Cada cobrança que a KapsuleHost faz produz dois registos que descrevem a mesma transação de ângulos diferentes: uma encomenda, que é o que comprou, e uma fatura, que é o documento que o seu contabilista quer.
Perceber qual é qual torna a página Faturação muito mais fácil de navegar.
Números de encomenda e números de fatura
| Registo | Formato | O que é |
|---|---|---|
| Encomenda | KH- seguido de dígitos | A compra: o que comprou, o estado de aprovisionamento e os controlos de reembolso |
| Fatura | KHI- seguido de dígitos | O documento fiscal: linhas, GST, totais e o PDF |
A sequência de faturas é contínua e nunca recomeça nem reutiliza um número, por isso um número de fatura é único para sempre, não apenas dentro de um ano.
Como uma encomenda e uma fatura descrevem normalmente a mesma transação, abrir uma fatura que pertence a uma encomenda leva-o à página da encomenda. Não é um erro. A página da encomenda tem um botão Ver fatura de imposto que lhe dá o mesmo documento. Não existe uma página separada com a lista de faturas: Todas as Faturas na visão geral da Faturação leva-o ao separador Encomendas.
Encontrar uma fatura
- Vá a Faturação.
- Abra o separador Encomendas.
- Encontre a linha pela data, descrição ou valor.
- Clique em Ver.
- No cartão Gerir, use Ver fatura de imposto ou Transferir PDF.
As cinco faturas mais recentes também estão listadas na coluna da direita do separador Planos, se só quiser a última.
O que está na fatura
O documento está organizado em cinco blocos.
O cabeçalho
No topo da fatura, à esquerda, estão os nossos dados: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015 e o nosso número de GST quando foi cobrado GST.
À direita estão o tipo de documento, o número da fatura num tipo de letra monoespaçado, uma etiqueta de estado, a data de emissão e, depois de paga, a data do pagamento.
O documento tem o título Fatura fiscal quando foi cobrado GST neozelandês, e simplesmente Fatura quando não foi. Consulte GST e faturas fiscais.
Faturado a
Este bloco contém os seus dados tal como estavam quando a fatura foi emitida: nome da conta, email de faturação e morada.
Se introduziu o seu próprio NZBN e número de GST no painel, também aparecem aqui. Só são impressos em faturas emitidas depois de os guardar, e é por isso que convém preenchê-los cedo.
As linhas
A tabela tem quatro colunas: Descrição, Qtd., Preço unitário e Valor. Cada linha tem também, por baixo, um período de serviço com as datas exatas que a cobrança cobre.
As descrições são construídas a partir do produto, do plano, do ciclo de faturação e do tipo de evento que originou a cobrança. Verá expressões como:
- "Web Hosting Pro, monthly subscription" para a primeira cobrança de uma nova subscrição.
- "Web Hosting Start, monthly renewal" para todas as cobranças seguintes.
- "Upgrade to Web Hosting Pro (monthly)" para um upgrade a meio do período.
Essa distinção entre subscription (subscrição) e renewal (renovação) é a forma mais rápida de distinguir uma compra nova de uma recorrente quando está a percorrer um ano de faturas.
Os totais
Quando foi cobrado GST, aparecem três linhas:
- Subtotal (sem GST), a soma das linhas antes do imposto.
- GST (15%), a componente do imposto.
- O total, que é o valor debitado no seu cartão.
Quando não foi cobrado GST, a linha do GST é totalmente omitida e a linha do subtotal tem apenas o rótulo Subtotal.
O total é o único valor em toda a área de Faturação que corresponde ao seu extrato bancário. Os preços dos planos, o valor da fatura mensal na visão geral da Faturação e os valores recorrentes na tabela de planos são todos sem GST.
Pagamento e estado
Um painel Pagamento ao lado mostra que cartão foi usado, com a marca e os últimos quatro dígitos, e se a fatura está paga, a aguardar pagamento ou falhou.
A etiqueta de estado pode indicar Paga, Por pagar, Falhou, Rascunho, Anulada, Incobrável, Reembolsada ou Parcialmente reembolsada.
Uma fatura é emitida antes de a cobrança ser tentada, por isso um pagamento falhado ou recusado deixa na mesma um documento. É intencional: significa que uma cobrança falhada fica visível e rastreável em vez de silenciosa. Uma fatura falhada mostra uma faixa com o texto "Não conseguimos processar esta fatura. Atualize o seu método de pagamento e tentaremos novamente automaticamente", com um botão Atualizar Cartão. Consulte Quando um pagamento falha.
Transferir o PDF
O cartão Gerir numa encomenda ou fatura oferece três ações:
- Ver Fatura abre o PDF num novo separador.
- Transferir PDF guarda-o, com o número da fatura como nome.
- Contactar Suporte abre um pedido se algo parecer errado.
Abrir a fatura numa janela modal também lhe dá a opção Imprimir.
O PDF é gerado a pedido e tem controlo de acesso, por isso a ligação só funciona para quem tem sessão iniciada na sua conta. Enviar o próprio ficheiro por email ao seu contabilista é seguro, mas uma ligação não funciona para ele se não tiver acesso.
Conciliar um ano de faturas
Se está a preparar uma declaração anual:
- Abra o separador Encomendas e recue pelas páginas do ano.
- Transfira cada PDF. O nome do ficheiro é o número da fatura, por isso ficam por ordem cronológica depois de acrescentar o prefixo do ano.
- Verifique se o seu NZBN e número de GST aparecem nas faturas que pretende deduzir. Se faltarem, não estavam guardados na altura e não podem ser acrescentados retroativamente.
- Tenha em conta que os registos e renovações de domínios são cobrados separadamente do alojamento, por isso um único mês pode produzir vários documentos.
A estatística Pago este ano na visão geral da Faturação dá-lhe uma verificação rápida do total e do número de faturas.
Resolução de problemas
A ligação da fatura levou-me a uma página de encomenda. É o esperado. Use Ver fatura de imposto nessa página para obter o documento.
A minha fatura diz Fatura e não Fatura fiscal. Não foi cobrado GST, o que significa que a moeda da sua conta não é NZD. Um documento sem GST, corretamente, não é uma fatura fiscal.
O PDF não abre para o meu contabilista. Ele não tem sessão iniciada na sua conta. Envie-lhe o ficheiro transferido em vez da ligação, ou convide-o com a função Faturação. Consulte Convidar membros da equipa e definir funções.
Os dados da minha empresa estão errados numa fatura antiga. As faturas emitidas são imutáveis por conceção. Corrija os dados no painel e eles aparecerão nas faturas futuras. Se uma fatura estiver materialmente errada, abra um pedido de suporte.
Não encontro uma fatura para uma cobrança do meu extrato. Verifique o separador Encomendas por volta dessa data, incluindo renovações automáticas. Se nada corresponder, indique num pedido de suporte a data do extrato, o valor e os últimos quatro dígitos do cartão.
A fatura está marcada como Reembolsada. O dinheiro foi devolvido ao método de pagamento original. Consulte Reembolsos e o que é reembolsável.