Elke afschrijving door KapsuleHost levert twee registraties op die dezelfde transactie vanuit verschillende kanten beschrijven: een bestelling, wat u hebt gekocht, en een factuur, het document dat uw accountant wil hebben.
Als u begrijpt wat wat is, wordt de pagina Facturering veel makkelijker te doorlopen.
Bestelnummers en factuurnummers
| Registratie | Opmaak | Wat het is |
|---|---|---|
| Bestelling | KH- gevolgd door cijfers | De aankoop: wat u kocht, de inrichtingsstatus en de terugbetalingsopties |
| Factuur | KHI- gevolgd door cijfers | Het belastingdocument: factuurregels, GST, totalen en de pdf |
De factuurreeks is doorlopend en begint nooit opnieuw of hergebruikt een nummer, dus een factuurnummer is voor altijd uniek, niet alleen binnen een jaar.
Omdat een bestelling en een factuur meestal dezelfde transactie beschrijven, stuurt het openen van een factuur die bij een bestelling hoort u naar de bestellingspagina. Dat is geen fout. De bestellingspagina heeft een knop Belastingfactuur weergeven die u hetzelfde document geeft. Er is geen aparte pagina met een overzicht van facturen: Alle facturen op het factureringsoverzicht brengt u naar het tabblad Bestellingen.
Een factuur vinden
- Ga naar Facturering.
- Open het tabblad Bestellingen.
- Zoek de rij op datum, omschrijving of bedrag.
- Klik op Bekijken.
- Gebruik in de kaart Beheren de optie Belastingfactuur weergeven of PDF downloaden.
De vijf meest recente facturen staan ook in de rechterkolom van het tabblad Abonnementen, als u alleen de nieuwste wilt.
Wat er op de factuur staat
Het document bestaat uit vijf blokken.
De kop
Bovenaan de factuur staan links onze gegevens: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015, en ons GST-nummer als er GST in rekening is gebracht.
Rechts staan het documenttype, het factuurnummer in een lettertype met vaste breedte, een statuslabel, de uitgiftedatum en, na betaling, de betaaldatum.
Het document heet Belastingfactuur als er Nieuw-Zeelandse GST in rekening is gebracht, en gewoon Factuur als dat niet zo is. Zie GST en belastingfacturen.
Gefactureerd aan
Dit blok bevat uw gegevens zoals ze waren toen de factuur werd uitgegeven: accountnaam, factureringsadres en adres.
Hebt u uw eigen NZBN en GST-nummer in het paneel ingevuld, dan verschijnen die hier ook. Ze worden alleen afgedrukt op facturen die zijn uitgegeven nadat u ze hebt opgeslagen, daarom is het belangrijk ze vroeg in te vullen.
De factuurregels
De tabel heeft vier kolommen: Omschrijving, Aantal, Stukprijs en Bedrag. Onder elke regel staat ook een serviceperiode met de exacte datums die de afschrijving dekt.
Omschrijvingen worden opgebouwd uit het product, het abonnement, de factureringscyclus en het soort gebeurtenis dat de afschrijving veroorzaakte. U ziet formuleringen zoals:
- "Web Hosting Pro, monthly subscription" voor de eerste afschrijving van een nieuw abonnement.
- "Web Hosting Start, monthly renewal" voor elke afschrijving daarna.
- "Upgrade to Web Hosting Pro (monthly)" voor een upgrade halverwege de periode.
Dat onderscheid tussen subscription (abonnement) en renewal (verlenging) is de snelste manier om een nieuwe aankoop van een terugkerende te onderscheiden wanneer u een jaar aan facturen doorneemt.
De totalen
Als er GST in rekening is gebracht, verschijnen drie rijen:
- Subtotaal (excl. GST), de som van de factuurregels vóór belasting.
- GST (15%), het belastingdeel.
- Het totaal, het bedrag dat van uw kaart is afgeschreven.
Als er geen GST in rekening is gebracht, ontbreekt de GST-rij helemaal en heet de subtotaalrij gewoon Subtotaal.
