Una mailing list è un singolo indirizzo presso il tuo dominio che invia una copia a tutti i membri del gruppo e, a differenza di altre funzionalità di fan-out, può essere resa pubblica in modo che le persone possano iscriversi e cancellarsi da sole tramite un link.
La posta inviata all'indirizzo della lista viene copiata a ogni membro attuale, inclusi i membri presso altri provider. Ciò rende le liste lo strumento giusto per una newsletter a un pubblico ridotto, un indirizzo di annunci per i membri o qualsiasi gruppo la cui appartenenza cambia senza che tu debba esserne informato.
Liste confrontate con le alternative
| Funzionalità | Membri esterni | Iscrizione self-service | Stato lettura condiviso |
|---|---|---|---|
| Mailing list | Sì | Sì, quando pubblica | No |
| Gruppo di distribuzione | Sì | No | No |
| Inoltro | Sì | No | No |
| Posta in arrivo condivisa | No, i membri devono essere caselle di posta | No | Sì |
Sia le liste che i gruppi di distribuzione consegnano agli indirizzi al di fuori del tuo account. Se l'appartenenza è fissa e desideri gestirla tu stesso, un gruppo di distribuzione è più semplice. Se hai bisogno che le persone possano iscriversi e cancellarsi autonomamente, solo una mailing list lo consente.
Creazione di una lista
- Accedi a KPanel e fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
- Apri la scheda Mailing Lists.
- Fai clic su Create list.
- In List address, inserisci l'indirizzo completo, ad esempio
team@yourdomain.com. - Facoltativamente aggiungi una Description, ad esempio "All staff emails". Questo è il nome della lista nel pannello.
- Facoltativamente aggiungi Initial members. Premi Invio o virgola dopo ogni indirizzo per trasformarlo in un chip.
- Fai clic per creare.
È necessario disporre di almeno una casella di posta sul dominio in cui stai creando la lista. Se non ne hai nessuna, la creazione viene rifiutata con "You don't have any mailboxes on that domain."
La creazione, l'eliminazione e la modifica di una lista richiedono il ruolo Owner o Admin sull'account.
Gestione dei membri
Fai clic su Manage su una scheda della lista per aprire la pagina dei dettagli della lista. La tabella dei membri mostra l'indirizzo, una pillola di ruolo e la data in cui ogni membro si è iscritto. Ogni membro ha lo stesso status: la colonna ruolo è informativa e non esiste un livello moderatore o proprietario all'interno di una lista.
- Per aggiungere qualcuno, digita il suo indirizzo in Add member email e fai clic su Add.
- Per rimuovere qualcuno, utilizza Remove sulla sua riga.
I membri possono trovarsi in qualsiasi dominio. Un indirizzo esterno in una mailing list riceve posta normalmente, che è la principale differenza funzionale rispetto a un gruppo di distribuzione.
Liste pubbliche e link di iscrizione
Una lista è privata per impostazione predefinita. Nella pagina dei dettagli della lista c'è una pillola Public/Private e un pulsante di attivazione che legge Make public o Make private.
Quando una lista è privata, il pannello ti dice "Enable public access to generate a shareable subscribe link."
Quando la rendi pubblica, il pannello mostra un link e la nota "Share this link so anyone can subscribe:". Inserisci quel link nel tuo sito, in un footer o alla fine della posta che invii. Chiunque lo apra può iscriversi alla lista senza che tu faccia nulla.
Ogni membro riceve anche il suo link di cancellazione univoco, che è univoco per loro. La loro rimozione tramite quel link ha effetto immediato: il prossimo messaggio alla lista li salta. Il pannello li mostra come partiti piuttosto che eliminare il record a titolo definitivo, quindi mantieni una storia accurata di chi era nella lista e quando.
Quel link viene consegnato quando qualcuno si iscrive, non in ogni messaggio. Chi si iscrive lo vede nella pagina di iscrizione non appena invia e viene inviato via posta loro contemporaneamente. Chiunque tu aggiunga personalmente riceve la stessa posta. Il link non scade mai, motivo per cui entrambi i posti dicono al membro di mantenerlo.
Il motivo per cui non viene ripetuto in fondo a ogni messaggio vale la pena conoscere, perché decide cosa dovresti inserire nella posta che invii. Un messaggio della lista viene trasmesso esattamente come è stato scritto, quindi il membro vede il tuo nome mittente originale, oggetto e corpo invariati. Nulla viene riscritto per destinatario e un footer di cancellazione per destinatario dovrebbe esserlo. Se desideri un link di cancellazione nel corpo di una campagna, inseriscilo tu stesso: puoi visualizzare il link personale di ogni membro nella pagina dei dettagli della lista.
L'iscrizione e la cancellazione sono limitate per visitatore per evitare che un modulo pubblico venga utilizzato come fastidio. Se qualcuno segnala "too many requests, please wait a minute" mentre tenta di iscriversi, ha semplicemente raggiunto quel limite e può riprovare tra poco.
