공유 받은편지함은 support@나 info@ 같은 주소로, 팀의 여러 사람이 함께 읽고 답장하며, 각자 자신의 사서함 자격증명으로 로그인합니다. 한 개의 암호를 공유할 필요가 없습니다.
대부분의 소규모 팀은 support@를 포워더로 만드는 것부터 시작하다가, 어느 메시지가 답장되었는지 아무도 모르는 상황을 발견하고, 이를 공유 암호가 있는 사서함으로 변경합니다. 공유 받은편지함은 두 문제 모두를 해결합니다. 메일은 한 장소에 하나의 읽음/읽지 않음 상태로 보관되며, 이를 열 때마다 각자 자신으로서 접근합니다.
공유 받은편지함의 실체
공유 받은편지함을 만들 때, KapsuleHost는 메일 플랫폼에 자신의 주소와 메시지 저장소를 가진 실제 저장 위치를 만들고, 각 회원에게 이에 대한 사서함 접근 권한을 부여합니다. 주소로 전송된 메일은 한 번에 한 장소에 도착합니다. 회원이 이를 열 때, 팀의 다른 사람이 보는 폴더 상태와 동일하게 나타나므로, 읽음으로 표시된 메시지는 전체 팀에 읽음입니다.
이는 이메일 콘솔의 다른 확산 기능과의 중요한 차이입니다:
| 기능 | 메일 도착 | 최적 용도 |
|---|---|---|
| 공유 받은편지함 | 한 번, 모두가 열 수 있는 공유 저장소에 | 팀이 담당하는 주소, support@ 또는 accounts@ 같은 주소 |
| 포워더 | 각 대상 받은편지함에 복사 | 한두 사람이 각각 처리할 주소 전달 |
| 배포 그룹 | 각 내부 회원에게 복사 | 고정된 내부 그룹에 알림 |
| 메일링 리스트 | 모든 회원에게 복사 | 사람들이 구독하고 탈퇴할 수 있는 리스트 |
두 사람이 메시지를 봐야 하지만 한 사람만 처리할 경우, 포워더로 충분합니다. 두 사람이 같은 대기열을 서로 겹치지 않게 처리해야 할 경우, 공유 받은편지함을 사용하십시오.
만들기 전에
먼저 도메인에 최소한 하나의 사서함이 필요합니다. 계정에 사서함이 없으면, 만들기 패널이 직접 알립니다: "공유 받은편지함을 만들기 전에 최소한 하나의 사서함이 필요합니다. 먼저 사서함을 추가하십시오." 회원은 기존 사서함에서 선택되므로, 사서함이 있을 때까지 추가할 것이 없습니다.
또한 올바른 역할이 필요합니다. 공유 받은편지함의 생성, 삭제 및 회원 자격 변경은 모두 계정의 Owner 또는 Admin 역할이 필요합니다. 더 낮은 역할을 가지고 있으면 버튼에 잠금 아이콘과 누락된 권한을 설명하는 도구 설명이 나타납니다. 누군가의 역할을 변경해야 하면 계정 보안을 참조하십시오.
공유 받은편지함 만들기
- KPanel에 로그인하고 왼쪽 사이드바에서 Email을 클릭합니다.
- Shared Inboxes 탭을 엽니다.
- Create shared inbox를 클릭합니다.
- Address에서 @ 앞의 부분을 입력합니다. 예를 들어
support입니다. 필드는 입력할 때 소문자로 강제 변환합니다. - 옆의 드롭다운에서 도메인을 선택합니다.
- 선택 사항으로 Display name을 설정합니다. 예를 들어 "Support Team"입니다. 이것은 수신자가 주소 옆에 보는 것입니다.
- 선택 사항으로 일부 Initial members를 선택합니다. 선택기는 계정에 이미 있는 사서함을 나열합니다.
- Create shared inbox를 클릭합니다.
주소는 1자에서 64자 사이여야 하며, 문자, 숫자, 점, 언더스코어 및 하이픈을 포함할 수 있으며, 문자 또는 숫자로 시작하고 끝나야 합니다. 도메인은 이미 사서함이 있는 도메인이어야 하며, 주소는 기존 사서함 또는 다른 공유 받은편지함과 충돌할 수 없습니다.
회원 추가 및 제거
각 공유 받은편지함 카드에는 회원 목록을 확장하는 Members 컨트롤이 있습니다. 여기서:
- 누군가를 추가하려면, Add a mailbox as member... 드롭다운에서 해당 사서함을 선택하고 Add를 클릭합니다.
- 누군가를 제거하려면, 해당 행의 제거 컨트롤을 사용합니다.
