Uma caixa de correio partilhada é um endereço como support@ ou info@ que várias pessoas na sua equipa leem e respondem em conjunto, assinando cada uma com as suas próprias credenciais da caixa de correio em vez de partilharem uma palavra-passe.
A maioria das pequenas equipas começa por fazer de support@ um encaminhador, descobrem que ninguém sabe quais as mensagens que foram respondidas, e depois fazem-na uma caixa de correio com uma palavra-passe partilhada. Uma caixa de correio partilhada é a solução para ambos os problemas: o correio vive num único local com um único estado de lido/não lido, e cada pessoa que o abre fá-lo como ela própria.
O Que Uma Caixa de Correio Partilhada Realmente É
Quando cria uma caixa de correio partilhada, a KapsuleHost cria uma localização de armazenamento real na nossa plataforma de correio com o seu próprio endereço e o seu próprio arquivo de mensagens, depois concede a cada membro acesso à caixa de correio a ela. O correio enviado para o endereço chega uma única vez, num único local. Quando um membro o abre, vê o mesmo estado de pasta que todos os outros veem, portanto uma mensagem marcada como lida está lida para toda a equipa.
Esta é a diferença importante em relação às outras funcionalidades de dispersão na consola de Correio:
| Funcionalidade | O correio chega | Melhor para |
|---|---|---|
| Caixa de correio partilhada | Uma única vez, num arquivo partilhado que todos abrem | Um endereço no qual a equipa trabalha, como support@ ou accounts@ |
| Encaminhador | Uma cópia em cada caixa de correio de destino | Enviar um endereço para uma ou duas pessoas que o tratam cada uma |
| Grupo de distribuição | Uma cópia para cada membro interno | Anúncios para um grupo interno fixo |
| Lista de correio | Uma cópia para cada membro | Uma lista à qual as pessoas podem subscrever e sair |
Se duas pessoas precisam ver uma mensagem, mas apenas uma a vai processar, um encaminhador é adequado. Se duas pessoas precisam trabalhar a mesma fila sem se atrapalharem, use uma caixa de correio partilhada.
Antes de Criar Uma
Precisa de pelo menos uma caixa de correio no domínio em primeiro lugar. Se a conta não tiver caixas de correio, o painel de criação informa-o diretamente: "Precisa de pelo menos uma caixa de correio antes de criar uma caixa de correio partilhada. Adicione uma caixa de correio primeiro." Os membros são escolhidos a partir de caixas de correio existentes, portanto não há nada para adicionar até ter uma.
Também precisa do papel correto. Criar, eliminar e alterar a associação de uma caixa de correio partilhada requerem o papel Owner ou Admin na conta. Se tiver um papel inferior, os botões aparecem com um ícone de cadeado e uma dica de ferramenta explicando qual permissão está em falta. Consulte Segurança da Conta se precisar que o papel de alguém seja alterado.
Criar Uma Caixa de Correio Partilhada
- Inicie sessão em KPanel e clique em Email na barra lateral esquerda.
- Abra o separador Shared Inboxes.
- Clique em Create shared inbox.
- Em Address, digite a parte antes do @, por exemplo
support. O campo força minúsculas enquanto digita. - Escolha o domínio no menu suspenso ao lado.
- Opcionalmente, defina um Display name, por exemplo "Support Team". Isto é o que os destinatários veem ao lado do endereço.
- Opcionalmente, assinale alguns Initial members. O seletor lista as caixas de correio já na sua conta.
- Clique em Create shared inbox.
O endereço deve ter entre 1 e 64 caracteres e pode conter letras, números, pontos, sublinhados e hífenes, começando e terminando com uma letra ou número. O domínio tem de ser um no qual já tem uma caixa de correio, e o endereço não pode colidir com uma caixa de correio existente ou outra caixa de correio partilhada.
Adicionar e Remover Membros
Cada cartão de caixa de correio partilhada tem um controlo Members que expande a lista de membros. A partir daí:
- Para adicionar alguém, escolha a sua caixa de correio no menu suspenso Add a mailbox as member... e clique em Add.
- Para remover alguém, use o controlo remover na sua linha.
