Come copiare le caselle di posta esistenti da un altro provider su KapsuleHost, una casella alla volta, senza perdere posta e senza interrompere il servizio email.
La migrazione della posta è una procedura guidata self-service in KPanel. Si collega al tuo provider attuale tramite IMAP, copia ogni cartella e ogni messaggio in una casella di posta KapsuleHost e resta attiva finché non sei pronto a trasferire la posta in arrivo. È gratuita con tutti i piani. La tua posta attuale continua a funzionare per tutto il tempo.
Vengono trasferiti anche i contatti, se il tuo provider attuale ha un server contatti (CardDAV) che accetta la stessa password della casella di posta. La procedura guidata trova la tua rubrica, copia ogni contatto nella rubrica della tua nuova casella KapsuleHost e ti dice, casella per casella, che cosa ha trovato. Gmail e Microsoft 365 proteggono i contatti con un accesso Google o Microsoft anziché con la password della casella di posta, quindi per ora i contatti di questi due provider non vengono trasferiti, e il monitor della migrazione lo segnala sulla casella invece di lasciare che tu te ne accorga da solo. I calendari non fanno parte di una migrazione IMAP e non vengono trasferiti.
Cosa ti serve prima di iniziare
- Il dominio nel tuo account KapsuleHost. Consulta Aggiungere e collegare il tuo dominio.
- Un elenco delle caselle di posta che trasferisci e dell'indirizzo su cui ciascuna arriverà qui.
- Le credenziali di accesso di ogni casella di posta di origine. Ormai la maggior parte dei provider richiede una password specifica per app al posto della password dell'account, e la procedura guidata ti mostra i passaggi esatti per il tuo.
- Spazio sufficiente nel tuo piano. La procedura guidata confronta il numero di caselle che stai aggiungendo con la capacità di caselle del tuo piano e ti avvisa se la superi.
Passaggio 1: il tuo dominio
Vai in Migrazioni, scegli l'opzione email e inserisci il tuo dominio di posta. La procedura guidata legge i tuoi record MX attuali e capisce da quale provider ti stai trasferendo, quindi di solito non devi indicarlo tu. Mostra il provider rilevato e quanto è affidabile il rilevamento.
Passaggio 2: collegati al provider attuale
Scegli il tuo provider dall'elenco. Sono riconosciuti Google Workspace, Microsoft 365, iCloud, Yahoo, Zoho e Fastmail, oltre a un'opzione generica per cPanel e a un'opzione IMAP semplice per qualsiasi altro provider.
Se scegli un provider noto, server IMAP, porta e crittografia vengono compilati per te, e la procedura ti dice se quel provider richiede una password per le app. In quel caso ti fornisce i passaggi e un link diretto alla pagina delle impostazioni giusta. Per un'origine IMAP generica il server lo indichi tu, di norma sulla porta 993 con TLS implicito.
Genera le password per le app prima di avviare la procedura guidata, non a metà. Diversi provider ti chiedono di accedere di nuovo e di confermare un secondo fattore per crearne una, e farlo nel mezzo di un modulo è una seccatura.
Passaggio 3: elenca le caselle di posta
Una riga per ogni casella di posta. Ogni riga ha tre campi:
- Indirizzo di origine, l'indirizzo così com'è sul tuo vecchio provider.
- Destinazione su KapsuleHost, dove arriverà qui. Non serve che abbia la stessa parte locale, quindi puoi mettere ordine nei nomi mentre trasferisci.
- Password di origine / password per le app, per quella specifica casella di posta.
Poi verifica ogni riga. La verifica apre una vera connessione IMAP e riporta quante cartelle e quanti messaggi ha trovato. È la cosa più utile dell'intera procedura guidata: dimostra che le credenziali funzionano prima che tu vada avanti, e il numero di messaggi ti dice più o meno quanto durerà la copia.
Non puoi proseguire finché tutte le righe non hanno superato la verifica. Una verifica non riuscita ne indica il motivo, e le cause abituali sono una password normale usata dove serve una password per le app, IMAP disattivato nell'account di origine oppure il server sbagliato.
Le password che inserisci vengono cifrate a riposo e conservate solo finché la migrazione ne ha bisogno: per la copia e per le 24 ore successive al trasferimento della posta, durante le quali continuiamo a raccogliere posta dalla tua vecchia casella. Vengono cancellate nel momento in cui la migrazione viene completata, non riesce o viene annullata. In ogni caso, a migrazione conclusa revoca o cambia le password per le app presso il tuo vecchio provider.
