Quando stai configurando l'email per un intero team tutto in una volta, la schermata Import ti permette di incollare un elenco di indirizzi e creare ogni mailbox in un'unica operazione invece di eseguire la procedura guidata nuova mailbox ancora e ancora.
Questo riguarda la creazione delle mailbox stesse. Lo spostamento dei messaggi esistenti dal tuo vecchio provider è un passaggio separato trattato in Migrazione verso KapsuleHost, e i due di solito vengono eseguiti insieme: importa gli indirizzi per primo, quindi esegui la migrazione della posta in essi.
Prima di iniziare
Il dominio deve essere verificato prima di poter aggiungere mailbox ad esso. Se non è così, ogni riga viene rifiutata con "Verify ownership of example.com before adding mailboxes." La verifica è un record TXT che pubblichi sul dominio, mostrato sulla scheda Deliverability di qualsiasi mailbox su quel dominio. I domini registrati tramite KapsuleHost sono già sul nostro DNS, quindi il record può essere pubblicato per te.
Hai anche bisogno di una capacità di mailbox sufficiente nel tuo piano. Ogni piano email concede un numero di mailbox, e l'importazione crea mailbox reali che contano rispetto a quel numero. Se stai importando più indirizzi di quanti il tuo piano copra, esegui prima l'upgrade: vedi Upgrade del tuo piano.
L'importazione richiede il ruolo Owner oppure Admin sull'account.
Apertura della schermata di importazione
- Accedi a KPanel e fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
- Fai clic su Import nell'intestazione.
La pagina è intitolata "Import mailboxes" e funziona in due passaggi: 1 - Paste the list, quindi 2 - Review and import.
Il formato dell'elenco
Una mailbox per riga. L'elenco più semplice possibile è solo indirizzi:
sarah@yourdomain.com
tom@yourdomain.com
accounts@yourdomain.com
Ogni riga può anche essere una riga CSV con fino a quattro campi, in questo ordine:
email, password, name, quota
- email è l'unico campo obbligatorio.
- password è opzionale. Lascialo vuoto e una password forte viene generata per te.
- name è il nome visualizzato mostrato sulla posta in uscita.
- quota è in megabyte e deve contenere solo cifre.
Una riga completamente specificata assomiglia a questa:
sarah@yourdomain.com, , Sarah Nguyen, 10240
tom@yourdomain.com, , Tom Blake, 10240
Qualsiasi riga che omette una quota ottiene la mailbox standard da 10 GB. Qualsiasi password più corta di otto caratteri viene sostituita con una generata.
L'importazione crea al massimo 200 mailbox per esecuzione. La casella di incollamento ti avvisa quando superi questo limite e il pulsante di importazione si disabilita, e il server rifiuta qualsiasi cosa più grande con "At most 200 mailboxes per import." Dividi un elenco più grande in batch di 200.
Revisione e importazione
Passa al secondo passaggio e controlla l'elenco analizzato prima di eseguire il commit. Ogni riga appare con l'indirizzo a cui si è risolto, quindi una virgola fuori posto o una riga avvolta è ovvia prima di creare qualsiasi cosa.
Fai clic sul pulsante di importazione e ogni riga viene elaborata indipendentemente. Le righe tornano contrassegnate come Created oppure Failed con un motivo, quindi un indirizzo errato non interrompe il resto del batch.
Le password generate vengono mostrate una sola volta e mai più. Ogni riga creata ha un controllo Reveal one-time password. Copiale nel tuo gestore di password prima di lasciare la pagina. Se ne perdi una, non sei bloccato permanentemente, ma dovrai reimpostarla dalla scheda Password della mailbox.
La nota a piè di pagina lo dice chiaramente: "Mailboxes provision in the background. Generated passwords are shown once, copy them now."
Cosa succede dopo
Il provisioning viene eseguito in background e normalmente richiede secondi. Apri Email e le nuove mailbox appaiono nell'elenco con una pillola di stato: Provisioning mentre vengono create, quindi Active.
Una volta che una mailbox è Active, fornisci all'utente il suo indirizzo e la sua password e indirizzalo a Configurazione della tua mailbox. Le impostazioni di connessione sono sulla scheda Setup della mailbox e sono le stesse per ogni mailbox sulla piattaforma, quindi puoi inviare un set di istruzioni a tutto il team.
Motivi comuni di rifiuto
Ogni riga non riuscita ti dice il motivo. I motivi che effettivamente incontrerai sono:
- Invalid email format. Solitamente un carattere fuori posto, un @ mancante, o una riga avvolta da un incollamento da foglio di calcolo.
- Verify ownership of example.com before adding mailboxes. Il dominio non ha ancora superato il controllo di proprietà.
- Already in use. Esiste già una mailbox, alias, forwarder o shared inbox su quell'indirizzo.
- È stato utilizzato un sottodominio di staging KapsuleHost. Le mailbox vanno sul tuo dominio, non su un indirizzo di hosting temporaneo.
Esporta il tuo elenco di mailbox esistente dal tuo vecchio provider in CSV, aprilo in un foglio di calcolo, elimina ogni colonna tranne l'indirizzo e il nome visualizzato, e incolla il risultato direttamente nella casella. Il parser gestisce la separazione delle virgole, quindi non c'è nulla da riformattare.
Spostamento della posta esistente
La creazione della mailbox ti offre una casella di posta vuota. Per portare la cronologia dei messaggi, esegui una migrazione di email, che si connette al tuo vecchio provider su IMAP e copia cartelle e messaggi nelle nuove mailbox.
Avviala da Email, quindi Migrate from another host. Avrai bisogno del nome host di origine e, per ogni mailbox, dell'indirizzo di origine e della sua password. Molti provider richiedono una password app piuttosto che la password dell'account per questo, e la procedura guidata ti dice quali sono e come generarla.
Le password di origine sono crittografate a riposo e cancellate automaticamente una volta completata la migrazione, e i contenuti dei messaggi non vengono mai registrati. Il dettaglio completo è in Migrazione verso KapsuleHost.
Esegui l'importazione per prima e la migrazione per seconda. La migrazione necessita che le mailbox di destinazione esistano.
Risoluzione dei problemi
Ogni riga ha avuto esito negativo con un errore di verifica del dominio. Pubblica il record TXT mostrato sulla scheda Deliverability di qualsiasi mailbox su quel dominio, quindi fai clic su Verify. Se non hai ancora una mailbox su quel dominio, crea la prima attraverso la procedura guidata normale, che ti guida attraverso la verifica.
Alcune righe sono state create e altre hanno avuto esito negativo. È così per progettazione: le righe sono indipendenti. Correggi quelle non riuscite e riesegui l'importazione con solo quelle righe. La reimportazione di un indirizzo che esiste già ha esito negativo innocuamente con "Already in use."
Una mailbox è bloccata su Provisioning. Apri la mailbox e dagli un momento; la pagina effettua il polling e si aggiorna da sola. Se non è ancora Active dopo alcuni minuti, controlla la scheda Activity sulla mailbox per la cronologia del provisioning, quindi apri un ticket di supporto con l'indirizzo.
Ho incollato 400 righe e ne ho ottenute solo 200. Il limite è 200 per importazione. Dividi l'elenco.
Non voglio password generate. Fornisci le tue nel secondo campo di ogni riga. Qualsiasi cosa più corta di otto caratteri viene sostituita, quindi usa qualcosa di sostanzioso.
Letture correlate: Configurazione della tua mailbox, Migrazione verso KapsuleHost, La mia mailbox è piena, e Alias email.