La posta dal vostro dominio che finisce in cartelle di posta indesiderata è quasi sempre un problema di autenticazione o di reputazione, e KPanel può diagnosticare e risolvere la maggior parte della metà dell'autenticazione per voi in pochi clic.
I provider di ricezione non trattano più la posta non autenticata come meramente sospetta: sia Google che Microsoft ora si aspettano che un dominio provi chi è prima che mettano la sua posta nella posta in arrivo. Questa guida inizia con la schermata che vi dice esattamente cosa c'è che non va, poi procede verso la reputazione, i test e cosa fare quando un provider specifico vi sta bloccando.
Cominciate con il Controllo della Recapitabilità
Non indovinate. KPanel controlla i vostri effettivi record DNS pubblicati dal dominio e li valuta.
- Accedete a KPanel e fate clic su Email nella barra laterale sinistra.
- Fate clic sulla casella postale il cui dominio volete controllare.
- Aprite la scheda Deliverability, intitolata "Controlla i record di autenticazione email del tuo dominio".
Ottenete un punteggio su 100 con un verdetto semplice (Eccellente, Buono, Necessita lavoro, o Scarso) e una riga per ciascuno dei quattro record che contano:
| Controllo | Cosa fa |
|---|---|
| Record MX | Controlla dove viene consegnata la posta elettronica in arrivo. |
| SPF | Comunica ai server riceventi quali server possono inviare email dal tuo dominio. |
| DKIM | Aggiunge una firma crittografica alle tue email, provando che sono state inviate da te. |
| DMARC | Comunica ai server cosa fare quando un'email non supera i controlli di autenticazione. |
Ogni riga mostra Configured, Necessita attenzione o Missing.
Correggere Quello Che Manca
Qualsiasi riga che non sia Configured offre Auto-fix. Fate clic e KapsuleHost pubblica il record corretto nella vostra zona DNS per voi.
Auto-fix aggiunge solo quello che manca. La conferma è esplicita: "KapsuleHost aggiungerà i record SPF, DKIM e DMARC mancanti alla vostra zona DNS. I record esistenti non vengono mai modificati o rimossi." I vostri record sono al sicuro.
Dopo l'applicazione, KPanel vi dice "Applicato con successo. DNS potrebbe impiegare da 5 a 30 minuti per propagarsi." Usate Re-check una volta che quel tempo è trascorso invece di ricaricare immediatamente e preoccuparvi.
Auto-fix può scrivere solo in una zona DNS ospitata da KapsuleHost. Se il vostro dominio risponde da un altro provider DNS, la scheda Deliverability vi mostra il record suggerito da pubblicare, e dovete aggiungerlo lì voi stessi. Niente migliora finché quel record non è effettivamente in diretta nella zona da cui il vostro dominio si risolve.
Se la scheda vi dice che il dominio non è verificato, completate prima il controllo di proprietà: pubblicate il record TXT che mostra e fate clic su Verify. Quel controllo è quello che impedisce a chiunque altro di rivendicare il vostro dominio per l'email.
Con Cosa Inizia un Nuovo Dominio
Un dominio registrato tramite KapsuleHost non inizia da zero. Quando la zona viene creata, la seminiamo con una baseline funzionante, incluso un record MX alla priorità 10 che punta a mail.kapsulehost.com e un record SPF iniziale di v=spf1 mx ~all, insieme ai record A per il sito stesso.
Se utilizzate un provider di posta diverso da KapsuleHost, quella baseline non vi viene imposta. KapsuleHost deliberatamente non pubblica automaticamente sopra, o sovrascrive, i record MX, SPF, DKIM o DMARC di un dominio. Puntate l'MX al vostro provider e impostate il loro SPF e DKIM, e quei record rimangono esattamente come li avete lasciati.
Per una spiegazione corretta di cosa dice effettivamente ogni record e perché i server riceventi se ne importano, leggete SPF, DKIM e DMARC Spiegati.
Le Quattro Cause Solite
1. Nessun Record SPF, o Uno Sbagliato
SPF elenca i server autorizzati a inviare per il vostro dominio. Senza di esso, qualsiasi cosa che rivendica di essere voi sembra ugualmente plausibile, e i filtri trattano tutto con sospetto.
La versione classica autodeterminata di questo è avere più di un record SPF su un dominio. Un dominio è autorizzato esattamente uno, e pubblicarne due rende entrambi non validi. Se utilizzate un altro servizio che invia per vostro conto, come uno strumento di newsletter o un CRM, i suoi host di invio appartengono al vostro singolo record SPF, non a un secondo.
2. DKIM Non Firma
DKIM aggiunge una firma che prova che un messaggio non è stato alterato in transito e proviene genuinamente dal vostro dominio. KapsuleHost genera e pubblica automaticamente le chiavi DKIM per i domini sul nostro DNS. Se la scheda Deliverability mostra DKIM come Missing su un dominio ospitato esternamente, la chiave pubblicata è il problema: usate il record suggerito.
