Wanneer u e-mail voor een volledig team tegelijk instelt, kunt u met het scherm Importeren een lijst met adressen plakken en alle postvakken in één keer maken in plaats van herhaaldelijk de wizard voor nieuwe postvakken uit te voeren.
Dit gaat over het maken van de postvakken zelf. Het verplaatsen van bestaande berichten van uw oude provider is een aparte stap die onder Migreren naar KapsuleHost wordt behandeld, en de twee worden meestal samen uitgevoerd: importeer eerst de adressen en voer dan de e-mailmigratie uit.
Voordat u begint
Het domein moet worden geverifieerd voordat u postvakken eraan kunt toevoegen. Indien dit niet het geval is, wordt elke rij geweigerd met "Verify ownership of example.com before adding mailboxes." Verificatie is een TXT-record die u op het domein publiceert, weergegeven op het tabblad Deliverability van elk postvak op dat domein. Domeinen die zijn geregistreerd via KapsuleHost staan al op onze DNS, dus de record kan voor u worden gepubliceerd.
U hebt ook voldoende postvakcapaciteit nodig op uw plan. Elk e-mailplan verleent een aantal postvakken, en de import maakt echte postvakken aan die meetellen voor dat aantal. Als u meer adressen importeert dan uw plan toestaat, upgrade dan eerst: zie Uw plan upgraden.
Importeren vereist de rol Owner of Admin op het account.
Het importscherm openen
- Meld u aan bij KPanel en klik op Email in de linkerzijbalk.
- Klik op Import in de header.
De pagina heet "Import mailboxes" en werkt in twee stappen: 1 - Paste the list, vervolgens 2 - Review and import.
De lijstindeling
Één postvak per regel. De eenvoudigste mogelijke lijst is slechts adressen:
sarah@yourdomain.com
tom@yourdomain.com
accounts@yourdomain.com
Elke regel kan ook een CSV-rij zijn met maximaal vier velden, in deze volgorde:
email, password, name, quota
- email is het enige verplichte veld.
- password is optioneel. Laat het leeg en er wordt een sterke wachtwoord voor u gegenereerd.
- name is de weergavenaam die in uitgaande e-mails wordt weergegeven.
- quota is in megabytes en mag alleen uit cijfers bestaan.
Een volledig opgegeven rij ziet er als volgt uit:
sarah@yourdomain.com, , Sarah Nguyen, 10240
tom@yourdomain.com, , Tom Blake, 10240
Elke rij waaruit een quota ontbreekt, krijgt het standaard postvak van 10 GB. Elk wachtwoord korter dan acht tekens wordt vervangen door een gegenereerd wachtwoord.
De import maakt maximaal 200 postvakken per keer. Het pastevak waarschuwt u wanneer u erover gaat en de importknop wordt uitgeschakeld, en de server weigert alles wat groter is met "At most 200 mailboxes per import." Verdeel een grotere lijst in batches van 200.
Controleren en importeren
Ga naar stap twee en controleer de geparste lijst voordat u zich eraan vastlegt. Elke rij verschijnt met het adres waarnaar het is opgelost, dus een komma die niet op zijn plaats is of een verpalde regel is duidelijk voordat u iets maakt.
Klik op de importknop en elke rij wordt onafhankelijk verwerkt. Rijen krijgen de markering Created of Failed met een reden, dus één slecht adres stopt niet de rest van de batch.
Gegenereerde wachtwoorden worden eenmaal weergegeven en nooit meer. Elke aangemaakte rij heeft een besturingselement Reveal one-time password. Kopieer ze naar uw wachtwoordbeheerder voordat u de pagina verlaat. Als u er één kwijtraakt, bent u niet permanent buitengesloten, maar u zult het opnieuw moeten instellen via het tabblad Password van het postvak.
De voetnota zegt het duidelijk: "Mailboxes provision in the background. Generated passwords are shown once, copy them now."