Una lista pubblica è genuinamente pubblica: chiunque abbia il link può aggiungere un indirizzo. Non rendere una lista pubblica se l'appartenenza stessa è sensibile e non rendere mai pubblica una lista everyone@ interna. Pubblicare un link di iscrizione per una lista il cui indirizzo viene utilizzato anche per annunci interni è il modo più veloce per perdere posta interna a estranei.
Invio di messaggi a una lista
La posta inviata all'indirizzo della lista viene consegnata a ogni membro attuale, normalmente entro un paio di minuti. Non c'è coda di moderazione, nessuna revisione di messaggi in sospeso e nessuna restrizione su chi è autorizzato a inviare messaggi, quindi chiunque conosca l'indirizzo può inviare posta alla lista.
Una cosa viene filtrata: un messaggio che il nostro filtro spam classifica come junk non viene trasmesso ai membri. Rimane nel negozio della lista stessa in modo che nulla vada perso e puoi vederlo lì. Questo è filtro spam, non una regola di invio, ed è l'unico caso in cui un messaggio all'indirizzo della lista non viene distribuito.
Va bene per una piccola lista interna ed è un vero rischio per una pubblica. Se il tuo indirizzo della lista è pubblico, mantienilo come indirizzo di trasmissione su cui scrivi solo tu e dì ai membri di rispondere a una persona piuttosto che alla lista, oppure sposta la discussione in un luogo appositamente costruito.
Mantieni genuine campagne di marketing lontane dalle mailing list e dalle caselle di posta. Una casella di posta KapsuleHost è costruita per la corrispondenza e le campagne in massa necessitano una corretta igiene della lista, l'elaborazione dei rimbalzi e la gestione della cancellazione che un servizio di invio in massa dedicato fornisce. Vedi Email Sending Limits per i limiti che si applicano e il motivo per cui il traffico di campagna li supera.
Eliminazione di una lista
Dalla scheda della lista, utilizza il controllo di eliminazione. La conferma è esplicita:
"Mail sent to the list address will bounce. Members are detached. This cannot be undone." Se le persone si affidano all'indirizzo, inserisci un inoltro su di esso prima di eliminare la lista in modo che la posta in arrivo raggiunga comunque qualcuno.
Risoluzione dei problemi
I membri hanno smesso di ricevere posta dopo aver rimosso un indirizzo. La rimozione di un membro non tocca gli altri: l'elenco dei membri viene letto nuovamente per ogni messaggio, quindi una modifica riguarda esattamente l'indirizzo che hai modificato e ha effetto sul prossimo messaggio. Se una lista scende a zero membri, l'indirizzo smette di accettare posta del tutto piuttosto che raccoglierla dove nessuno la leggerà, quindi aggiungi di nuovo un membro prima di aspettarti che la posta arrivi.
Un messaggio alla lista non ha mai raggiunto nessuno. Apri la lista e controlla se c'è un banner che dice che la lista non riceve posta. Ciò significa che l'indirizzo non è stato accettato, il che quasi sempre significa che è già in uso come casella di posta, una posta in arrivo condivisa o un gruppo di distribuzione. Un indirizzo può essere solo una di queste cose.
Gli iscritti non ricevono la conferma che si aspettano. Non c'è un passaggio di conferma a doppio opt-in: l'iscrizione tramite il link pubblico aggiunge l'indirizzo immediatamente. Se hai bisogno del consenso confermato per motivi di conformità, raccogli gli indirizzi tramite il tuo modulo e aggiungili alla lista tu stesso.
La posta della lista finisce nello spam. La posta da una lista porta l'autenticazione del tuo dominio, quindi questa è una questione di deliverability del dominio. Esegui il controllo Deliverability su una casella di posta in quel dominio e consulta Why Are My Emails Going to Spam?. Le liste peggiorano questo rispetto alla posta uno a uno, perché un singolo invio a molti destinatari presso lo stesso provider è esattamente il modello su cui i filtri controllano più rigorosamente.
Qualcuno sta inviando posta alla lista che non dovrebbe. Non è disponibile alcuna restrizione sul mittente. Cambia l'indirizzo della lista, comunica ai tuoi membri il nuovo indirizzo e non pubblicarlo.
Posso aggiungere qualcuno che ha una casella di posta KapsuleHost su un account diverso? No. Qualsiasi altro indirizzo va bene, nei tuoi propri domini o altrove, ma non aggiungeremo un indirizzo che appartiene a un altro cliente KapsuleHost, perché la posta ad esso viene consegnata direttamente nella loro casella di posta. Chiedi loro di iscriversi da soli tramite il tuo link pubblico oppure di inoltrare la loro posta a un indirizzo che controlli e aggiungi quello.
Un membro dice di essersi cancellato ma continua a ricevere posta. Controlla se sono nella lista due volte con due indirizzi e controlla se sono anche un membro di un gruppo di distribuzione o una destinazione su un inoltro che punta allo stesso contenuto.
Voglio che le risposte rimangono in un posto. Una lista distribuisce copie, quindi le risposte si disperdono. Utilizza una posta in arrivo condivisa per qualsiasi cosa che necessiti di un singolo thread di conversazione su cui il team lavora insieme.
Letture correlate: Gruppi di distribuzione, Posta in arrivo condivisa, Inoltro email e Limiti di invio email.