Het totaal is het enige bedrag in het hele onderdeel Facturering dat overeenkomt met uw bankafschrift. Abonnementsprijzen, het bedrag van de maandelijkse rekening op het factureringsoverzicht en de terugkerende bedragen in de abonnemententabel zijn allemaal exclusief GST.
Betaling en status
Een paneel Betaling aan de zijkant toont welke kaart is gebruikt, als merk en de laatste vier cijfers, en of de factuur betaald is, op betaling wacht of mislukt is.
Het statuslabel kan Betaald, Openstaand, Mislukt, Concept, Ongeldig, Oninbaar, Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald zijn.
Een factuur wordt aangemaakt voordat de afschrijving wordt geprobeerd, dus ook een mislukte of geweigerde betaling laat een document achter. Dat is bewust: zo is een mislukte afschrijving zichtbaar en traceerbaar in plaats van stil. Een mislukte factuur toont een banner met "Deze factuur kan niet worden verwerkt. Werk uw betaalmethode bij en we proberen het automatisch opnieuw", met een knop Kaart bijwerken. Zie Wanneer een betaling mislukt.
De pdf downloaden
De kaart Beheren bij een bestelling of factuur biedt drie acties:
- Factuur bekijken opent de pdf in een nieuw tabblad.
- PDF downloaden slaat die op, met het factuurnummer als naam.
- Contact opnemen met support opent een ticket als er iets niet klopt.
Als u de factuur in een venster opent, krijgt u ook de optie Afdrukken.
De pdf wordt op aanvraag gemaakt en is beveiligd met toegangscontrole, dus de link werkt alleen voor iemand die in uw account is ingelogd. Het bestand zelf naar uw accountant mailen is veilig, maar een link werkt voor hen niet tenzij ze een login hebben.
Een jaar aan facturen afstemmen
Als u een jaaraangifte voorbereidt:
- Open het tabblad Bestellingen en blader terug door het jaar.
- Download elke pdf. De bestandsnaam is het factuurnummer, dus ze staan op volgorde zodra het jaarvoorvoegsel erbij staat.
- Controleer of uw NZBN en GST-nummer op de facturen staan die u wilt opvoeren. Ontbreken ze, dan waren ze op dat moment niet opgeslagen en kunnen ze niet achteraf worden toegevoegd.
- Houd er rekening mee dat domeinregistraties en -verlengingen los van uw hosting worden afgerekend, dus één maand kan meerdere documenten opleveren.
De statistiek Dit jaar betaald op het factureringsoverzicht geeft u een snelle controle op het totaal en het aantal facturen.
Problemen oplossen
De factuurlink bracht me naar een bestellingspagina. Dat is de bedoeling. Gebruik Belastingfactuur weergeven op die pagina voor het document.
Op mijn factuur staat Factuur, niet Belastingfactuur. Er is geen GST in rekening gebracht, wat betekent dat de valuta van uw account geen NZD is. Een document zonder GST is terecht geen belastingfactuur.
De pdf gaat niet open voor mijn accountant. Die is niet ingelogd in uw account. Stuur het gedownloade bestand in plaats van de link, of nodig hem uit met de rol Facturering. Zie Teamleden uitnodigen en rollen instellen.
Mijn bedrijfsgegevens kloppen niet op een oude factuur. Uitgegeven facturen zijn bewust onveranderlijk. Corrigeer de gegevens in het paneel en ze verschijnen op toekomstige facturen. Is een factuur wezenlijk onjuist, open dan een supportticket.
Ik kan geen factuur vinden bij een afschrijving op mijn afschrift. Kijk op het tabblad Bestellingen rond die datum, inclusief automatische verlengingen. Past er niets, vermeld dan de datum op het afschrift, het bedrag en de laatste vier cijfers van de kaart in een supportticket.
De factuur staat op Terugbetaald. Het geld is teruggestort naar de oorspronkelijke betaalmethode. Zie Terugbetalingen en wat terugbetaalbaar is.