Wat gebeurt er daarna
Het inrichten gebeurt op de achtergrond en duurt normaal gesproken enkele seconden. Open Email en de nieuwe postvakken verschijnen in de lijst met een statuspil: Provisioning terwijl deze worden gemaakt, vervolgens Active.
Zodra een postvak actief is, geeft u de gebruiker hun adres en wachtwoord en verwijst u hen naar Uw postvak instellen. De verbindingsinstellingen staan op het tabblad Setup van het postvak en zijn hetzelfde voor elk postvak op het platform, dus u kunt één set instructies naar het hele team sturen.
Veelvoorkomende redenen voor afwijzing
Elke mislukte rij vertelt u waarom. De redenen die u werkelijk tegenkomt zijn:
- Invalid email format. Meestal een komma die niet op zijn plaats is, een ontbrekende @, of een regel die wordt verpland van een spreadsheetpaste.
- Verify ownership of example.com before adding mailboxes. Het domein heeft de eigenaarschapscontrole nog niet doorstaan.
- Already in use. Er is al een postvak, alias, doorstuurder of gedeeld inbox op dat adres.
- Een KapsuleHost-staging-subdomein is gebruikt. Postvakken gaan naar uw eigen domein, niet naar een tijdelijk hostingadres.
Exporteer uw bestaande postvakkenlijst van uw oude provider naar CSV, open deze in een spreadsheet, verwijder elke kolom behalve het adres en de weergavenaam, en plak het resultaat rechtstreeks in het vak. De parser verwerkt de kommaseparatie, dus u hoeft niets opnieuw in te delen.
De bestaande e-mail overbrengen
Het aanmaken van het postvak geeft u een lege inbox. Om de berichtgeschiedenis over te brengen, voert u een e-mailmigratie uit, die verbinding maakt met uw oude provider via IMAP en mappen en berichten naar de nieuwe postvakken kopieert.
Start het vanuit Email, vervolgens Migrate from another host. U hebt de naam van de bronhost nodig en voor elk postvak het bronadres en het bijbehorende wachtwoord. Veel providers vereisen een app-wachtwoord in plaats van het accountwachtwoord hiervoor, en de wizard vertelt u welke en hoe u het genereert.
Bronwachtwoorden zijn versleuteld in rust en worden automatisch gewist zodra de migratie is voltooid, en berichtinhoud wordt nooit geregistreerd. Volledige details vindt u in Migreren naar KapsuleHost.
Voer eerst de import uit en daarna de migratie. De migratie vereist dat de bestemmingspostvakken bestaan.
Probleemoplossing
Elke rij is mislukt met een domeinverificatiefout. Publiceer de TXT-record die op het tabblad Deliverability van elk postvak op dat domein wordt weergegeven en klik vervolgens op Verify. Als u nog geen postvak op dat domein hebt, maakt u het eerste postvak via de normale wizard, die u door verificatie begeleidt.
Sommige rijen zijn gemaakt en sommige zijn mislukt. Dit is opzettelijk: rijen zijn onafhankelijk. Herstel de mislukte rijen en voer de import opnieuw uit met alleen die regels. Het opnieuw importeren van een adres dat al bestaat, mislukt onschadelijk met "Already in use."
Een postvak is vastgelopen op Provisioning. Open het postvak en geef het even moment; de pagina poll en werkt zichzelf bij. Als het na een paar minuten nog steeds niet actief is, controleer dan het tabblad Activity op het postvak voor de provisioneringsgeschiedenis en open dan een ondersteuningsticket met het adres.
Ik heb 400 regels geplakt en kreeg maar 200. De limiet is 200 per import. Verdeel de lijst.
Ik wil geen gegenereerde wachtwoorden. Geef uw eigen wachtwoorden op in het tweede veld van elke rij. Alles wat korter is dan acht tekens wordt vervangen, dus gebruik iets wezenlijks.
Gerelateerde inhoud: Uw postvak instellen, Migreren naar KapsuleHost, Mijn postvak is vol, en E-mailaliassen.