Un gruppo di distribuzione è un singolo indirizzo al tuo dominio che si espande verso più persone, così la posta verso un indirizzo come team@ o billing@ raggiunge tutti nell'elenco senza che nessuno debba ricordare chi c'è sopra.
I gruppi di distribuzione si collocano tra un alias, che arriva in una sola casella di posta, e una casella condivisa, su cui il team lavora insieme. Usa un gruppo quando vuoi un indirizzo che trasmette: tutti nell'elenco ricevono la loro copia nella loro casella di posta, e ogni persona se ne occupa indipendentemente.
Quando Usare un Gruppo
La console Email ha quattro funzioni di espansione e risolvono problemi diversi. Scegliere quella sbagliata è la causa più comune di "l'indirizzo funziona ma le persone sbagliate ricevono la posta".
| Usa | Quando |
|---|---|
| Gruppo di distribuzione | Un insieme fisso di persone interne dovrebbe ricevere una copia ciascuna, ad esempio everyone@ o directors@ |
| Casella condivisa | Il team lavora su una coda insieme ed ha bisogno di stato di lettura condiviso |
| Inoltro | Devi instradare un indirizzo verso una o due destinazioni, incluse quelle esterne |
| Lista di distribuzione | Le persone hanno bisogno di iscriversi e disiscriversi da sole |
I gruppi di distribuzione consegnano alle caselle di posta sui tuoi domini e agli indirizzi ovunque. Un membro al di fuori del tuo account è contrassegnato con un badge esterno, che è un'affermazione di fatto piuttosto che un avvertimento: la posta verso il gruppo viene inoltrata a loro come per qualsiasi altro membro. Così un indirizzo personale, un commercialista, o un collega in un'altra società possono tutti essere membri.
C'è un indirizzo che non aggiungeremo: uno che appartiene a un altro cliente KapsuleHost. La posta verso tale indirizzo viene consegnata direttamente nella loro casella di posta, quindi accettarla sarebbe un modo per spingere la posta nella casella di posta di qualcun altro. Chiedi a quella persona di inoltrare la sua posta verso un indirizzo che controlli, e aggiungi quello invece.
Creazione di un Gruppo
La creazione del gruppo è una procedura guidata in tre passaggi: Dominio, Indirizzo, quindi Crea.
- Accedi a KPanel e fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
- Apri la scheda Gruppi di distribuzione.
- Fai clic sul pulsante di creazione per avviare la procedura guidata.
Passaggio 1: Dominio
Scegli il dominio in cui risiederà l'indirizzo del gruppo. L'elenco contiene i domini sul tuo account. Se è vuoto vedrai "No domains on this account yet" e un link Go to domains: registra o trasferisci un dominio prima.
Hai bisogno anche di almeno una casella di posta su quel dominio. Se non ne hai nessuna, la creazione del gruppo è rifiutata con "You don't have any mailboxes on that domain."
Passaggio 2: Indirizzo
Digita la parte prima della @, ad esempio team. Tre controlli live si eseguono mentre digiti e ognuno deve diventare verde:
- Solo lettere, numeri, e caratteri
._%+- - Tra 1 e 64 caratteri
- Non già utilizzato da uno dei tuoi gruppi
Questo ultimo controllo confronta solo contro i tuoi gruppi esistenti. Non controlla se una casella di posta, un alias o un inoltro utilizza già lo stesso indirizzo. Se la posta si comporta in modo strano dopo la creazione di un gruppo, controlla le schede Caselle di posta e Inoltri per una collisione sullo stesso indirizzo.
Passaggio 3: Crea
Esamina l'indirizzo e fai clic su Crea gruppo.
Gestione dei Membri
Ogni scheda di gruppo mostra una pillola di stato, l'indirizzo e un conteggio dei membri. Espandi la scheda per vedere l'elenco dei membri e la riga di aggiunta.
Per aggiungere un membro, digita il suo indirizzo nel campo (il segnaposto mostra le due forme, member@yourdomain.com o external@gmail.com) e fai clic su Aggiungi membro. I membri al di fuori del tuo account ricevono un badge esterno nell'elenco. Ricevono la posta del gruppo esattamente come i membri interni.
Per rimuovere qualcuno, usa il controllo di rimozione sulla sua riga.
