betekent dat elk bericht dat naar je wordt verzonden wordt teruggestuurd totdat je de opschoning hebt afgerond.
Terwijl de wijziging wordt toegepast, zie je mogelijk "Postvakquotumupdate in uitvoering. Je quotum keert terug naar 10 GB en wordt binnen 24 uur toegepast. Je bestaande mail is veilig."
Probleemoplossing
De opslagbalk is niet verschoven nadat ik veel mail heb verwijderd. Verwijderde mail blijft in Trash totdat die map leeggemaakt is. Leeg Trash en Junk, laad vervolgens de postvakpagina opnieuw.
Afzenders melden een terugstuur, maar mijn balk zegt dat ik onder de limiet zit. Controleer of je naar het juiste postvak kijkt: een alias levert af in een postvak met een andere naam. Controleer ook of de postvakstatuspil Active (Actief) is, niet Suspended (Opgeschort) of Paused (Gepauzeerd), aangezien die toestanden mail ook weigeren.
De mail van één persoon wordt teruggestuurd, iedereen anders ontvangt het. Dat is geen quotumprobleem. Lees Email Not Receiving en controleer het tabblad Spam filter op een blokregel voor die afzender.
Mijn mailclient zegt dat het postvak vol is, maar KPanel zegt van niet. Sommige clients cachen de quotumfiguur van de laatste verbinding. Forceer een vernieuwing, of open webmail, die altijd de live-figuur leest.
Ik ben naar Premium geupgrade en de balk zegt nog steeds 10 GB. Herlaad de postvakpagina. Als het na enkele minuten nog steeds het oude getal toont, controleer of de bestelling in Billing (Facturering) is voltooid, en open dan een ondersteuningsticket met het postvakadres.
Alles is schoon en het loopt nog steeds vol. Er wordt iets in afgeleverd. Werk door de doorstuurder-, groep-, lijst- en catch-all-controles hierboven voordat je van een storing uitgaat.
Gerelateerde lectuur: Email Sending Limits, Understanding Bounce Messages, Catch-All Addresses, en Accessing Your Email via Webmail.