Um grupo de distribuição é um único endereço no seu domínio que se divide entre várias pessoas, para que o correio para um endereço como equipa@ ou faturação@ chegue a todos na lista sem que ninguém tenha de se lembrar de quem está nela.
Os grupos de distribuição ficam entre um alias, que chega a uma caixa de entrada, e uma caixa de entrada partilhada, com a qual a equipa trabalha em conjunto. Use um grupo quando quiser um endereço que transmita: toda a gente na lista recebe a sua própria cópia na sua própria caixa de correio, e cada pessoa trata dela de forma independente.
Quando Usar um Grupo
A consola de Email tem quatro funcionalidades de divisão e resolvem problemas diferentes. Escolher a errada é a causa mais comum de "o endereço funciona mas as pessoas erradas estão a receber o correio".
| Usar | Quando |
|---|---|
| Grupo de distribuição | Um conjunto fixo de pessoas internas deve receber uma cópia cada, por exemplo todos@ ou diretores@ |
| Caixa de entrada partilhada | A equipa trabalha numa fila em conjunto e precisa de estado de leitura partilhado |
| Encaminhador | Precisa de encaminhar um endereço para um ou dois destinos, incluindo externos |
| Lista de correio | As pessoas precisam de se subscrever e desinscrever a si mesmas |
Os grupos de distribuição entregam em caixas de correio nos seus próprios domínios e em endereços em qualquer lugar. Um membro fora da sua conta é marcado com um distintivo externo, que é uma declaração de facto em vez de um aviso: o correio para o grupo é passado para eles como qualquer outro membro. Por isso um endereço pessoal, um contador, ou um colega noutra empresa podem todos ser membros.
Há um endereço que não adicionaremos: um que pertença a outro cliente KapsuleHost. O correio para tal endereço é entregue diretamente na sua caixa de correio, pelo que aceitá-lo seria uma forma de empurrar correio para a caixa de entrada de outra pessoa. Peça a essa pessoa que encaminhe o seu correio para um endereço que controle, e adicione isso em vez disso.
Criar um Grupo
A criação de grupo é um assistente de três passos: Domínio, Endereço, depois Criar.
- Inicie sessão em KPanel e clique em Email na barra lateral esquerda.
- Abra o separador Grupos de distribuição.
- Clique no botão criar para iniciar o assistente.
Passo 1: Domínio
Escolha o domínio onde o endereço do grupo viverá. A lista contém os domínios na sua conta. Se estiver vazia verá "Sem domínios nesta conta ainda" e uma ligação Ir para domínios: registe ou transfira um domínio primeiro.
Também precisa de pelo menos uma caixa de correio nesse domínio. Se não tiver nenhuma, a criação do grupo é recusada com "Não tem nenhuma caixa de correio nesse domínio."
Passo 2: Endereço
Digite a parte antes do @, por exemplo team. Três verificações em direto são executadas à medida que digita e cada uma tem de ficar verde:
- Apenas letras, números, e caracteres
._%+- - Entre 1 e 64 caracteres
- Não já utilizado por um dos seus grupos
Esta última verificação compara apenas com os seus grupos existentes. Não verifica se uma caixa de correio, alias ou encaminhador já utiliza o mesmo endereço. Se o correio se comportar de forma estranha depois de criar um grupo, verifique os separadores Caixas de correio e Encaminhadores para um conflito no mesmo endereço.
Passo 3: Criar
Reveja o endereço e clique em Criar grupo.
Gerir Membros
Cada cartão de grupo mostra um emblema de estado, o endereço, e uma contagem de membros. Expanda o cartão para ver a lista de membros e a linha de adição.
Para adicionar um membro, digite o seu endereço no campo (o marcador de posição mostra as duas formas, member@yourdomain.com ou external@gmail.com) e clique em Adicionar membro. Os membros fora da sua conta recebem um distintivo externo na lista. Recebem o correio do grupo exatamente como os membros internos.
