Chaque prélèvement effectué par KapsuleHost produit deux enregistrements qui décrivent la même transaction sous deux angles : une commande, qui correspond à ce que vous avez acheté, et une facture, qui est le document que votre comptable demande.
Savoir lequel est lequel rend la page Facturation beaucoup plus facile à parcourir.
Numéros de commande et numéros de facture
| Enregistrement | Format | Ce que c'est |
|---|---|---|
| Commande | KH- suivi de chiffres | L'achat : ce que vous avez acheté, l'état du provisionnement et les commandes de remboursement |
| Facture | KHI- suivi de chiffres | Le document fiscal : lignes, GST, totaux et PDF |
La séquence des factures est continue et ne redémarre ni ne réutilise jamais un numéro : un numéro de facture est donc unique pour toujours, pas seulement au sein d'une année.
Comme une commande et une facture décrivent généralement la même transaction, ouvrir une facture qui appartient à une commande vous mène plutôt à la page de la commande. Ce n'est pas une erreur. La page de la commande comporte un bouton Afficher la facture fiscale qui vous donne le même document. Il n'existe pas de page d'index des factures distincte : Toutes les factures dans la vue d'ensemble de Facturation vous mène à l'onglet Commandes.
Trouver une facture
- Allez dans Facturation.
- Ouvrez l'onglet Commandes.
- Repérez la ligne par date, description ou montant.
- Cliquez sur Voir.
- Dans la carte Gérer, utilisez Afficher la facture fiscale ou Télécharger le PDF.
Les cinq factures les plus récentes sont aussi listées dans la colonne de droite de l'onglet Forfaits si vous voulez seulement la dernière.
Ce que contient la facture
Le document est organisé en cinq blocs.
L'en-tête
En haut à gauche de la facture figurent nos coordonnées : Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015, et notre numéro de GST lorsque la GST a été facturée.
À droite se trouvent le type de document, le numéro de facture en police à chasse fixe, une étiquette de statut, la date d'émission et, une fois la facture payée, la date du paiement.
Le document est intitulé Facture fiscale lorsque la GST néo-zélandaise a été facturée, et simplement Facture dans le cas contraire. Consultez GST et factures fiscales.
Facturé à
Ce bloc contient vos informations telles qu'elles étaient au moment de l'émission de la facture : nom du compte, e-mail de facturation et adresse.
Si vous avez saisi votre propre NZBN et votre numéro de GST dans le panneau, ils apparaissent également ici. Ils ne sont imprimés que sur les factures émises après leur enregistrement, d'où l'intérêt de les renseigner tôt.
Les lignes
Le tableau comporte quatre colonnes : Description, Qté, Prix unitaire et Montant. Sous chaque ligne figure aussi une période de service, indiquant les dates exactes couvertes par le prélèvement.
Les descriptions sont construites à partir du produit, du forfait, du cycle de facturation et du type d'événement à l'origine du prélèvement. Vous verrez des formulations comme :
- « Web Hosting Pro, monthly subscription » (abonnement mensuel) pour le premier prélèvement d'un nouvel abonnement.
- « Web Hosting Start, monthly renewal » (renouvellement mensuel) pour chaque prélèvement suivant.
- « Upgrade to Web Hosting Pro (monthly) » (passage à Web Hosting Pro, mensuel) pour un passage à un forfait supérieur en cours de période.
La distinction entre subscription (abonnement) et renewal (renouvellement) est le moyen le plus rapide de distinguer un nouvel achat d'un achat récurrent lorsque vous parcourez une année de factures.
Les totaux
Lorsque la GST a été facturée, trois lignes apparaissent :
- Sous-total (HT), la somme des lignes avant taxe.
- GST (15 %), la part de taxe.
- Le total, c'est-à-dire le montant débité sur votre carte.
Lorsque aucune GST n'a été facturée, la ligne GST est entièrement omise et la ligne du sous-total s'intitule simplement Sous-total.
