Группа рассылки, это один адрес на вашем домене, который разветвляется на несколько человек, поэтому письма на адрес типа team@ или billing@ доходят до всех в списке без необходимости помнить, кто в него входит.
Группы рассылки находятся между псевдонимом, который попадает в один почтовый ящик, и общим почтовым ящиком, над которым работает команда. Используйте группу, когда вам нужен адрес для трансляции: каждый человек в списке получает собственную копию в своём почтовом ящике и обрабатывает её независимо.
Когда использовать группу
Консоль электронной почты имеет четыре функции разветвления, и они решают разные задачи. Выбор неправильной, это наиболее частая причина ошибки "адрес работает, но письма получают неправильные люди".
| Используйте | Когда |
|---|---|
| Группы рассылки | Фиксированный набор внутренних сотрудников должен получить копию, например everyone@ или directors@ |
| Общий почтовый ящик | Команда работает над одной очередью вместе и нуждается в общем состоянии прочитанности |
| Перенаправитель | Вам нужно маршрутизировать адрес на один или два места назначения, включая внешние |
| Список рассылки | Люди должны иметь возможность самостоятельно подписываться и отписываться |
Группы рассылки доставляют письма в почтовые ящики на ваших собственных доменах и на адреса в любом месте. Участник вне вашей учётной записи отмечен значком external, что является утверждением факта, а не предупреждением: письма в группу передаются им как любому другому участнику. Поэтому личный адрес, бухгалтер или коллега из другой компании могут быть участниками.
Есть один адрес, который мы не добавим: адрес, принадлежащий другому клиенту KapsuleHost. Письма на такой адрес доставляются прямо в его почтовый ящик, поэтому его принятие было бы способом втолкнуть письмо в чужой ящик. Попросите этого человека перенаправить его письма на адрес, который вы контролируете, и добавьте вместо этого его.
Создание группы
Создание группы, это трёхэтапный мастер: Domain, Address, затем Create.
- Войдите в KPanel и нажмите Email на левой боковой панели.
- Откройте вкладку Группы рассылки.
- Нажмите кнопку создания, чтобы запустить мастер.
Шаг 1: Domain
Выберите домен, на котором будет расположен адрес группы. Список содержит домены в вашей учётной записи. Если он пуст, вы увидите "No domains on this account yet" и ссылку Перейти к доменам: сначала зарегистрируйте или перенесите домен.
Вам также нужен хотя бы один почтовый ящик на этом домене. Если у вас его нет, создание группы будет отклонено с сообщением "You don't have any mailboxes on that domain."
Шаг 2: Address
Введите часть перед @, например team. Во время ввода выполняются три живых проверки, и каждая должна стать зелёной:
- Только буквы, цифры и символы
._%+- - От 1 до 64 символов
- Не используется ни одной из ваших групп
Последняя проверка сравнивает только с вашими существующими группами. Она не проверяет, используется ли уже тот же адрес в почтовом ящике, псевдониме или перенаправителе. Если поведение почты кажется странным после создания группы, проверьте вкладки Mailboxes и Forwarders на предмет конфликта по одному адресу.
Шаг 3: Create
Проверьте адрес и нажмите Создать группу.
Управление участниками
Каждая карточка группы показывает значок статуса, адрес и количество участников. Разверните карточку, чтобы увидеть список участников и строку добавления.
Чтобы добавить участника, введите его адрес в поле (заполнитель показывает две формы, member@yourdomain.com или external@gmail.com) и нажмите Добавить участника. Участники вне вашей учётной записи получают значок external в списке. Они получают письма группы точно так же, как внутренние участники.
Чтобы удалить кого-то, используйте элемент управления удалением в его строке.
Изменения вступают в силу сразу же после сохранения. Нет этапа публикации и нет задержки распространения, которую нужно ждать с нашей стороны.
Роли и разрешения
Создание группы, удаление группы, добавление или удаление участников, всё это требует роли Owner или Admin в учётной записи. Участники учётной записи с более низкими ролями могут видеть группы, но элементы управления заблокированы, с подсказкой, указывающей требуемое разрешение.
Членство в группе рассылки не даёт никаких разрешений. Это просто означает, что письмо, отправленное на адрес группы, доставляется в этот почтовый ящик.
Включение в плане
Группы рассылки входят в планы Email Team и Email Business. Email Solo, который является планом с одним почтовым ящиком, их не включает. Панель возвращает включение для вашего плана вместе со списком группы, поэтому если вы на плане без групп и мастер создания недоступен, это причина. Смотрите Upgrading Your Plan, чтобы перейти выше.
Группы дешевы в создании и бесплатны в изменении, поэтому сопротивляйтесь соблазну создать одну огромную everyone@ и маршрутизировать через неё всё. Небольшие, конкретные группы (accounts@, dispatch@, oncall@) намного легче держать в актуальном состоянии, и они помешают людям игнорировать почту, которая обычно не для них.
Удаление группы
Разверните карточку группы и используйте Удалить группу?. Подтверждение гласит "Delete group team@example.com and all its members?" и действие удаляет группу и записи её участников.
После удаления письма, отправленные на этот адрес, больше не разветвляются. Установите перенаправитель на тот же адрес, если люди, вероятно, будут продолжать писать на него, или оставьте его без ответа, чтобы отправители научились использовать новый адрес.
Устранение неполадок
Участник не получает письма группы, и его адрес является внешним. Внешние участники получают доставку, поэтому это обычный вопрос доставляемости, а не ограничение. Сначала проверьте их папку спама. Письмо в группу передаётся с адресом отправителя конверта, установленным на адрес группы, поэтому возвраты поступают в группу, а не тому, кто написал сообщение: если их поставщик отклоняет это, такой отказ попадает на адрес группы.
Письма в группу доходят только до некоторых участников. Разверните группу и убедитесь, что список участников соответствует вашим ожиданиям, затем проверьте, что каждый почтовый ящик участника Active на вкладке Mailboxes. Почтовый ящик в состоянии Suspended, Paused или превышающий квоту не будет принимать новые письма. Смотрите My Mailbox Is Full.
Адрес, который я хочу, отклоняется. Три живые проверки подскажут вам, какое правило вы нарушили. Наиболее частая причина, заглавная буква или пробел: адреса строчные и не могут содержать пробелы.
Письма группы попадают в папки спама участников. Почта разветвления аутентифицируется так же, как и любая другая почта на вашем домене, поэтому это проблема аутентификации домена. Запустите проверку доставляемости на любом почтовом ящике на этом домене и прочитайте Why Are My Emails Going to Spam?.
Ответы от участников идут к исходному отправителю, а не в группу. Это нормальное поведение разветвления: каждый участник получил копию, обращённую к ним, поэтому Reply идёт отправителю, а Reply All включает адрес группы. Если вы хотите, чтобы каждый ответ оставался видимым для всей команды, используйте общий почтовый ящик вместо этого.
Мне нужно, чтобы адрес группы также хранил копию. Создайте почтовый ящик на адресе и добавьте этот почтовый ящик как участника группы с другим именем, или используйте общий почтовый ящик, который хранит письмо по замыслу.
Рекомендуемое чтение: Общие почтовые ящики, Списки рассылки, Перенаправление электронной почты и Ограничения на отправку электронной почты.