Para remover alguém, use o controlo de remoção na sua linha.
As alterações têm efeito assim que são guardadas. Não há nenhum passo de publicação e nenhum atraso de propagação para esperar da nossa parte.
Funções e Permissões
Criar um grupo, eliminar um, e adicionar ou remover membros tudo requer a função Proprietário ou Admin na conta. Os membros da conta com funções inferiores podem ver os grupos mas os controlos estão bloqueados, com uma dica a nomear a permissão necessária.
Ser membro de um grupo de distribuição não concede nenhuma permissão. Significa apenas que o correio enviado para o endereço do grupo é entregue nessa caixa de correio.
Direitos do Plano
Os grupos de distribuição fazem parte dos planos Email Team e Email Business. O Email Solo, que é um plano de caixa de correio única, não os inclui. O painel devolve o direito do seu plano junto da lista de grupos, por isso se estiver num plano sem grupos e o assistente criar não estiver disponível, é por isso. Veja Atualizar o Seu Plano para subir.
Os grupos são baratos de criar e grátis para mudar, por isso resista à tentação de construir um gigante everyone@ e encaminhar tudo através dele. Grupos pequenos e específicos (accounts@, dispatch@, oncall@) são muito mais fáceis de manter precisos, e impedem que as pessoas desligem o correio que habitualmente não é para elas.
Eliminar um Grupo
Expanda o cartão do grupo e use Eliminar grupo. A confirmação lê "Eliminar grupo {endereço} e todos os seus membros?" e a ação remove o grupo e os seus registos de membros.
Após eliminação, o correio enviado para o endereço já não é dividido. Configure um encaminhador no mesmo endereço se as pessoas forem provavelmente continuar a escrever para ele, ou deixe-o rejeitar para que os remetentes aprendam a usar o novo endereço.
Resolução de Problemas
Um membro não está a receber correio do grupo e o seu endereço é externo. Os membros externos são entregues, por isso esta é uma questão de entregabilidade ordinária em vez de uma limitação. Verifique primeiro a pasta de spam deles. O correio para o grupo é passado com o remetente do envelope definido para o endereço do grupo, por isso os rejeições voltam para o grupo em vez de para quem escreveu a mensagem: se o seu fornecedor a está a rejeitar, esse rejeição chega ao endereço do grupo.
O correio para o grupo apenas atinge alguns membros. Expanda o grupo e confirme que a lista de membros é o que espera, depois verifique que a caixa de correio de cada membro está Ativa no separador Caixas de correio. Uma caixa de correio que está Suspensa, Pausada ou acima da quota não aceitará novo correio. Veja A Minha Caixa de Correio Está Cheia.
O endereço que quero é rejeitado. As três verificações em direto dizem-lhe qual regra quebrou. A causa mais comum é uma letra maiúscula ou um espaço: os endereços são minúsculos e não podem conter espaços.
O correio do grupo está a chegar às pastas de spam dos membros. O correio dividido é autenticado da mesma forma que qualquer outro correio no seu domínio, por isso este é um problema de autenticação de domínio. Execute a verificação de Entregabilidade em qualquer caixa de correio nesse domínio e leia Por Que É Que Os Meus Emails Estão a Ir para Spam?.
As respostas dos membros vão para o remetente original, não para o grupo. Esse é o comportamento normal de divisão: cada membro recebeu uma cópia endereçada para eles, por isso Responder vai para o remetente e Responder a Todos inclui o endereço do grupo. Se quiser que todas as respostas permaneçam visíveis para toda a equipa, use uma caixa de entrada partilhada em vez disso.
Preciso que o endereço do grupo mantenha também uma cópia. Crie uma caixa de correio no endereço e adicione essa caixa de correio como membro de um grupo com nome diferente, ou use uma caixa de entrada partilhada, que armazena o correio por design.
Leitura relacionada: Caixas de Entrada Partilhadas, Listas de Correio, Encaminhamento de Email, e Limites de Envio de Email.