Le total est le seul montant de toute la zone Facturation qui correspond à votre relevé bancaire. Les prix des forfaits, le montant de la facture mensuelle dans la vue d'ensemble de Facturation et les montants récurrents du tableau des forfaits sont tous hors GST.
Paiement et statut
Un panneau Paiement sur le côté indique la carte utilisée, avec la marque et les quatre derniers chiffres, et si la facture est payée, en attente de paiement ou échouée.
L'étiquette de statut peut indiquer Payée, Due, Échouée, Brouillon, Annulée, Irrécouvrable, Remboursée ou Partiellement remboursée.
Une facture est émise avant la tentative de prélèvement, si bien qu'un paiement échoué ou refusé laisse quand même un document. C'est voulu : un prélèvement échoué est ainsi visible et traçable au lieu de passer inaperçu. Une facture échouée affiche une bannière indiquant « We could not process this invoice. Update your payment method and we will retry automatically » (Nous n'avons pas pu traiter cette facture. Mettez à jour votre méthode de paiement et nous réessaierons automatiquement), avec un bouton Mettre à jour la carte. Consultez Lorsqu'un paiement échoue.
Télécharger le PDF
La carte Gérer d'une commande ou d'une facture propose trois actions :
- Voir la facture ouvre le PDF dans un nouvel onglet.
- Télécharger le PDF l'enregistre sous le numéro de la facture.
- Contacter le support ouvre un ticket si quelque chose semble incorrect.
Ouvrir la facture dans une fenêtre modale vous donne aussi l'option Imprimer.
Le PDF est généré à la demande et son accès est contrôlé : le lien ne fonctionne donc que pour une personne connectée à votre compte. Vous pouvez envoyer le fichier lui-même par e-mail à votre comptable sans risque, mais un lien ne fonctionnera pour lui que s'il dispose d'un identifiant.
Rapprocher une année de factures
Si vous préparez une déclaration annuelle :
- Ouvrez l'onglet Commandes et remontez les pages de l'année.
- Téléchargez chaque PDF. Le nom du fichier est le numéro de facture : ils se trient donc chronologiquement une fois le préfixe de l'année ajouté.
- Vérifiez que votre NZBN et votre numéro de GST figurent sur les factures que vous comptez déduire. S'ils sont absents, ils n'étaient pas enregistrés à ce moment-là et ne peuvent pas être ajoutés rétroactivement.
- Notez que les enregistrements et renouvellements de domaines sont des prélèvements distincts de votre hébergement : un seul mois peut donc produire plusieurs documents.
L'indicateur Payé cette année de la vue d'ensemble de Facturation vous permet de vérifier rapidement le total et le nombre de factures.
Dépannage
Le lien de la facture m'a mené à une page de commande. C'est normal. Utilisez Afficher la facture fiscale sur cette page pour obtenir le document.
Ma facture indique Facture et non Facture fiscale. Aucune GST n'a été facturée, ce qui signifie que la devise de votre compte n'est pas le NZD. Un document sans GST n'est, à juste titre, pas une facture fiscale.
Le PDF ne s'ouvre pas chez mon comptable. Il n'est pas connecté à votre compte. Envoyez-lui le fichier téléchargé plutôt que le lien, ou invitez-le avec le rôle Facturation. Consultez Inviter des membres de l'équipe et définir les rôles.
Les informations de mon entreprise sont erronées sur une ancienne facture. Les factures émises sont immuables par conception. Corrigez les informations dans le panneau et elles apparaîtront sur les factures futures. Si une facture est substantiellement erronée, ouvrez un ticket de support.
Je ne trouve pas de facture pour un prélèvement figurant sur mon relevé. Consultez l'onglet Commandes autour de cette date, y compris les renouvellements automatiques. Si rien ne correspond, indiquez dans un ticket de support la date du relevé, le montant et les quatre derniers chiffres de la carte.
La facture est marquée Remboursée. L'argent a été renvoyé vers le moyen de paiement d'origine. Consultez Remboursements et ce qui est remboursable.