Passaggio 4: il cambio MX
Il cambio MX consiste nel modificare i record MX del tuo dominio in modo che la nuova posta inizi ad arrivare su KapsuleHost anziché sul tuo vecchio provider. È una decisione separata dalla copia, ed è giusto che lo sia.
Hai due possibilità:
- Cambio io l'impostazione della posta del mio dominio. È l'opzione che la procedura guidata consiglia, ed è quella che ti lascia il controllo dei tempi. Prima fai la copia, controlli che la posta sia davvero arrivata e solo allora cambi l'MX.
- Cambiatelo voi per me. Viene proposta quando il dominio è nel tuo account KapsuleHost e usa Kapsule DNS. Appena termina la copia iniziale, puntiamo l'MX su KapsuleHost e rimuoviamo i record che puntano al tuo vecchio provider. Il tuo record SPF viene integrato, non sostituito, il tuo record DMARC resta com'è e i record del tuo sito web non vengono toccati. Se la procedura guidata non riesce a confermare che il tuo dominio ha i requisiti, ti spiega il motivo e scegli invece la prima opzione.
Passaggio 5: revisione e avvio
Conferma il riepilogo e avvia la migrazione. Arrivi a una pagina di monitoraggio e la sincronizzazione parte subito.
Seguire l'avanzamento
Il monitor si aggiorna da solo ogni pochi secondi e mostra:
- Le caselle di posta completate sul totale.
- I messaggi copiati.
- I dati trasferiti.
- Quando è iniziata l'esecuzione.
- Una riga di avanzamento per ogni casella di posta, con le cartelle, i messaggi e i byte elaborati finora.
Alcune cose utili da sapere su come si comporta la copia:
- Non scrive mai sulla tua origine. Sul tuo vecchio provider nulla viene eliminato, spostato o segnato come letto.
- Gli stati di lettura e di contrassegno vengono conservati, insieme alla data originale di ogni messaggio, quindi la tua nuova casella appare come quella vecchia e non come una valanga di posta non letta con la data di oggi.
- Riparte da dove si era fermata. Salva dei punti di controllo man mano che procede, quindi dopo un'interruzione riprende da lì invece di ricominciare la cartella da capo.
- Una cartella con errori non compromette la casella di posta. Viene registrata e il resto prosegue.
- Le caselle di grandi dimensioni richiedono ore, non minuti. Decine di migliaia di messaggi sono una copia lunga, chiunque la faccia.
Mentre la tua posta viene copiata, il monitor mostra uno di tre stati: "In attesa del tuo accesso" (solo quando una casella accede con Microsoft), "Avvio in corso, la copia inizia tra pochi minuti", poi "Copia dei messaggi". Ogni casella mostra il proprio stato: "In attesa di accesso", "Avvio", "Copia in corso", "Recupero dei nuovi messaggi", "Completato", "Parziale", "Non riuscito" o "Saltato".
Trasferire la posta
Quando termina la copia iniziale, l'esecuzione passa a Pronta per il passaggio.
Se hai scelto Cambiatelo voi per me, cambiamo subito l'MX e l'esecuzione prosegue da sola. Se non ci riusciamo (ad esempio perché, da quando hai avviato la migrazione, il dominio non usa più Kapsule DNS), il monitor ti spiega il motivo, per la tua posta non è cambiato nulla, e puoi chiederci di riprovare oppure modificare il record tu stesso come descritto qui sotto.
Se modifichi il record tu stesso, il monitor ti mostra il record MX esatto da pubblicare, con un pulsante per copiarlo.
- Pubblica quel record MX per il tuo dominio ed elimina tutti gli altri record MX. Se il tuo DNS è su KapsuleHost, fallo nella scheda DNS del dominio. Se il tuo DNS è altrove, fallo lì. Consulta Record MX. Se il tuo provider DNS supporta la nostra configurazione email con un clic, il monitor offre anche un pulsante che fa la modifica presso quel provider dopo la tua approvazione.
- Tieni d'occhio il pannello Che cosa indica ora il tuo DNS nel monitor. Chiede ai nameserver del tuo dominio quali record MX pubblicano, segna ciascuno come KapsuleHost o no e ti dice che cosa non è ancora a posto. Premi Controlla di nuovo dopo ogni modifica.
- Premi Ho modificato il record MX, completa la migrazione.