3. Nessuna Politica DMARC
DMARC lega insieme SPF e DKIM e dice ai server riceventi cosa fare quando un messaggio non supera entrambi. Un dominio senza alcun record DMARC è sempre più diffidato dai grandi provider, indipendentemente da quanto sia buona il resto della vostra configurazione.
4. Un Dominio Senza Ancora Reputazione
Anche con l'autenticazione perfetta, un nuovo dominio non ha storia di invio. I server riceventi non hanno prove che le persone vogliono la vostra posta, quindi i messaggi iniziali vengono filtrati più duramente di quanto saranno tra un mese. Questo è normale, si risolve da solo, e la sezione sotto sul riscaldamento spiega come aiutarlo.
Attivare Correttamente la Protezione DMARC
Non scrivete a mano una politica DMARC e sperare. KPanel esegue un aumento gestito che porta il vostro dominio dal monitoraggio alla protezione completa in modo sicuro.
- Aprite Domains nella barra laterale sinistra e fate clic sul vostro dominio.
- Andate alla scheda Email e trovate la carta Protezione DMARC.
- Se dice "Not enrolled", fate clic su Avvia Aumento DMARC.
L'aumento sposta la vostra politica da Nessuno (Monitoraggio) attraverso Quarantine a Rifiuta (Protezione Completa) automaticamente in 14 giorni. Ottenete "Protezione DMARC avviata. La vostra politica aumenterà in 14 giorni".
Mantenete i controlli durante tutto il tempo: Sospendi Aumento, Riprendi Aumento, e Ripristina a Nessuno.
Saltare direttamente a una politica di rifiuto è il modo più veloce per far sparire la vostra stessa posta legittima. Qualsiasi servizio che invia come il vostro dominio e non è ancora coperto da SPF o DKIM, uno strumento di fatturazione, un sistema di prenotazione, un CRM, inizierà a essere rifiutato completamente piuttosto che filtrato. Questo è esattamente il motivo per cui l'aumento inizia dal monitoraggio: vi dà due settimane di prove prima che qualsiasi cosa sia applicata.
Leggere i Vostri Report DMARC
Una volta che la posta fluisce, i provider riceventi rimandano indietro report aggregati, e KPanel li raccoglie sulla stessa scheda Email del vostro dominio sotto Report DMARC.
Ottenete un tasso di superamento, i conteggi dei messaggi e una ripartizione per IP di origine dei principali mittenti che utilizzano il vostro dominio, con colonne di superamento e mancato superamento.
La nota a piè di pagina su quella carta è l'intera tecnica diagnostica in una riga: "Un'origine che non supera è solitamente un mittente legittimo che non è ancora autorizzato (aggiungilo a SPF o configura DKIM) o qualcuno che sta falsificando il vostro dominio". Lavorate sulle origini che non superano in base al volume. Riconoscete il mittente e autorizzatelo; non lo riconoscete, e avete appena trovato qualcuno che sta falsificando il vostro dominio.
I report arrivano poche volte alla settimana piuttosto che istantaneamente, quindi attendete diversi giorni prima di concludere che non c'è nulla da vedere.
Riscaldamento di un Nuovo Dominio di Invio
Se avete appena iniziato a inviare da un nuovo dominio:
- Cominciate in piccolo. Poche dozzine di messaggi al giorno nella prima settimana sono più che sufficienti.
- Inviate a persone che effettivamente si impegneranno. Le risposte e l'apertura di corrispondenti reali sono il segnale positivo più forte che esista.
- Evitate gli invii in blocco a elenchi freddi nelle prime settimane. Nulla danneggia un giovane dominio più velocemente.
- Monitorate i rimbalzi. Un alto tasso di rimbalzo comunica ai server riceventi che il vostro elenco non è pulito.
- Continuate a inviare in modo coerente. Un dominio che invia cinque messaggi un giorno e duemilamila il giorno successivo sembra compromesso.
Una casella postale KapsuleHost è costruita per la genuina corrispondenza aziendale. Le campagne di marketing e i grandi elenchi di distribuzione appartengono a un servizio di invio in blocco dedicato con la propria gestione degli elenchi e la gestione della cancellazione. Eseguire una campagna tramite una casella postale normale rischia la reputazione di ogni messaggio che inviate, inclusi quelli che contano.
Se il vostro dominio è stato utilizzato per inviare spam in passato, che sia stato voi o da qualcuno che l'ha compromesso, il recupero della reputazione richiede considerevolmente più tempo, e non c'è scorciatoia.
Testare la Vostra Recapitabilità
Due strumenti gratuiti vi dicono di più in cinque minuti che una settimana di supposizioni:
- Mail Tester a mail-tester.com. Vi fornisce un indirizzo unico, inviate un messaggio reale, e valuta quel messaggio esatto per autenticazione, formattazione e segnali di spam.
