Un buzón compartido es una dirección como support@ o info@ que varias personas de su equipo leen y responden conjuntamente, cada una iniciando sesión con sus propias credenciales de buzón en lugar de compartir una contraseña.
La mayoría de los equipos pequeños comienzan haciendo que support@ sea un reenviador, descubren que nadie sabe qué mensajes han sido respondidos, y luego lo convierten en un buzón con una contraseña compartida. Un buzón compartido es la solución para ambos problemas: el correo se encuentra en un lugar con un estado de lectura/no leído, y cada persona que lo abre lo hace como ellos mismos.
Qué es realmente un buzón compartido
Cuando crea un buzón compartido, KapsuleHost crea una ubicación de almacenamiento real en nuestra plataforma de correo con su propia dirección y su propio almacén de mensajes, luego otorga a cada miembro acceso al buzón. El correo enviado a la dirección llega una vez, en un lugar. Cuando un miembro lo abre, ve el mismo estado de carpeta que todos los demás ven, por lo que un mensaje marcado como leído se considera leído para todo el equipo.
Esta es la diferencia importante respecto a las otras características de distribución en la consola de correo:
| Característica | El correo llega | Mejor para |
|---|---|---|
| Buzón compartido | Una vez, en un almacén compartido que todos abren | Una dirección en la que trabaja el equipo, como support@ o accounts@ |
| Reenviador | Una copia en cada bandeja de entrada de destino | Enviar una dirección a una o dos personas que la manejan cada una |
| Grupo de distribución | Una copia a cada miembro interno | Anuncios a un grupo interno fijo |
| Lista de correo | Una copia a cada miembro | Una lista a la que las personas pueden suscribirse y abandonar |
Si dos personas necesitan ver un mensaje pero solo una actuará sobre él, un reenviador está bien. Si dos personas necesitan trabajar la misma cola sin interferir una con la otra, use un buzón compartido.
Antes de crear uno
Necesita al menos un buzón en el dominio primero. Si la cuenta no tiene buzones, el panel de creación se lo dice directamente: "Necesita al menos un buzón antes de crear un buzón compartido. Agregue primero un buzón." Los miembros se eligen de los buzones existentes, por lo que no hay nada que agregar hasta que tenga uno.
También necesita el rol correcto. Crear, eliminar y cambiar la membresía de un buzón compartido requieren el rol de Propietario o Administrador en la cuenta. Si tiene un rol inferior, los botones aparecen con un icono de candado y una sugerencia que explica qué permiso falta. Consulte Seguridad de la cuenta si necesita que se cambie el rol de alguien.
Crear un buzón compartido
- Inicie sesión en KPanel y haga clic en Correo en la barra lateral izquierda.
- Abra la pestaña Buzones compartidos.
- Haga clic en Crear buzón compartido.
- En Dirección, escriba la parte anterior a la @, por ejemplo
support. El campo fuerza minúsculas mientras escribe. - Elija el dominio de la lista desplegable junto a él.
- Opcionalmente, establezca un Nombre visible, por ejemplo "Equipo de soporte". Esto es lo que los destinatarios ven junto a la dirección.
- Opcionalmente, marque algunos Miembros iniciales. El selector enumera los buzones ya en su cuenta.
- Haga clic en Crear buzón compartido.
La dirección debe tener entre 1 y 64 caracteres y puede contener letras, números, puntos, guiones bajos y guiones, comenzando y terminando con una letra o número. El dominio tiene que ser uno en el que ya tenga un buzón, y la dirección no puede colisionar con un buzón existente u otro buzón compartido.
Agregar y quitar miembros
Cada tarjeta de buzón compartido tiene un control de Miembros que expande la lista de miembros. Desde allí:
- Para agregar a alguien, seleccione su buzón de la lista desplegable Agregar un buzón como miembro... y haga clic en Agregar.
- Para quitar a alguien, use el control de eliminación en su fila.
