Een gedeelde inbox is een adres zoals support@ of info@ dat verschillende mensen in je team samen lezen en beantwoorden, elk met hun eigen inloggegevens in plaats van één wachtwoord te delen.
De meeste kleine teams beginnen door support@ in te stellen als doorstuuradres, ontdekken dat niemand weet welke berichten al zijn beantwoord, en maken het vervolgens een mailbox met een gedeeld wachtwoord. Een gedeelde inbox lost beide problemen op: de mail staat op één plek met één gelezen/ongelezen status, en iedereen die het opent doet dat als zichzelf.
Wat een Gedeelde Inbox Echt Is
Wanneer je een gedeelde inbox maakt, maakt KapsuleHost een echte opslaglocatie op ons mailplatform met een eigen adres en een eigen berichtopslag, en geeft elk lid mailbox-toegang tot deze. Mail die naar het adres wordt verzonden, komt eenmaal aan, op één plek. Wanneer een lid het opent, zien ze dezelfde mapstatus die iedereen ander ziet, dus een bericht dat als gelezen is gemarkeerd is gelezen voor het hele team.
Dat is het belangrijke verschil met de andere fan-out-functies in de Email-console:
| Functie | Mail komt aan | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Gedeelde inbox | Eenmaal, in een gedeelde opslag die iedereen opent | Een adres waar het team aan werkt, zoals support@ of accounts@ |
| Doorstuuradres | Een kopie in elk doelemail-postvak | Een adres doorsturen naar één of twee mensen die het elk afhandelen |
| Distributiegroep | Een kopie naar elk intern lid | Aankondigingen naar een vaste interne groep |
| Mailinglijst | Een kopie naar elk lid | Een lijst waarop mensen zich kunnen abonneren en afmelden |
Als twee mensen een bericht moeten zien maar slechts één zal actie ondernemen, is een doorstuuradres prima. Als twee mensen dezelfde wachtrij moeten beheren zonder elkaar in de weg te lopen, gebruik je een gedeelde inbox.
Voordat je Één Maakt
Je hebt minimaal één mailbox op het domein nodig. Als het account geen mailboxen heeft, vertelt het creatievenster je dit direct: "Je hebt minimaal één mailbox nodig voordat je een gedeelde inbox kunt maken. Voeg eerst een mailbox toe." Leden worden gekozen uit bestaande mailboxen, dus er is niets toe te voegen totdat je er één hebt.
Je hebt ook de juiste rol nodig. Het maken, verwijderen en wijzigen van het lidmaatschap van een gedeelde inbox vereisen allemaal de rol Owner of Admin op het account. Als je een lagere rol hebt, verschijnen de knoppen met een sloticoon en een tooltip die uitlegt welke machtiging ontbreekt. Zie Accountbeveiliging als iemands rol moet worden gewijzigd.
Een Gedeelde Inbox Maken
- Log in bij KPanel en klik op Email in de linkernavigatie.
- Open het tabblad Gedeelde Inboxen.
- Klik op Gedeelde inbox maken.
- Typ in Adres het deel vóór de @, bijvoorbeeld
support. Het veld forceert kleine letters terwijl je typt. - Kies het domein in het vervolgkeuzemenu ernaast.
- Stel eventueel een Weergavenaam in, bijvoorbeeld "Support Team". Dit is wat ontvangers naast het adres zien.
- Vink eventueel enkele Initiële leden aan. De kiezer toont de mailboxen die al op je account staan.
- Klik op Gedeelde inbox maken.
Het adres moet tussen de 1 en 64 tekens lang zijn en kan letters, nummers, punten, onderscores en koppeltekens bevatten, beginnend en eindigend met een letter of nummer. Het domein moet een domein zijn waarop je al een mailbox hebt, en het adres mag niet in botsing komen met een bestaande mailbox of een ander gedeelde inbox.
Leden Toevoegen en Verwijderen
Elk gedeelde inbox-kaart heeft een Leden-controle die de ledenlijst uitvouwt. Vanaf daar:
- Om iemand toe te voegen, kies je hun mailbox uit het vervolgkeuzemenu Voeg een mailbox als lid toe... en klik je op Toevoegen.
- Om iemand te verwijderen, gebruik je het verwijderingspictogram in hun rij.