Controlliamo il tuo DNS prima di completare
Premere il pulsante non vale come prova. Prima interroghiamo i nameserver del tuo dominio, e andiamo avanti solo quando tutti i record MX che pubblicano sono nostri. Altrimenti ci fermiamo e ti diciamo in quale caso ti trovi:
- Ci sono ancora altri record MX. Il nostro è pubblicato, ma lo è anche almeno un altro. I mittenti possono sceglierne uno qualsiasi, quindi parte della nuova posta continuerebbe ad andare al tuo vecchio provider.
- Il tuo MX non punta ancora a KapsuleHost. Tutti i record MX pubblicati sono di altri, quindi la nuova posta va ancora al tuo vecchio provider.
- Non c'è nessun record MX. Nessuno riesce a recapitare posta al dominio finché non ne aggiungi uno.
- Non siamo riusciti a ottenere una risposta. È una ricerca non riuscita da parte nostra, non un segno che i tuoi record siano sbagliati. Riprova tra un minuto.
Ogni rifiuto elenca i record MX che abbiamo visto. Correggili e controlla di nuovo, oppure scegli Completa comunque. Se completi comunque, questa scelta resta registrata nella migrazione, e la posta che arriva ancora al tuo vecchio provider dopo il completamento della migrazione resta lì e non viene copiata.
Dopo il trasferimento: 24 ore di raccolta
Un record MX modificato non raggiunge tutti i mittenti nello stesso momento. Un server di posta che ha consultato il tuo dominio prima della modifica potrebbe continuare per un po' a recapitare al tuo vecchio provider, quindi noi continuiamo a raccogliere quello che recapita:
- Per le 24 ore successive al trasferimento, l'esecuzione mostra Copia degli ultimi messaggi nuovi, e ogni 30 minuti controlliamo la tua vecchia casella di posta e copiamo tutto ciò che vi è arrivato di nuovo. Il monitor mostra l'ora in cui la raccolta si ferma.
- Allo scadere delle 24 ore viene eseguito un ultimo passaggio, lo stato della migrazione diventa Completato e ti mandiamo un'email.
- Le password delle tue vecchie caselle vengono conservate per quelle 24 ore, perché la raccolta ne ha bisogno, e vengono cancellate nel momento in cui la migrazione viene completata. Se annulli durante le 24 ore, la raccolta si ferma e le password vengono cancellate subito.
- Se una casella di posta non è riuscita, l'esecuzione non aspetta la fine delle 24 ore. Termina subito, così il monitor ti mostra quale casella richiede attenzione.
In questo periodo non devi fare nulla.
Non cambiare l'MX prima che le caselle di posta esistano e che la copia iniziale sia stata eseguita. La posta inviata mentre il dominio punta a una casella che non esiste viene rifiutata, e non resta lì ad aspettarti.
Dopo la migrazione
- Accedi alla webmail e controlla che la struttura delle cartelle e il numero di messaggi siano corretti. Consulta Webmail.
- Configura la casella di posta su telefoni e computer. Usa IMAP, non POP3. Consulta Configurazione del client di posta, Configurazione su dispositivi mobili e IMAP e POP3 a confronto.
- Controlla la scheda Recapitabilità della casella e pubblica SPF, DKIM e DMARC, altrimenti la tua posta in uscita finirà nelle cartelle spam. Consulta SPF, DKIM e DMARC.
- Ricrea inoltri, alias ed eventuali indirizzi condivisi. Sono configurazione, non posta, quindi non vengono copiati. Consulta Alias email, Inoltro email, Gruppi di distribuzione e Caselle di posta condivise.
- Tieni attivo il vecchio account per qualche settimana. Costa poco ed è l'assicurazione più economica che esista.
Se qualcosa va storto
- Una verifica della connessione non riesce. Quasi sempre dipende dal tipo di password o da IMAP disattivato sull'origine. Rigenera la password per le app e ripeti la verifica.
- Una casella di posta risulta Non riuscito. Apri l'esecuzione e leggi il motivo registrato, poi avvia una nuova esecuzione solo per quella casella.
- La posta smette di arrivare dopo il cambio MX. Controlla il record MX effettivamente pubblicato e che nient'altro stia ancora rivendicando il dominio. Consulta Posta non ricevuta e Record MX.
- Tutto funziona, ma la posta finisce nello spam. È una questione di autenticazione, non di migrazione. Consulta SPF, DKIM e DMARC.
Indica l'ID di tracciamento della migrazione quando apri un ticket, così il supporto guarda la stessa esecuzione che stai guardando tu. Consulta Aprire un ticket di supporto.