KapsuleHost が行う請求にはすべて、同じ取引を別の角度から表す 2 つの記録が作成されます。購入したものを表す 注文 と、会計担当者が必要とする書類である 請求書 です。
どちらが何かを理解しておくと、請求ページがずっと使いやすくなります。
注文番号と請求書番号
| 記録 | 形式 | 内容 |
|---|---|---|
| 注文 | KH- の後に数字 | 購入: 購入したもの、プロビジョニングの状態、返金の操作 |
| 請求書 | KHI- の後に数字 | 税務書類: 明細、GST、合計、PDF |
請求書の番号は連続しており、やり直しや番号の再利用は一切ありません。そのため請求書番号は、1 年の中だけでなく、永久に一意です。
注文と請求書は通常同じ取引を表しているため、注文に属する請求書を開くと、代わりに注文ページが表示されます。これはエラーではありません。注文ページには同じ書類を表示する 税務請求書を表示 ボタンがあります。請求書専用の一覧ページはなく、請求の概要にある すべての請求書 をクリックすると 注文 タブに移動します。
請求書を探す
- 請求 に移動します。
- 注文 タブを開きます。
- 日付、説明、金額から該当する行を探します。
- 表示 をクリックします。
- 管理 カードで 税務請求書を表示 または PDFをダウンロード を使います。
最新の請求書だけが必要な場合は、プラン タブの右側の列にも直近 5 件の請求書が表示されています。
請求書の内容
書類は 5 つのブロックで構成されています。
ヘッダー
請求書の上部左側には当社の情報があります。Kapsule Group Limited、NZBN 9429050450015、そして GST が課税された場合は当社の GST 番号です。
右側には、書類の種類、等幅フォントで表示された請求書番号、ステータスのラベル、発行日、支払い済みの場合は支払日が表示されます。
ニュージーランドの GST が課税された場合、書類の見出しは 税務請求書 となり、課税されていない場合は単に 請求書 となります。GST と税務請求書 を参照してください。
請求先
このブロックには、請求書が発行された時点のお客様の情報 (アカウント名、請求先メールアドレス、住所) が記載されます。
パネルでご自身の NZBN と GST 番号を入力している場合は、ここにも表示されます。これらは保存した後に発行された請求書にのみ印刷されるため、早めに入力しておくことが大切です。
明細
表には 説明、数量、単価、金額 の 4 列があります。各行の下には、その請求が対象とする正確な日付を示すサービス期間も記載されます。
説明は、製品、プラン、請求サイクル、そして請求の原因となったイベントの種類から作られます。次のような表記が見られます。
- 新しいサブスクリプションの初回請求には「Web Hosting Pro, monthly subscription」(月額サブスクリプション)。
- それ以降の請求には「Web Hosting Start, monthly renewal」(月額更新)。
- 期間途中のアップグレードには「Upgrade to Web Hosting Pro (monthly)」(Web Hosting Pro へのアップグレード、月額)。
subscription (サブスクリプション) と renewal (更新) の違いは、1 年分の請求書に目を通すときに、新規購入と定期的な請求を見分ける最も早い方法です。
合計
GST が課税された場合は、次の 3 行が表示されます。
- 小計 (GST 除く): 税抜きの明細の合計。
- GST（15%）: 税額部分。
- 合計: カードに請求された金額。
GST が課税されていない場合、GST の行は完全に省略され、小計の行は単に 小計 と表示されます。
請求エリア全体の中で銀行の明細と一致するのは合計だけです。プランの価格、請求の概要にある月額請求の金額、プランの表にある定期的な金額は、すべて GST 抜きです。
支払いとステータス
横にある お支払い パネルには、使用されたカード (ブランドと下 4 桁) と、請求書が支払い済みか、支払い待ちか、失敗したかが表示されます。
ステータスのラベルには、支払い済み、支払い期日、失敗、下書き、無効、回収不能、返金済み、一部返金済みのいずれかが表示されます。
請求書は請求を試みる 前に 作成されるため、支払いが失敗したり拒否されたりしても書類は残ります。これは意図的なもので、失敗した請求が見えないまま埋もれるのではなく、確認・追跡できるようにするためです。失敗した請求書には「We could not process this invoice. Update your payment method and we will retry automatically」(この請求書を処理できませんでした。支払い方法を更新していただければ自動的に再試行します) というバナーと カードを更新 ボタンが表示されます。支払いが失敗した場合 を参照してください。
PDF のダウンロード
注文または請求書の 管理 カードには、3 つの操作があります。
- 請求書を表示: 新しいタブで PDF を開きます。
- PDFをダウンロード: 請求書番号をファイル名にして保存します。
- サポートに問い合わせる: 何かおかしい場合にチケットを作成します。
請求書をモーダルで開くと、印刷 のオプションも使えます。
PDF は必要に応じて生成され、アクセスが制限されているため、リンクはお客様のアカウントにサインインしている人しか使えません。ファイルそのものを会計担当者にメールで送るのは問題ありませんが、ログインを持っていない人にはリンクは機能しません。
1 年分の請求書を照合する
年次申告を準備する場合:
- 注文 タブを開き、その年のページをさかのぼります。
- PDF をそれぞれダウンロードします。ファイル名は請求書番号なので、年の接頭辞を付ければ時系列に並びます。
- 申告に使う請求書に NZBN と GST 番号が記載されていることを確認します。記載がない場合は、その時点で保存されていなかったということで、後から追加することはできません。
- ドメインの登録と更新はホスティングとは別の請求なので、1 か月で複数の書類ができることがある点に注意してください。
請求の概要にある 今年の支払額 の数値を使えば、合計と請求書の件数をすばやく照合できます。
トラブルシューティング
請求書のリンクから注文ページに移動した。 想定どおりの動作です。書類はそのページの 税務請求書を表示 から確認してください。
請求書に「税務請求書」ではなく「請求書」と書かれている。 GST が課税されていない、つまりアカウントの通貨が NZD ではないということです。GST がゼロの書類は、正しく税務請求書ではありません。
会計担当者が PDF を開けない。 その方はお客様のアカウントにサインインしていません。リンクではなくダウンロードしたファイルを送るか、請求ロールで招待してください。チームメンバーの招待とロールの設定 を参照してください。
古い請求書の会社情報が間違っている。 発行済みの請求書は、設計上変更できません。パネルで情報を修正すれば、今後の請求書に反映されます。請求書に重大な誤りがある場合は、サポートチケットを作成してください。
明細にある請求に対応する請求書が見つからない。 自動更新も含め、その日付前後の注文タブを確認してください。一致するものがなければ、明細の日付、金額、カードの下 4 桁を添えてサポートチケットでお知らせください。
請求書が「返金済み」になっている。 お金は元の支払い方法に返金されています。返金と返金対象 を参照してください。