I cambiamenti hanno effetto non appena vengono salvati. Non c'è alcun passaggio di pubblicazione e nessun ritardo di propagazione da attendere da parte nostra.
Ruoli e Autorizzazioni
Creare un gruppo, eliminarne uno, e aggiungere o rimuovere membri richiedono tutti il ruolo Proprietario o Amministratore sull'account. I membri dell'account con ruoli inferiori possono vedere i gruppi ma i controlli sono bloccati, con un suggerimento che nomina l'autorizzazione richiesta.
Essere un membro di un gruppo di distribuzione non concede alcun permesso. Significa semplicemente che la posta inviata all'indirizzo del gruppo viene consegnata a quella casella di posta.
Diritti del Piano
I gruppi di distribuzione fanno parte dei piani Email Team e Email Business. Email Solo, che è un piano con una sola casella di posta, non li include. Il pannello restituisce il diritto per il tuo piano insieme all'elenco dei gruppi, quindi se sei su un piano senza gruppi e la procedura guidata di creazione non è disponibile, questo è il motivo. Vedi Upgrade del Tuo Piano per passare a un livello superiore.
I gruppi sono economici da creare e gratuiti da modificare, quindi resisti alla tentazione di costruire un gigantesco everyone@ e instradare tutto attraverso di esso. Gruppi piccoli e specifici (accounts@, dispatch@, oncall@) sono molto più facili da mantenere accurati, e impediscono alle persone di disattivare la posta che di solito non è per loro.
Eliminazione di un Gruppo
Espandi la scheda del gruppo e usa Elimina gruppo. La conferma recita "Elimina il gruppo team@example.com e tutti i suoi membri?" e l'azione rimuove il gruppo e i suoi record dei membri.
Dopo l'eliminazione, la posta inviata all'indirizzo non viene più espansa. Imposta un inoltro sullo stesso indirizzo se le persone probabilmente continueranno a scrivere ad esso, o lascialo rimbalzare così i mittenti imparano a usare il nuovo indirizzo.
Risoluzione dei Problemi
Un membro non riceve la posta del gruppo e il suo indirizzo è esterno. I membri esterni ricevono la posta, quindi questa è una questione di consegnabilità ordinaria piuttosto che una limitazione. Controlla prima la loro cartella spam. La posta verso il gruppo viene inoltrata con il mittente della busta impostato all'indirizzo del gruppo, quindi i rimbalzi tornano al gruppo piuttosto che a chi ha scritto il messaggio: se il loro provider lo sta rifiutando, quel rifiuto arriva all'indirizzo del gruppo.
La posta verso il gruppo raggiunge solo alcuni membri. Espandi il gruppo e conferma che l'elenco dei membri sia quello che ti aspetti, quindi controlla che la casella di posta di ogni membro sia Attiva nella scheda Caselle di posta. Una casella di posta che è Sospesa, In pausa o oltre la quota non accetterà nuova posta. Vedi La Mia Casella di Posta è Piena.
L'indirizzo che voglio è rifiutato. I tre controlli live ti dicono quale regola hai infranto. La causa più comune è una lettera maiuscola o uno spazio: gli indirizzi sono minuscoli e non possono contenere spazi.
La posta del gruppo sta finendo nelle cartelle spam dei membri. La posta espansa è autenticata allo stesso modo di qualsiasi altra posta al tuo dominio, quindi questo è un problema di autenticazione del dominio. Esegui il controllo di consegnabilità su qualsiasi casella di posta su quel dominio e leggi Perché le Mie Email Vanno nello Spam?.
Le risposte dai membri vanno al mittente originale, non al gruppo. Questo è il comportamento di espansione normale: ogni membro ha ricevuto una copia indirizzata a loro, quindi Rispondi va al mittente e Rispondi a tutti include l'indirizzo del gruppo. Se vuoi che ogni risposta rimanga visibile all'intero team, usa invece una casella condivisa.
Ho bisogno che l'indirizzo del gruppo mantenga anche una copia. Crea una casella di posta sull'indirizzo e aggiungi quella casella di posta come membro di un gruppo con nome diverso, o usa una casella condivisa, che memorizza la posta per design.
Letture correlate: Caselle Condivise, Liste di Distribuzione, Inoltro Email, e Limiti di Invio Email.