Leden moeten bestaande mailboxen op dezelfde account zijn. Je kunt geen extern adres toevoegen, zoals een persoonlijk Gmail-account als lid: als je het probeert, vertelt het venster je dat het adres "geen mailbox op dit account is." Als iemand buiten je account echt een kopie van de mail nodig heeft, voeg je hen in plaats daarvan als bestemming toe aan een afzonderlijk doorstuuradres.
Elk lid heeft hetzelfde toegangsniveau. Er is geen onderscheid tussen eigenaar, agent of viewer in een gedeelde inbox, en de kaart toont eenvoudig een Gedeelde toegang-badge. Als je wilt dat één persoon de mail ziet maar niet vanuit het adres verzendt, is een gedeelde inbox niet het juiste gereedschap.
Opslag en Limieten
Een gedeelde inbox wordt gemaakt met 10 GB opslag. Dit getal wordt ingesteld door het platform wanneer de inbox wordt gemaakt en kan niet worden aangepast vanuit het venster, dus een drukke support-wachtrij met grote bijlagen heeft af en toe opruiming nodig in plaats van een upgrade. De Email Premium 50 GB upgrade geldt voor individuele mailboxen, niet voor gedeelde inboxen.
Er is geen limiet op hoeveel gedeelde inboxen een account kan maken, en geen limiet op hoeveel leden elk ervan kan hebben. De enige echte beperking is dat elk lid een mailbox moet zijn waarvoor je al betaalt.
Geef een gedeelde inbox van het begin af aan een weergavenaam. Antwoorden van support@ die verschijnen als een enkel adres zien er uit als geautomatiseerde mail, en ontvangers reageren aanzienlijk minder waarschijnlijk erop. "Acme Support" leest als een persoon aan de andere kant.
Lezen en Beantwoorden
Leden bereiken de gedeelde inbox via hun eigen mailbox. Log in bij webmail als jezelf, en de gedeelde inbox verschijnt naast je eigen mail. Zie E-mail openen via Webmail voor hoe je webmail vanuit het venster opent met één klik, en Een E-mailclient Instellen als je liever in een desktop- of mobiele client werkt.
Omdat de mailwinkel gedeeld is, geldt de gebruikelijke etiquette: markeer of verplaats een bericht wanneer je het oppakt zodat een collega het niet twee keer beantwoordt, en gebruik mappen in plaats van verwijderen, omdat verwijderen het bericht voor iedereen verwijdert.
Een Gedeelde Inbox Verwijderen
Open de gedeelde inbox-kaart en klik op Verwijderen. De bevestiging maakt duidelijk wat er gebeurt:
"De gedeelde inbox en alle opgeslagen mail worden permanent verwijderd. Leden verliezen toegang. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt." In tegenstelling tot een mailbox, die door een zeven dagen durende verwijderingsbeschermingsperiode gaat, worden een gedeelde inbox en de berichtgeschiedenis onmiddellijk verwijderd. Exporteer of stuur eerst alles door wat je wilt bewaren.
Na verwijdering stuiten e-mails die naar het adres worden verzonden terug, omdat het adres niet meer op het platform bestaat.
Probleemoplossing
"Gemaakt, maar sommige leden konden niet worden toegevoegd." De inbox zelf is succesvol gemaakt en de fout was alleen in de lidmaatschapsstap. Open de kaart, vouw Leden uit en voeg de ontbrekende personen handmatig toe. Er is niets verloren gegaan.
De creatieknop is grijs met een sloticoon. Je rol omvat geen schrijftoegang voor mailboxen. Alleen Owner en Admin kunnen gedeelde inboxen beheren.
Het domein dat ik wil is niet in het vervolgkeuzemenu. De domeinlijst is opgebouwd op basis van domeinen waar je account al een mailbox op heeft. Maak eerst een mailbox op dat domein en kom dan terug.
Een lid kan de gedeelde inbox niet zien in hun e-mailclient. Sommige clients moeten expliciet worden opgedragen zich in te schrijven op gedeelde mappen. Laat hen eerst webmail controleren: als het daar verschijnt, is het account correct en is het probleem aan de clientzijde bij het abonneren op mappen.
Mail naar het adres gaat naar spam aan het einde van de ontvanger. Dat is een verificatieprobleem, geen probleem met de gedeelde inbox. Werk door Waarom Gaan Mijn E-mails naar Spam? en het tabblad Deliverability op een mailbox op dat domein.
Gerelateerde informatie: E-maildoorschakeling, Distributiegroepen, Mailinglijsten en E-mailaliassen.