회원은 같은 계정에 있는 기존 사서함이어야 합니다. 개인 Gmail 계정 같은 외부 주소를 회원으로 추가할 수 없습니다. 시도하면 패널이 해당 주소가 "이 계정의 사서함이 아닙니다"라고 알립니다. 계정 외부의 누군가가 진정으로 메일의 복사본이 필요하면, 대신 별도의 포워더의 대상으로 추가하십시오.
모든 회원은 같은 수준의 접근 권한을 가집니다. 공유 받은편지함 내에는 소유자, 상담원 또는 뷰어 구분이 없으며, 카드는 단순히 Shared access 배지를 표시합니다. 한 사람이 메일을 보지만 주소에서 보내지 않도록 해야 할 경우, 공유 받은편지함은 올바른 도구가 아닙니다.
저장소 및 제한
공유 받은편지함은 10GB의 저장소로 생성됩니다. 이 수치는 받은편지함이 생성될 때 플랫폼에서 설정되며 패널에서 조정할 수 없으므로, 대용량 첨부 파일이 있는 바쁜 지원 큐는 업그레이드보다는 가끔 정리가 필요합니다. Email Premium 50GB 업그레이드는 공유 받은편지함이 아닌 개별 사서함에 적용됩니다.
계정이 만들 수 있는 공유 받은편지함 수에는 제한이 없으며, 각각이 가질 수 있는 회원 수에도 제한이 없습니다. 유일한 실질적 제약은 모든 회원이 이미 비용을 지불하고 있는 사서함이어야 한다는 것입니다.
처음부터 공유 받은편지함에 표시 이름을 지정하십시오. support@에서의 답장이 기본 주소로 표시되면 자동화된 메일처럼 보이며, 수신자는 이에 답장할 가능성이 눈에 띄게 낮습니다. "Acme Support"는 반대편에 사람이 있다고 읽힙니다.
읽기 및 답장
회원은 자신의 사서함을 통해 공유 받은편지함에 접근합니다. 웹메일에 자신으로 로그인하면, 공유 받은편지함이 자신의 메일 옆에 나타납니다. 패널에서 한 번의 클릭으로 웹메일을 열 수 있는 방법은 웹메일을 통해 이메일 접근을 참조하고, 데스크탑 또는 모바일 클라이언트에서 작업하고 싶으면 이메일 클라이언트 설정을 참조하십시오.
메일 저장소가 공유되므로, 일반적인 에티켓이 적용됩니다. 메시지를 선택할 때 플래그를 지정하거나 이동하여 동료가 두 번 답장하지 않도록 하고, 삭제는 메시지를 모두에게서 제거하므로 폴더를 사용하는 것이 좋습니다.
공유 받은편지함 삭제
공유 받은편지함 카드를 열고 Delete를 클릭합니다. 확인은 일어나는 일에 대해 명확합니다:
"공유 받은편지함과 모든 저장된 메일이 영구적으로 제거됩니다. 회원이 접근 권한을 잃습니다. 이를 취소할 수 없습니다." 사서함과 달리, 공유 받은편지함과 메시지 기록은 7일의 삭제 유예 기간을 거치지 않고 바로 제거됩니다. 먼저 유지해야 할 항목을 내보내거나 전달하십시오.
삭제 후, 주소로 전송된 메일은 반송됩니다. 주소가 더 이상 플랫폼에 존재하지 않기 때문입니다.
문제 해결
"생성되었으나 일부 회원을 추가할 수 없습니다." 받은편지함 자체는 성공적으로 생성되었으며 실패는 회원 자격 단계에만 있었습니다. 카드를 열고 Members를 확장한 후 누락된 사람을 수동으로 추가합니다. 아무것도 손실되지 않았습니다.
만들기 버튼이 잠금 아이콘과 함께 회색으로 표시됩니다. 역할에 사서함 쓰기 접근 권한이 없습니다. Owner와 Admin만 공유 받은편지함을 관리할 수 있습니다.
원하는 도메인이 드롭다운에 없습니다. 도메인 목록은 계정에 이미 사서함이 있는 도메인에서 작성됩니다. 먼저 해당 도메인에 사서함을 만든 후 다시 오십시오.
회원이 자신의 메일 클라이언트에서 공유 받은편지함을 볼 수 없습니다. 일부 클라이언트는 공유 폴더를 명시적으로 구독하도록 지시해야 합니다. 웹메일에서 먼저 확인하도록 합니다. 웹메일에 나타나면 계정이 올바르고 문제는 클라이언트 측 폴더 구독입니다.
주소로의 메일이 수신자의 스팸으로 이동합니다. 이는 공유 받은편지함 문제가 아닌 인증 문제입니다. 내 이메일이 스팸으로 이동하는 이유는?을 검토하고 해당 도메인의 모든 사서함의 배달 가능성 탭을 검토합니다.