Os membros devem ser caixas de correio existentes na mesma conta. Não pode adicionar um endereço externo, como uma conta pessoal Gmail, como membro: se tentar, o painel diz-lhe que o endereço "is not a mailbox on this account." Se alguém fora da sua conta realmente precisa de uma cópia do correio, adicione-o como um destino num encaminhador separado.
Cada membro tem o mesmo nível de acesso. Não há distinção de proprietário, agente ou visualizador dentro de uma caixa de correio partilhada, e o cartão simplesmente mostra uma pilha Shared access. Se precisa que uma pessoa veja o correio mas não envie a partir do endereço, uma caixa de correio partilhada não é a ferramenta correta.
Armazenamento e Limites
Uma caixa de correio partilhada é criada com 10 GB de armazenamento. Este valor é definido pela plataforma quando a caixa de correio é criada e não é ajustável a partir do painel, portanto uma fila de suporte ocupada com anexos grandes precisa de uma limpeza ocasional em vez de uma atualização. A atualização Email Premium de 50 GB aplica-se a caixas de correio individuais, não a caixas de correio partilhadas.
Não há limite para quantas caixas de correio partilhadas uma conta pode criar, e sem limite para quantos membros cada uma tem. A única restrição real é que cada membro tem de ser uma caixa de correio pela qual já está a pagar.
Dê um nome de apresentação a uma caixa de correio partilhada desde o início. As respostas de support@ que aparecem como um endereço simples parecem correio automatizado, e os destinatários são notavelmente menos propensos a responder. "Acme Support" lê-se como uma pessoa do outro lado.
Ler e Responder
Os membros acedem à caixa de correio partilhada através da sua própria caixa de correio. Inicie sessão no webmail como si próprio, e a caixa de correio partilhada aparece juntamente com o seu próprio correio. Consulte Accessing Your Email via Webmail para saber como abrir webmail a partir do painel com um clique, e Setting Up an Email Client se preferir trabalhar num cliente de desktop ou móvel.
Como o arquivo de correio é partilhado, as etiquetas habituais aplicam-se: sinalize ou mova uma mensagem quando a apanha para que um colega não a responda duas vezes, e use pastas em vez de eliminar, já que uma eliminação remove a mensagem para todos.
Eliminar Uma Caixa de Correio Partilhada
Abra o cartão de caixa de correio partilhada e clique em Delete. A confirmação é explícita sobre o que acontece:
"A caixa de correio partilhada e todo o seu correio armazenado são permanentemente removidos. Os membros perdem acesso. Isto não pode ser anulado." Ao contrário de uma caixa de correio, que passa por um período de graça de eliminação de sete dias, uma caixa de correio partilhada e o seu histórico de mensagens são removidos imediatamente. Exporte ou encaminhe primeiro qualquer coisa que precise de manter.
Após a eliminação, o correio enviado para o endereço rejeita, porque o endereço já não existe na plataforma.
Resolução de Problemas
"Criado, mas alguns membros não puderam ser adicionados." A caixa de correio propriamente dita foi criada com sucesso e a falha foi apenas na etapa de associação. Abra o cartão, expanda Members, e adicione manualmente as pessoas em falta. Nada foi perdido.
O botão de criação está cinzento com um ícone de cadeado. O seu papel não inclui acesso de escrita à caixa de correio. Apenas Owner e Admin podem gerir caixas de correio partilhadas.
O domínio que pretendo não está no menu suspenso. A lista de domínios é construída a partir de domínios nos quais a sua conta já tem uma caixa de correio. Crie uma caixa de correio nesse domínio primeiro e depois volte.
Um membro não consegue ver a caixa de correio partilhada no seu cliente de correio. Alguns clientes precisam ser instruídos para subscrever pastas partilhadas explicitamente. Peça-lhes para verificar webmail primeiro: se aparecer lá, a conta está correta e o problema está do lado do cliente na subscrição de pastas.
O correio para o endereço está a ir para spam na extremidade do destinatário. Isto é um problema de autenticação, não um problema de caixa de correio partilhada. Trabalhe através de Why Are My Emails Going to Spam? e no separador Deliverability em qualquer caixa de correio nesse domínio.
Leitura relacionada: Email Forwarding, Distribution Groups, Mailing Lists, and Email Aliases.