- L'analizzatore di intestazioni email MXToolbox. Incollate le intestazioni complete di un messaggio che è finito nello spam e leggete come ogni server lungo il percorso l'ha trattato.
Inviare un Test Voi Stessi
- Aprite la webmail da KPanel con Apri webmail sulla pagina della casella postale, o andate a webmail.kapsulehost.com. Vedete Accesso alla Vostra Email tramite Webmail.
- Inviate un messaggio semplice e ordinario a un indirizzo Gmail o Outlook che controllate. Non realizzate un test che sembra marketing.
- Se finisce nello spam, apritelo e leggete le intestazioni grezze. In Gmail è il menu a tre punti, quindi Mostra originale, dove i risultati di SPF, DKIM e DMARC sono elencati esplicitamente.
Testate con un messaggio che sembra la vostra posta reale, non con la parola "test" nell'oggetto e una riga di corpo. I messaggi brevi e senza contenuto da un nuovo dominio sono essi stessi un segnale di spam, e finirete per inseguire un problema che avete creato nel test.
Cosa Fa Inciampare i Filtri Al Di Là dell'Autenticazione
Una volta che l'autenticazione è verde, il messaggio stesso conta:
- Un oggetto in tutte le maiuscole, o pieno di punti esclamativi e simboli di valuta
- Un messaggio che è una sola grande immagine con quasi nessun testo
- Abbreviatori di link, o un link di visualizzazione il cui testo non corrisponde alla sua destinazione
- Una mancanza di corrispondenza tra l'indirizzo Del mittente e il dominio che effettivamente ha inviato il messaggio
- Allegati in formati eseguibili o con macro abilitate
- Destinatari che hanno precedentemente contrassegnato la vostra posta come spam, che è un segnale per destinatario che non potete contestare
Se un Provider Specifico Vi Sta Bloccando
Google e Gmail. Google Postmaster Tools a postmaster.google.com fornisce ai proprietari di domini dati reali su errori di consegna, tasso di spam e reputazione del dominio per la posta inviata a Gmail. Verificate il vostro dominio lì e leggete prima il tasso di spam.
Microsoft, Outlook e Hotmail. Usate Microsoft SNDS per vedere la reputazione di invio e per presentare una richiesta di cancellazione dall'elenco.
Chiunque altro. Quasi ogni provider gestisce una pagina di postmaster o di abuso che descrive il suo stesso processo. Cercate il nome del provider più "postmaster".
Blacklist
Se la posta legittima viene rifiutata completamente piuttosto che filtrata in una cartella di posta indesiderata, controllate se il dominio o l'indirizzo di invio è presente in un elenco. Il controllo blacklist MXToolbox a mxtoolbox.com/blacklists.aspx interroga gli elenchi principali contemporaneamente, e ogni inserimento rimanda al processo di cancellazione dell'elenco stesso.
KapsuleHost gestisce l'infrastruttura di invio, quindi se sospettate un inserimento a livello di rete piuttosto che sul vostro dominio, quello è nostro da investigare. Aprite un ticket di supporto con il messaggio di rimbalzo esatto, incluso il testo di errore completo, e l'ora in cui è accaduto.
Risoluzione dei Problemi
La scheda Deliverability dice "Managed by KapsuleHost". La vostra casella postale è su un sottodominio KapsuleHost integrato, i cui record si trovano in una zona padre condivisa che manteniamo aggiornata. Non c'è nulla da configurare per voi. Puntate un dominio personalizzato sulla casella postale se volete un pannello per dominio.
Auto-fix è stato eseguito ma il punteggio non si è spostato. DNS impiega da 5 a 30 minuti per propagarsi. Attendete, quindi usate Re-check. Se ancora non si è spostato, il vostro dominio probabilmente sta rispondendo da DNS che KapsuleHost non ospita.
La mia posta raggiunge Gmail ma non Outlook, o il contrario. I provider pesano i segnali diversamente e mantengono reputazioni separate. Controllate lo strumento postmaster del provider rilevante piuttosto che modificare di nuovo il vostro DNS.
Un destinatario non riceve mai la mia posta, tutti gli altri sì. Questo è solitamente una regola o un blocco dalla loro parte, o il gateway di posta della loro organizzazione. Chiedete loro di controllare la loro cartella di posta indesiderata e il loro elenco di mittenti bloccati.
La posta in arrivo viene filtrata, non quella in uscita. Problema completamente diverso. La scheda Filtro antispam sulla casella postale governa cosa arriva; vedete Email Non in Ricezione.
Tutto è verde e la posta va ancora nello spam. La reputazione richiede tempo e impegno. Mantenete i volumi modesti, continuate a inviare a persone che rispondono, e verificate di nuovo i report DMARC tra un paio di settimane.
Letture correlate: SPF, DKIM e DMARC Spiegati, Accesso alla Vostra Email tramite Webmail, IMAP vs POP3, e Configurazione della Vostra Casella Postale.