Los miembros deben ser buzones existentes en la misma cuenta. No puede agregar una dirección externa como una cuenta personal de Gmail como miembro: si lo intenta, el panel le dice que la dirección "no es un buzón en esta cuenta." Si alguien fuera de su cuenta genuinamente necesita una copia del correo, agréguelo como destino en un reenviador separado en su lugar.
Cada miembro tiene el mismo nivel de acceso. No hay distinción de propietario, agente o espectador dentro de un buzón compartido, y la tarjeta simplemente muestra una pastilla de Acceso compartido. Si necesita que una persona vea el correo pero no envíe desde la dirección, un buzón compartido no es la herramienta correcta.
Almacenamiento y límites
Un buzón compartido se crea con 10 GB de almacenamiento. Esta cifra la establece la plataforma cuando se crea el buzón y no es ajustable desde el panel, por lo que una cola de soporte ocupada con archivos adjuntos grandes necesita una limpieza ocasional en lugar de una actualización. La actualización de Correo Premium de 50 GB se aplica a buzones individuales, no a buzones compartidos.
No hay límite en cuántos buzones compartidos puede crear una cuenta, ni límite en cuántos miembros puede tener cada uno. La única restricción real es que cada miembro tiene que ser un buzón por el que ya está pagando.
Asigne un nombre visible a un buzón compartido desde el inicio. Las respuestas de support@ que aparecen como una dirección desnuda se parecen al correo automatizado, y los destinatarios son notablemente menos propensos a responder. "Soporte de Acme" se lee como una persona al otro lado.
Leer y responder
Los miembros acceden al buzón compartido a través de su propio buzón. Inicie sesión en webmail como usted, y el buzón compartido aparece junto con su propio correo. Consulte Acceder a su correo a través de webmail para saber cómo abrir webmail desde el panel con un clic, y Configurar un cliente de correo si prefiere trabajar en un cliente de escritorio o móvil.
Debido a que el almacén de correo es compartido, se aplica la etiqueta habitual: marque o mueva un mensaje cuando lo recoja para que un colega no lo responda dos veces, y use carpetas en lugar de eliminar, ya que eliminar quita el mensaje para todos.
Eliminar un buzón compartido
Abra la tarjeta de buzón compartido y haga clic en Eliminar. La confirmación es explícita sobre lo que sucede:
"El buzón compartido y todo su correo almacenado se eliminan permanentemente. Los miembros pierden acceso. Esto no se puede deshacer." A diferencia de un buzón, que pasa por un período de gracia de eliminación de siete días, un buzón compartido y su historial de mensajes se eliminan inmediatamente. Exporte o reenvíe lo que necesite conservar primero.
Después de la eliminación, el correo enviado a la dirección rebota, porque la dirección ya no existe en la plataforma.
Solución de problemas
"Creado, pero no se pudieron agregar algunos miembros." El buzón en sí se creó correctamente y la falla fue solo en el paso de membresía. Abra la tarjeta, expanda Miembros, y agregue manualmente a las personas que faltan. Nada se perdió.
El botón de creación está deshabilitado con un icono de candado. Su rol no incluye acceso de escritura al buzón. Solo el Propietario y el Administrador pueden administrar buzones compartidos.
El dominio que deseo no está en la lista desplegable. La lista de dominios se crea a partir de dominios donde su cuenta ya tiene un buzón. Cree primero un buzón en ese dominio, luego regrese.
Un miembro no puede ver el buzón compartido en su cliente de correo. Algunos clientes necesitan que se les indique explícitamente que se suscriban a carpetas compartidas. Indíquele que verifique primero en webmail: si aparece allí, la cuenta es correcta y el problema es la suscripción a carpetas del lado del cliente.
El correo a la dirección va al spam en el extremo del destinatario. Ese es un problema de autenticación, no un problema de buzón compartido. Trabaje a través de ¿Por qué mis correos electrónicos van al spam? y la pestaña Entregabilidad en cualquier buzón en ese dominio.
Lecturas relacionadas: Reenvío de correo, Grupos de distribución, Listas de correo y Alias de correo.