Каждое списание KapsuleHost создаёт две записи, которые описывают одну и ту же операцию с разных сторон: заказ, то есть то, что вы купили, и счёт, то есть документ, который нужен вашему бухгалтеру.
Если понимать, что есть что, по странице Биллинг гораздо проще ориентироваться.
Номера заказов и номера счетов
| Запись | Формат | Что это |
|---|---|---|
| Заказ | KH- и цифры | Покупка: что вы купили, состояние развёртывания и элементы управления возвратом |
| Счёт | KHI- и цифры | Налоговый документ: позиции, GST, итоги и PDF |
Нумерация счетов непрерывна, никогда не начинается заново и не использует номера повторно, поэтому номер счёта уникален навсегда, а не только в пределах года.
Поскольку заказ и счёт обычно описывают одну и ту же операцию, при открытии счёта, относящегося к заказу, вы попадаете на страницу заказа. Это не ошибка. На странице заказа есть кнопка Просмотреть налоговый счет, которая открывает тот же документ. Отдельной страницы со списком счетов нет: Все счета в обзоре Биллинг ведёт на вкладку Заказы.
Как найти счёт
- Перейдите в Биллинг.
- Откройте вкладку Заказы.
- Найдите строку по дате, описанию или сумме.
- Нажмите Просмотр.
- В карточке Управлять используйте Просмотреть налоговый счет или Скачать PDF.
Пять последних счетов также перечислены в правой колонке вкладки Планы, если вам нужен только последний.
Что указано в счёте
Документ состоит из пяти блоков.
Шапка
Вверху слева указаны наши реквизиты: Kapsule Group Limited, NZBN 9429050450015 и наш номер GST, если GST был начислен.
Справа находятся тип документа, номер счёта моноширинным шрифтом, метка статуса, дата выставления и, после оплаты, дата оплаты.
Документ озаглавлен Налоговый счёт, если начислен новозеландский GST, и просто Счёт, если нет. См. GST и налоговые счета.
Плательщик
В этом блоке указаны ваши данные на момент выставления счёта: название аккаунта, адрес для писем по оплате и почтовый адрес.
Если вы указали в панели свои NZBN и номер GST, они тоже появятся здесь. Они печатаются только в счетах, выставленных после их сохранения, поэтому важно заполнить их заранее.
Позиции
В таблице четыре столбца: Описание, Кол-во, Цена за единицу и Сумма. Под каждой строкой также указан период услуги с точными датами, которые покрывает списание.
Описания составляются из продукта, тарифа, расчётного цикла и типа события, вызвавшего списание. Вы увидите формулировки такого вида:
- "Web Hosting Pro, monthly subscription" для первого списания по новой подписке.
- "Web Hosting Start, monthly renewal" для каждого списания после него.
- "Upgrade to Web Hosting Pro (monthly)" для повышения тарифа в середине периода.
Различие между subscription (подписка) и renewal (продление) позволяет быстрее всего отличить новую покупку от регулярной, когда вы просматриваете счета за год.
Итоги
Если GST начислен, отображаются три строки:
- Промежуточный итог (без GST): сумма позиций до налога.
- GST (15%): сумма налога.
- Итого: сумма, фактически списанная с вашей карты.
Если GST не начислен, строка GST полностью отсутствует, а строка промежуточного итога называется просто Промежуточный итог.
Итого является единственной суммой во всём разделе Биллинг, которая совпадает с банковской выпиской. Цены тарифов, ежемесячный счёт в обзоре Биллинг и регулярные суммы в таблице тарифов указаны без GST.
Оплата и статус
Панель Оплата сбоку показывает, какая карта использовалась (платёжная система и последние четыре цифры), и оплачен ли счёт, ожидает оплаты или не прошёл.
Метка статуса может быть: Оплачен, К оплате, Ошибка, Черновик, Аннулирован, Безнадёжный, Возвращён или Частично возвращён.
Счёт выставляется до попытки списания, поэтому даже после неудачного или отклонённого платежа остаётся документ. Так задумано: неудачное списание видно и отслеживается, а не проходит незаметно. На счёте с ошибкой отображается баннер "Не удалось обработать этот счет. Обновите способ оплаты, и мы повторим попытку автоматически" с кнопкой Обновить карту. См. Когда платёж не прошёл.
Скачивание PDF
В карточке Управлять у заказа или счёта есть три действия:
- Просмотреть счёт открывает PDF в новой вкладке.
- Скачать PDF сохраняет его под именем, равным номеру счёта.
- Связаться с поддержкой открывает обращение, если что-то выглядит неправильно.
При открытии счёта во всплывающем окне доступна также кнопка Печать.
PDF создаётся по запросу и защищён контролем доступа, поэтому ссылка работает только для того, кто вошёл в ваш аккаунт. Отправить бухгалтеру сам файл по почте безопасно, но ссылка у него не откроется, если у него нет входа.
Сверка счетов за год
Если вы готовите годовую отчётность:
- Откройте вкладку Заказы и пролистайте год назад.
- Скачайте каждый PDF. Имя файла совпадает с номером счёта, поэтому после добавления префикса года файлы сортируются по времени.
- Убедитесь, что ваши NZBN и номер GST указаны в тех счетах, по которым вы собираетесь заявлять вычет. Если их нет, значит, в тот момент они не были сохранены, и задним числом их не добавить.
- Учтите, что регистрация и продление доменов оплачиваются отдельно от хостинга, поэтому за один месяц может быть несколько документов.
Показатель Оплачено в этом году в обзоре Биллинг позволяет быстро сверить итоговую сумму и количество счетов.
Устранение неполадок
Ссылка на счёт привела меня на страницу заказа. Так и должно быть. Используйте Просмотреть налоговый счет на этой странице, чтобы получить документ.
В моём счёте написано Счёт, а не Налоговый счёт. GST не начислялся, а значит, валюта вашего аккаунта не NZD. Документ без GST правильно не является налоговым счётом.
PDF не открывается у моего бухгалтера. Он не вошёл в ваш аккаунт. Отправьте ему скачанный файл, а не ссылку, или пригласите его с ролью Биллинг. См. Приглашение участников команды и назначение ролей.
В старом счёте неверные реквизиты компании. Выставленные счета по замыслу неизменяемы. Исправьте данные в панели, и они появятся в будущих счетах. Если счёт существенно неверен, откройте обращение в поддержку.
Я не могу найти счёт для списания из выписки. Проверьте вкладку Заказы около этой даты, включая автоматические продления. Если ничего не совпадает, укажите в обращении дату из выписки, сумму и последние четыре цифры карты.
Счёт отмечен как Возвращён. Деньги отправлены обратно на исходный способ оплаты. См. Возвраты и что подлежит возврату.